【摘要】在會計中具有重復性、規律性的一類業務，會促使財務軟件中自動轉賬功能的出現。如果能全面認識該功能并熟練的運用賬務處理過程中，則能簡化和提高賬務處理的進程和效率。本文在闡述自動轉賬功能基本含義的基礎上，全面分析了自動轉賬功能處理的會計業務類型，以及該功能在具體使用時應注意的事項。
【關鍵詞】自動轉賬 自動轉賬憑證 轉賬生成
一、自動轉賬功能介紹
自動轉賬功能就是先定義好相應業務生成記賬憑證時的一些關鍵要素，例如摘要、會計科目、記賬符號和金額來源和計算方法，并形成一張模板憑證，然后在具體處理這些業務時調用相應的模板憑證生成最終的記賬憑證，其提高了憑證的錄入速度和準確率。
常用的財務軟件中將自動轉賬功能分成了兩類，第一類是在賬務處理模塊中，為了輔助完成日常賬務處理而存在的內部自動轉賬功能，例如自動轉賬、結轉損益、期末調匯和期末結賬等功能；第二類是在賬務處理模塊外的工資管理模塊和固定資產模塊中的費用的計提和分配，所以也可以稱之為外部自動轉賬功能，例如工資費用的分配、計提折舊費用等。
二、自動轉賬功能的具體應用
由于外部自動轉賬功能和內部自動轉賬功能所涉及的功能模塊不相同，兩種自動轉賬功能的具體使用過程也不相同。下面以金蝶KIS標準版財務軟件為例來具體介紹各項自動轉賬功能的具體應用。
1. 工資費用的分配。工資費用分配是“工資管理”模塊中的最后一個也是最為核心的環節。當然該環節的順利完成要依賴于前面各環節基礎工作的完整和準確，例如“工資項目”環節對于企業的工資項目的定義是否完整；“工資計算方法”環節對于工資計算公式的定義是否正確；“工資數據輸入”環節對于每月工資數據的輸入是否準確無誤。當這些環節完成后，才可以進行工資費用分配，工資費用的分配是通過“工資分配向導”的引導逐步完成各項關鍵要素的定義的。在此過程中財務人員可以定義企業的各類職工的工資費用應計入的成本費用賬戶，設置工資費用分配的憑證摘要和憑證字。如果企業的員工類別沒有大的改變，財務人員只需要在工資費用分配的第一期做好關鍵要素的定義，以后各期在完成前面各環節后，進入工資費用分配環節只需要調整憑證日期就可以很快完成各期工資費用的分配。
2. 計提固定資產折舊。固定資產折舊的計提是在各期固定資產的變動資料錄入完整之后，根據系統初始化時設定好的折舊方法和折舊應計入的成本費用賬戶，只需在固定資產模塊選擇“計提折舊”，當設置好憑證摘要和憑證字，系統就可以自動生成各期計提折舊的記賬憑證。
3. 自動轉賬。金蝶KIS標準版在財務處理模塊專門設置了“自動轉賬”環節，主要是為了完成其他的自動轉賬功能不能處理的轉賬業務，例如計提福利費、工會經費等、結轉制造費用、計算和結轉所得稅費用、進行利潤分配等，這些轉賬業務在企業的日常賬務處理中都有著舉足輕重的作用。
首先要進行自動轉賬憑證的定義，打開自動轉賬憑證錄入界面后做如下工作：①填入自動轉賬憑證的名稱，以便區別于其他的自動轉賬憑證；②選擇轉賬期間，通常為1 ~ 12（期）；③填入憑證的摘要，該摘要將會出現在各期生成的記賬憑證中；④填入借貸方的各科目代碼和核算項目代碼；⑤選擇各科目對應的轉賬方式，其實也就是各科目后面金額的取得方式；⑥選擇了合適的轉賬方式后，各科目的本位幣金額公式也就可以順利確定。
完成后，一張自動轉賬憑證就形成了。只需將該自動轉賬憑證中的各項金額的來源審核過賬，就可以根據這張自動轉賬憑證來準確地生成各期所需要的記賬憑證。
