【摘要】本文分析企業在采購、銷售過程中不同情況下退貨的含義及業務處理流程。以金蝶KIS專業版系統為例，通過實例的方式指出不同情況下退貨業務處理的關鍵。
【關鍵詞】金蝶KIS 購銷業務 退貨
購銷退貨業務包含采購退購和銷售退貨。采購退購是指企業采購的物料由于質量、交貨期、運輸破損等原因將物料退還給供應商。銷售退貨是指銷售給客戶的貨物由于質量、發運錯誤、交貨期等原因而導致的貨物退回。本文采用中小企業使用比較廣泛的金蝶KIS專業版(V11)軟件，對企業購銷退貨業務進行分析說明。
一、KIS專業版環境下采購退購業務處理
采購業務首要的工作是按企業的實際要求制定采購計劃并由主管領導審批。
案例1：2013年7月1日，東華公司向天地公司采購A材料10件，無稅單價5 000元。
業務處理過程：在采購管理系統中，執行“采購訂單”命令，單擊“新增”按鈕，參照案例1材料填入相關內容，主管領導在采購訂單序時簿中找到該單審核后生效。
采購退購業務主要包括如下四種情況：
1. 物料未入庫未結算退購。物料未入庫未結算退購是指采購物料未辦理入庫期末也未收到采購發票的情況下的退購。通常是在入庫驗收時發現不符的情況下的退購，存在全部退購或部分退購兩種情況。全部退購只需把貨物全部退還給供應商，系統不需要做處理，發生的費用計入期間費用。部分退購除了要把退購的貨物退還給供應商外，還需填制采購入庫單并完成暫估入庫成本核算。
案例1-1：接案例1，2013年7月10日，東華公司收到天地公司10件A材料，在驗收入庫時發現1件有質量問題退回，期末未收到采購發票。
業務處理過程：①在采購管理或倉庫管理系統中填制采購入庫單，采購入庫單可以由采購訂單或采購發票關聯生成，也可以自行填制。本案例中，執行“采購入庫”命令，單擊“新增”按鈕，如關聯生成需在源單類型中選擇“采購訂單”，選單號為案例1訂單號，收料倉庫為原料庫，實收數量為9臺，主管審核后生效。②在存貨核算系統中，執行“估價入庫核算”命令（修改入庫單無稅單價后保存）——再執行“憑證模板”命令［修改采購入庫（票未到）憑證模板］——最后執行“業務憑證生成”，生成憑證分錄：借：原材料45 000；貸：應付賬款——暫估（天地公司）45 000。
2. 物料未入庫已結算退購。物料未入庫已結算退購指收到了物料采購發票，但期末沒有完成入庫情況下的退購，期末未完成入庫分為全部未入庫和部分未入庫。不管哪種情況，收到發票后，首先在系統中都要生成藍字采購發票。全部未入庫期末需要生成紅字采購發票，與原來的藍字采購發票進行對等核銷；部分未入庫需要將原藍字采購發票拆分，退購部分需生成紅字采購發票與拆分后相應的藍字采購發票進行對等核銷；未退購部分首先完成入庫處理生成藍字采購入庫單。其次在系統中將未退購的藍字采購發票與生成的藍字采購入庫單鉤稽。最后進行外購入庫成本及采購費用核算。
案例1-2：接案例1，2013年7月10日，東華公司收到天地公司10件A材料采購發票，7月15日收到10件A材料，在驗收入庫時發現1件有質量問題退回。
業務處理過程：①在采購管理系統中填制采購發票，采購發票可以由采購訂單或采購入庫單關聯生成，也可以自行填制。7月10日，執行“采購發票”命令，單擊“新增”按鈕，關聯生成在源單類型中選擇“采購訂單”，選單號為案例1訂單號，主管審核后生效。②7月15日，執行“采購發票序時簿”命令（找到相關發票進行拆分，拆分數量填入1件）——執行“采購發票”命令［工具欄中選擇“紅字”， 關聯生成在源單類型中選擇“采購發票（專用）”，保存后審核］——執行“采購發票序時簿”命令（選擇數量為1件的紅藍發票，點擊工具欄中的核銷即完成對等核銷）——執行“采購入庫”命令（關聯生成在源單類型中選擇“采購發票”，選單號為9件A材料的發票號，入原料庫，保存后審核）——執行“采購發票序時簿”命令（選擇數量為9件的A材料發票，點擊勾稽即完成自動勾稽）。③月末，在存貨核算系統中，執行“外購入庫核算”命令（選擇A材料數量為9件的發票，點擊工具欄中的核算即完成外購入庫核算）——再執行“憑證模板”命令［修改采購入庫（票已到）、采購發票（賒購）憑證模板］——最后執行“業務憑證生成”。
