李煜峰
一、項目實施前企業物資管理存在的主要問題
1．無法對物資管理過程進行有效監控
對于義翔鋁業而言，項目實施前采用以手工作業為主，員工之間、部門之間信息溝通不暢，管理層最終看到的是以財務報表為主的經營結果，無法看到整個企業物資管理過程，更不能夠實時地監控物資管理過程。
2．工作效率低、準確率差、時效性不強
從填制物資入庫單到物資出庫，需十幾道審批程序，才能完成物資出庫程序，從開具物資出庫單到每月的結賬、清冊都是手工操作，不僅工作量大、效率低、準確率差，而且庫存的實時性得不到保證。
3．物資管理混亂，浪費大，跑、冒、滴、漏現象嚴重
物資管理工作滯后，庫存物資積壓和浪費嚴重，物資驗收入庫沒有嚴格按照規定程序和手續進行檢查驗收；物資養護沒有根據物資的物理性能、化學成分、體積大小等分別加以妥善保管；倉庫管理不到位，庫存盤點制度不健全；管理人員責任心不強，造成對庫存物資品種、規格不清楚；對每份合同需要的原料品種、數量計算不準，使之原料剩余，長期堆放不用，造成浪費。生產用料浪費大，跑、冒、滴、漏現象嚴重。
4．物資預算控制不到位
公司雖然制定了物資預算及計劃，但由于管理制度不完善，信息不暢通，員工責任心不強等原因，往往造成物資預算形同虛設，結果必然是：采購浪費、供應跟不上、影響生產進度、核算不準確、沒落實等等。
5．無法有效發揮ERP-NC平臺中物資管理信息系統的作用
公司引入ERP-NC平臺的目的是實現公司各部門、各環節的資源共享，最大限度地使有效資源得到充分利用，從而降低成本、提高效益。工具雖然有了，卻由于物資管理流程沒有改進，管理制度缺失，員工認識不到位等多方面的原因，使得ERP-NC平臺中物資管理信息系統的作用無法發揮。
二、項目內容
1．打造物資管理專業人才團隊，明晰部門、崗位職責
人才是企業不斷發展的動力和源泉。在企業資源的配置中，人才的優化配置是重中之重。物資管理是一門科學，不是誰來都能干好，它需要專業化的人才。為此義翔鋁業的做法是：建立企業內部物資管理人才中心，不斷根據形勢的發展需要進行培訓，提高人才的專業素質，強化責任意識和愛崗敬業精神，使其形成一種制度，并逐步成為企業文化的一部分。同時，充分發揮信息功能和市場功能，使人才在公司范圍內合理流動，實現配置的最優化。這樣一來，既解決了專業人才缺乏的現狀，又為提高物資管理水平奠定了基礎。
明晰崗位職責就是按照物資管理所涉及的部門劃分職責范圍，在部門內部按需設崗，建立崗位責任制度，實施激勵和獎懲制度。義翔鋁業根據實際情況，首先對各個主要應用部門的管理范圍進行劃分，明確部門職責。在明確部門管理范圍和部門職責的基礎上，在部門內部根據需要設崗，并制定具體崗位責任制度。
2．推行部分物資“代儲代管”模式，實現零庫存、零資金占用
“代儲代管”模式就是公司委托有倉儲能力和管理能力的客戶代存代管所有權屬于公司的物資，從而使公司不再保有庫存，甚至可不再保有保險儲備庫存，從而實現零庫存。
受委托方負責代儲、代管、代發，即受委托方根據義翔鋁業下達的儲備計劃，訂購物資；將物資存入受委托方現有倉庫，并對物資分別建賬、差別管理；依據義翔鋁業下達的物資調撥、處理等指令，受委托方組織物資發放、處理。
3．規范并統一各類編碼
根據物資管理信息系統的需要，為保證物資管理的規范化，需要對物資進行分類并統一編碼，編碼一旦確定，不能隨意更改。
（1）存貨分類編碼規則
存貨分類編碼規則：2/2/2/2/2
（2）計量單位編碼規則
計量單位編碼規則為2位流水號
（3）收發類別編碼規則
收發類別編碼規則為：2/2
（4）倉庫檔案編碼規則
（5）貨位檔案編碼
1號物資中心配備庫貨位檔案編碼規則為：2/2/2
（6）存貨基本檔案