4. 期末調匯。期末調匯是有外幣業務的企業，對匯率發生變動給企業帶來收益或造成損失，留待期末進行集中調整的過程。在進行期末調匯時，必須先將所有憑證進行過賬，然后在期末匯率一欄錄入具體的匯率結果，并選擇產生的匯兌損益應記入的“財務費用——匯兌損益”科目，核對憑證摘要和憑證字是否準確，做完這些關鍵要素的設置后，系統就會自動生成一張期末調匯產生的記賬憑證。
5. 結轉損益。結轉損益是指月（期）末將所有損益類科目的余額結轉到“本年利潤”科目中，以便計算當期經營成果的過程。由于不同企業結轉損益的業務原理都是一致的，因此財務軟件已在系統內部設計好結轉規則。財務人員只需選擇財務處理模塊的“結轉損益”按鈕，就可以進入自動結轉損益的過程，且只需輸入憑證的摘要和憑證字，系統就可以自動生成一張結轉損益的記賬憑證。
6. 期末結賬。當各期所有會計業務都處理完之后，就可以進行期末結賬了。在賬務處理模塊，點擊“期末結賬”按鈕，就可以進入期末結賬過程。在這個過程中，財務人員只需要錄入用戶密碼，系統會做好賬套數據的備份，就可完成期末結賬工作了，也就可以接著進行下一期會計業務地處理了。
三、使用自動轉賬功能時的注意事項
1. 準確選擇自動轉賬方式，發揮其最大的功效。自動轉賬功能有內部自動轉賬和外部自動轉賬之分，即使是同一類別內的自動轉賬方式也需要通過點擊不同的按鈕來實現具體的操作過程。所以當遇到上述所說的一些特殊轉賬業務時，一定要準確選擇該業務所能夠采用的自動轉賬方式，找對處理每一項業務最適合的方式，才能真正體現自動轉賬存在的價值，起到事半功倍的效果。
2. 理清各自動轉賬方式的順序，準確使用自動轉賬功能。需要進行自動轉賬的業務一般都是在期末這個特殊時點進行的，這些業務之間大多又是相互關聯，并且有嚴格的處理順序。因此在集中處理這些自動轉賬業務時必須保證按順序生成相應的記賬憑證。其中有些期末轉賬業務必須依據另一期末轉賬業務產生的數據，如計提福利費必須依賴于工資費用分配產生的結果，所以要先在“工資管理”模塊完成各期的工資費用分配，然后才能到“財務處理”模塊通過自動轉賬生成計提福利費的記賬憑證；同樣期末調匯產生的財務費用會影響往損益中的費用數額，那么就要先進行期末調匯并將該憑證過賬后再結轉損益。綜上所述，自動轉賬功能需要根據業務的特點和具體內容按順序來進行處理。
3. 注意自動轉賬功能的使用頻率，避免會計業務的重記。在賬務處理過程中，有些自動轉賬功能有一些專項的設置，通常能控制一個會計期間內該功能被調用的次數，一般不會出現多次進行該自動轉賬的過程，比如期末調匯，結轉損益，期末結賬、計提折舊等。而另外一些自動轉賬功能則根據事先的設定，可以被多次調用進而會產生多張相同憑證，造成一項會計業務被多次重復記錄。因此使用者必須密切關注自動轉賬功能的使用情況，通過查詢已生成的記賬憑證來驗證某一自動轉賬功能是否已被使用，防止重復使用自動轉賬功能而出現重記這樣的記賬錯誤。
4. 做好自動轉賬前后的審核過賬工作，保證賬務處理程序的完整性。自動轉賬憑證中各科目的數據都是從賬簿中取得并經計算生成的。因此，為保證所取數據的完整、正確，在調用自動轉賬憑證生成轉賬憑證前必須將本月發生的相關業務登記入賬，否則自動轉賬生成的記賬憑證中的數據是錯誤的。
自動轉賬后生成的記賬憑證是未審核過賬的憑證，因此財務人員仍需按照正常的憑證處理程序對它們進行審核、過賬，不然到了期末賬務處理系統將無法結賬。而對這些憑證的審核主要是審核憑證中的科目和金額是否正確。對于錯誤的記賬憑證，系統一般不提供直接修改功能，只能先刪除，然后通過修改自動轉賬設置后再重新生成。
【作 者】
師銀萍
【作者單位】
（江蘇經貿職業技術學院會計學院 南京 211168）