生成憑證：采購費用憑證分錄：借：原材料45 000，應交稅費——應交增值稅（進項稅額）7 650；貸：應付賬款（天地公司）52 650。采購入庫成本憑證分錄：借：原材料45 000；貸：應付賬款45 000。
3. 物料已入庫未結算退購。物料已入庫未結算退購是指在采購過程中物料已經入庫但期末未收到采購發票情況下的退購，也可分為全部退購和部分退購。不管哪種情況料到入庫首先都要生成藍字采購入庫單。全部退購在系統中生成紅字采購入庫單與原來的藍字采購入庫單進行對等核銷；部分退購需將原藍字采購入庫單拆分，退購的部分需生成紅字采購入庫單與拆分后相應的藍字采購入庫單進行對等核銷，未退購的部分需在系統中進行暫估入庫成本核算。
案例1-3：接案例1，2013年7月10日，東華公司收到天地公司10件A材料完成入庫，7月15日在進行庫存查驗時發現1件有質量問題退回，月末未收到采購發票。
業務處理過程：①在采購管理系統中，執行“采購入庫”命令，單擊“新增”按鈕，關聯生成在源單類型中選擇“采購入庫單”，選單號為案例1訂單號，收料倉庫為原料庫，保存后由主管審核。②執行“采購入庫序時簿”命令（找到相關采購入庫單進行拆分，拆分數量填入1件）——執行“采購入庫單”命令（工具欄中選擇“紅字”， 關聯生成在源單類型中選擇“采購入庫單”，原單號為拆分的單號，保存后審核）——執行“采購入庫單序時簿”命令（選擇數量為1件的紅藍采購入庫單，點擊工具欄中的核銷即完成對等核銷）。③在存貨核算系統中，完成暫估入庫核算生成暫估入庫成本核算憑證［分錄：借：原材料45 000；貸：應付賬款——暫估（天地公司）45 000］。
4. 物料已入庫已結算退購。物料已入庫已結算退購是指在采購過程中物料已經入庫且期末收到采購發票完成結算的情況下的退購，可分為全部結算后全部退購、全部結算后部分退購、部分結算后全部退購和部分結算后部分退購。全部結算后全部退購通過分別關聯原藍字采購入庫單和藍字采購發票生成紅字采購入庫單和紅字采購發票后藍字采購入庫單和藍字采購發票分別與相應的紅字采購入庫單和紅字采購發票對等核銷；全部結算后部分退購，退購部分先進行藍字采購入庫單和藍字采購發票的拆分，退購的藍單分別被關聯生成相應的紅字采購入庫單和紅字采購發票后進行紅藍對等核銷，未退購部分藍字采購入庫單和藍字采購發票鉤稽后進行外購入庫成本及采購費用核算；部分結算后全部退購，首先拆分采購入庫單分成結算部分和未結算部分，結算部分處理方法與全部結算后全部退購相同，未結算部分制作相應的紅字入庫單進行對等核銷；部分結算后部分退購，首先拆分采購發票分為結算部分和未結算部分，如果退購的是結算部分，方法同全部結算后全部退購或全部結算后部分退購；如果退購的是未結算部分，方法同物料已入庫未結算退購。
案例1-4：接案例1，2013年7月25日，東華公司收到天地公司10件A材料及采購發票并完成入庫及結算，7月28日在進行庫存查驗時發現1件有質量問題退回。
業務處理過程：①在采購管理系統中，分別執行“采購入庫”、“采購發票”命令填制采購入庫單和采購發票。②分別執行“采購入庫序時簿”、“采購發票序時簿”命令進行拆單（拆分數量填入1件）。③分別執行“采購入庫”、“采購發票”命令通過②生成的兩個子單關聯生成相應的紅單保存后審核。④執行“采購發票序時簿”命令，完成9件A材料的鉤稽和1件A材料的紅藍對等核銷；執行“采購入庫單序時簿”命令，完成1件A材料的紅藍對等核銷（紅藍對等核銷也可以采用鉤稽的方法完成）。⑤在存貨核算系統中，執行“外購入庫核算”——再執行“憑證模板”——最后執行“業務憑證生成”。
生成憑證：采購費用憑證分錄：借：原材料45 000，應交稅費——應交增值稅（進項稅額）7 650；貸：應付賬款（天地公司）52 650。采購入庫成本憑證分錄：借：原材料45 000；貸：應付賬款（天地公司）45 000。
二、KIS專業版環境下銷售退貨業務處理
銷售業務首先需要根據企業庫存、客戶信用、市場等內外條件制定銷售報價單，然后開展具體的銷售業務，接受客戶的訂單。