存貨基本檔案編碼為“存貨名稱拼音首寫字母+規格型號”
4．再造物資管理流程
（1）物資需求計劃流程
流程圖詳細說明：
①當供應商送貨到廠后，過磅物資送往磅房進行過磅，其他材料設備送往倉庫進行驗收。物資接收部門（過磅物資是磅房、材料設備是倉庫）根據供應商拿來的合同復印件或送貨清單，到系統中查找對應的采購訂單。如果能查到則允許入庫，否則不允許辦理入庫。
②過磅物資的過磅入庫手續還是原有流程，這里就不再詳述。過磅物資在過磅入庫之后，磅房將磅單送到供應科，由供應科負責將磅單錄入到系統中，根據《采購訂單》生成《采購入庫單》。材料設備則是直接由倉庫進行驗收，驗收后根據《采購訂單》生成《采購入庫單》，并且打印出來給供應商兩聯，自己留一聯。
③財務科每月通過系統的單據記賬功能，對所有《采購入庫單》進行記賬，然后通過系統功能自動生成財務憑證。
④當供應商送來發票后（要求返回一聯《采購入庫單》），供應科確認發票和《采購入庫單》后，將發票登記到系統《采購發票》，然后進行自動結算，系統產生《采購計算單》、《入庫調整單》和《出庫調整單》。
⑤財務科每月底對產生的上述單據進行記賬，之后可將這些單據生成財務憑證。
（2）物資領用業務流程
物資領用流程說明：
①車間填寫《材料出庫單》，通過各級審批后，傳遞到倉庫部門。
②倉庫根據《部門領料定額計劃》審查物資需求是否超額，如果超額則通知車間。
③車間向企管科打物資領用報告，企管科批準后，在系統中審批通過《材料出庫單》，審批流程繼續傳遞到倉庫。
④倉庫繼續審批通過，同時給車間發料。
⑤每月底財務科對《材料出庫單》記賬，系統自動算出出庫材料的計劃成本。
⑥財務科繼續在系統中自動計算計劃價差異率，然后生成材料差異賬。
⑦財務科通過憑證生成功能生成財務憑證。
⑧對于過磅物資的出庫，由于不能實時填寫出庫單，只能等到月底各有關部門一起對本月過磅物資進行盤存，從而得出本月實際消耗量。
⑨由車間按照本月實際消耗量填寫《材料出庫單》，并通過各級領導審核，然后傳遞到財務科。
5．建立完善的管理制度與規范
（1）計算機病毒防范制度
①計算機使用人員應有較強的病毒防范意識，定期進行病毒檢測，發現病毒應立即處理并通知管理部門或專職人員。
②采用國家許可的正版防病毒軟件并及時更新軟件版本。
③未經上級管理人員許可，當班人員不得在服務器或業務機上安裝新軟件，若確為需要安裝，安裝前應進行病毒例行檢測。
④經遠程通信傳送的程序或數據，必須經過檢測確認無病毒后方可使用。
（2）操作員數據保密制度
①根據數據的保密規定和用途，確定使用人員的存取權限、存取方式和審批手續。
②禁止泄露、外借和轉移專業數據信息。
③保存好各操作人員用戶名、密碼，禁止轉借用及非操作人員進入系統。
④制定業務數據的更改審批制度，未經批準不得隨意更改業務數據。
⑤對每份單據嚴格按照操作流程執行，防止漏記、錯記。
⑥對當日的業務要在當日執行完畢，做到日清日結。
（3）數據備份制度
①每周五系統管理員制作數據的備份并異地存放，確保系統一旦發生故障時能夠快速恢復，備份數據不得更改。
②業務數據必須定期、完整、真實、準確地轉儲到不可更改的介質上，并要求集中和異地保存，保存期限至少2年。
③備份的數據必須指定專人負責保管，由管理人員按規定的方法同數據保管員進行數據的交接。交接后的備份數據應在指定的數據保管室或指定的場所保管。
④備份數據資料保管地點應有防火、防熱、防潮、防塵、防磁、防盜設施。
（4）特權用戶密碼和操作員密碼的管理
①對特權用戶密碼視同密件管理
凡有特權用戶的計算機系統，必須指定專人負責管理特權用戶密碼。
