摘要：會計資料和會計檔案是不同的概念。會計資料的范圍比會計檔案更廣，無紙化應與會計檔案管理銜接。
近日，財政部印發《企業會計信息化工作規范》（以下簡稱《規范》），力求推動企業會計信息化，節約社會資源。在《規范》的制定過程中，企業對會計資料無紙化的呼聲十分強烈和急迫，為此，《規范》第四十條、第四十一條做了相應規定，盡管內容不多，卻在政策層面實現了無紙化的破冰，是工作規范的重要突破之一，對企業提高會計工作效率，乃至對整個社會的信息化應用的深入都將帶來深刻的影響。但企業在開展會計資料無紙化管理的過程中，應注意以下幾個問題：
一、會計監督與無紙化
符合條件的企業對會計資料進行無紙化管理，意味著對企業開展會計監督，包括注冊會計師審計和政府監管機構的檢查，都不能要求企業提供全套紙面會計資料。但是，企業應當對會計監督工作提供必要的幫助和支持，對于監督人員需要查閱和輸出的電子資料，包括需要作為證據帶走的電子會計資料，企業仍應當根據要求查詢、打印，必要時進行簽章確認。
二、電子會計資料的格式
工作規范所稱的電子會計資料，并未限定其格式。無論其是以數據庫、XBRL等結構化形式存在，還是以HTML、PDF、Excel、Word等非結構化形式存在，無論其由會計信息系統管理、還是由專門的檔案系統管理，只要符合工作規范規定的條件，都可以不輸出紙面資料。例如，一張自動生成的記賬憑證，最初以數據庫形式存放于會計信息系統中，后來按照企業檔案管理統一要求轉換為PDF文件存放于企業檔案管理系統中并能通過該系統隨時查詢的打印，則可以視為滿足第四十條第(三)項規定的條件。
三、與會計檔案管理規定的銜接
應當指出的是，會計資料和會計檔案是不同的概念。會計資料的范圍比會計檔案更廣，會計檔案是會計資料，但不是所有會計資料都是會計檔案，只有具有長期保存價值并歸檔保存的會計資料屬于會計檔案。工作規范第四十條、第四十一條規定的是會計資料無紙化條件，而對于哪些會計資料屬于會計檔案，何時歸檔，歸檔應當采取何種形式，則應當按照工作規范第四十二條，“遵循國家有關會計檔案管理的規定”。
這里的“會計檔案管理的規定”，是指財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》。目前，該辦法正在修訂中，對于會計檔案的電子化管理問題，將采取與工作規范一致的原則。按照現行《會計檔案管理辦法》第六條規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，一年之后再歸檔。因此，企業對于電子會計資料歸檔管理的時點問題，可暫按上述規定執行，歸檔前，電子會計資料的管理遵循工作規范的規定。