案例2：2013年7月20日，東華公司銷售5件A產品給東風公司，無稅單價6 000元。
業務處理過程：在銷售管理系統中，執行“銷售訂單”命令，單擊“新增”按鈕，參照案例2材料填入相關內容并由主管領導在銷售訂單序時簿中審核該單后生效。
銷售退貨業務主要包括如下三種情況：
1. 已出庫未結算退貨。已出庫未結算退貨是指在所售貨物已經出庫但期末未開具銷售發票的情況下收到客戶退貨。這種情況下，首先對出庫的貨物生成藍字銷售出庫單，退貨時對藍字銷售出庫單拆分成退貨部分和未退貨部分，退貨部分需生成紅字銷售出庫單與相應的藍字銷售出庫單進行對等核銷，未退貨部分需在系統中進行銷售出庫成本核算。
案例2-1：接案例2，2013年7月20日貨物發出，未開具銷售發票，7月25日因質量問題退回1件。
業務處理過程：①在銷售管理系統中，執行“銷售出庫”命令，單擊“新增”按鈕，關聯生成在源單類型中選擇“銷售訂單”，選單號為案例2訂單號，發貨倉庫為成品庫，由主管審核后生效。②執行“銷售出庫序時簿”命令（找到相關銷售出庫單進行拆分，拆分數量填入1件）——執行“銷售出庫單”命令（工具欄中選擇“紅字”， 關聯生成在源單類型中選擇“銷售出庫單”，原單號為拆分的單號，審核后生效）——執行“銷售出庫單序時簿”命令（選擇數量為1件的紅藍銷售出庫單，點擊工具欄中的核銷即完成對等核銷）。③在存貨核算系統中，執行“存貨出庫核算”命令（完成銷售出庫核算）——再執行“憑證模板”命令（修改銷售出庫憑證模板）——最后執行“業務憑證生成”（生成憑證，分錄：借：主營業務成本20 000；貸：庫存商品20 000）。
2. 已出庫已結算退貨。已出庫已結算退貨是指在銷售過程中貨物已經出庫且開具了銷售發票的情況下收到客戶的退貨。首先對已出庫已結算的貨物生成藍字銷售出庫單、藍字銷售發票，退貨部分先分別進行藍字銷售出庫單和藍字銷售發票的拆分，退貨的藍單分別被關聯生成相應的紅字銷售出庫單和紅字銷售發票后進行紅藍對等核銷，未退貨部分的藍字銷售出庫單和藍字銷售發票鉤稽后進行銷售出庫成本及銷售收入核算。
案例2-2：接案例2，2013年7月20日貨物發出后，同時開具了銷售發票，7月25日因質量問題退回1件。
業務處理過程：①在銷售管理系統中，分別執行“銷售出庫”、“銷售發票”命令，填制數量為5件的銷售出庫單和銷售發票。②執行“銷售出庫序時簿”、“銷售發票序時簿”命令分別進行拆單（拆分數量填入1件）處理。③分別執行“銷售出庫”、“銷售發票”命令，通過②生成的兩個子單關聯生成相應的紅單保存后審核。④執行“銷售發票序時簿”命令，完成未退貨部分的鉤稽和退貨部分的紅藍對等核銷；執行“銷售出庫單序時簿”命令，完成退貨部分的紅藍對等核銷（銷售出庫單、銷售發票的紅藍對等核銷也可以采用鉤稽的方法完成）。⑤在存貨核算系統中，執行“存貨出庫核算”進行銷售出庫核算——再執行“憑證模板”修改模板（銷售出庫、銷售收入）——最后執行“業務憑證生成”生成憑證。
銷售收入憑證分錄：借：應收賬款28 080（東風公司）；貸：應交稅費——應交增值稅（銷項稅額）4 080，主營業務收入24 000。銷售出庫成本憑證分錄：借：主營業務成本20 000；貸：庫存商品20 000。
3. 未出庫已結算退貨。未出庫已結算退貨是指在銷售過程中開具了銷售發票但在未發貨之前退回貨物。這種情況只需對退貨部分生成紅字發票后對等核銷。
案例2-3：接案例2，2013年7月20日，開具了銷售發票但未發貨，后因采購計劃變化只需4件。
在銷售管理系統中，執行“銷售發票”命令，完成5件A產品的銷售發票的填制——執行“銷售發票序時簿”命令，進行銷售發票拆分（拆分數量填入1件）——執行“銷售發票”命令（工具欄中選擇“紅字”， 關聯生成在源單類型中選擇“銷售發票”，原單號為拆分的單號，保存后審核）——執行“銷售發票序時簿”命令（選擇數量為1件的紅藍銷售發票，點擊工具欄中的核銷即完成對等核銷）。
主要參考文獻
毛華揚，李帥．會計電算化原理與實務——基于金蝶KIS．北京：中國人民大學出版社，2012
【作 者】
游旭初
【作者單位】
（江西科技師范大學經濟管理學院 南昌 330038）