②負責管理特權用戶的管理人員，必須嚴格執行對特權用戶密碼設置、修改、使用范圍的有關規定。不能泄露計算機系統的任何特權用戶密碼，否則追究其責任。管理人員有權檢查、監督上機操作員的操作，有權制止越權操作。
③各業務系統按工作需要應嚴格區分各類管理員、系統維護人員、操作員的崗位分工，不得串崗、混崗操作。所有人員一律不允許同時擁有兩個不同崗位或相同崗位的密碼。一經檢查發現，追究當事人責任。
④對于人員調崗或調離的計算機系統必須即時修改相關人員的密碼，絕不允許繼續保留在系統內，一經檢查發現，追究相關人員的責任。特權用戶密碼和操作員密碼一旦發現外泄，必須即時修改，有泄密可能的系統必須即時采取保護措施，并上報主管領導。
⑤對記賬系統的錯賬沖正、數據修改或刪除等操作必須要在業務主管領導的監督下雙人進行修改，并進行登記備案，不允許在無主管領導的監督下進行修改，違者追究責任，造成經濟損失的要追究經濟責任或刑事責任。
⑥實行計算機技術開發人員和業務操作崗位分離，不允許計算機技術開發人員上崗操作重要業務系統，確需軟件開發人員上崗修改（如打開數據庫、系統恢復等），必須經業務部門的主管領導批準后，在雙人監督下進行，進入和退出同時做好詳細登記備查。
⑦各部門應挑選思想品德好、業務技術好、工作責任心強的人員擔任計算機應用系統特權用戶的管理工作，平時應加強思想教育，一旦發現不適合在該崗位工作，必須堅決調離，以確保計算機應用系統的安全。
三、本管理創新成果的實施效果
（一）物資管理水平大幅度提升
1．對物資管理過程實現了有效監控，實現了數據資源共享
實現物資管理信息化,使信息按標準的物資采購程序流動,既規范了物資采購流程,又實現了數據資源的共享, 同時由于ERP-NC平臺實現了物資、銷售、采購、財務等各部門之間形成了相互監督、相互管控的管理模式，任何一個部門出現問題，其他部門都能夠及時發現，避免了徇私舞弊現象。
2．加快信息流通，實現數據的實時性
在本管理創新成果實施前，信息處理完成后，是通過人與人的傳遞來實現信息的流通，流通時間相對較長。成果實施后，通過ERP-NC集成平臺實現信息的傳遞，信息處理的結果就可以馬上顯示出來。
3．無紙化辦公，同時減少人的勞動量
實現物資管理信息化,把人從大量繁瑣、無序、低端的工作中解脫出來，去處理更有價值、更重要的工作，提高了企業的工作質量和工作效率。另外，實現了“無紙化”的辦公，同時，節約了紙張等辦公用品共計85萬元。
（二）再造管理流程，物流效率提高
1．提高銷售額
信息化幫助企業確定目標客戶，了解客戶的需求，調整經營戰略，改進客戶服務流程，提高客戶關系管理能力，對市場變化作出快速反應，提高銷售預測準確率，提高銷售額和市場占有率。
2．降低成本。幫助企業提高集成的計劃準確性、供應鏈效率和勞動生產率，進行準確的成本核算，降低庫存，減少運作成本，減少或消除一切不能增加價值的活動，提高投資回報率。信息化幫助企業改進與合作伙伴（供應商、零售商、第三方）的關系，使整體供應鏈的優化成為可能。
3．提高組織能力
提高基于數據的企業決策能力和戰略決策準確性，降低決策中的不確定性和風險。信息—決策—行為三者高度集成化和所有部門工作于同一種數據，極大地增強了決策者的信息處理能力和部門間的合作效率。企業的規模越大，信息系統就越能發揮作用。
4．提高員工素質
員工們對自己業務的熟悉是他們積極參與企業信息化管理的優勢所在，但是他們缺乏新的理論和知識，對企業信息化管理的要求不甚明了，因此，在提供專業技術支持的同時，對他們加強培訓，特別是進行創新意識的培訓，使新的信息理論知識、創新思維與已有的自身業務的熟悉相結合，對整個的生產、經營、管理的流程進行創新、優化，起到事半功倍的效果。
（三）經濟和社會效益顯著
本管理創新成果的實施，給義翔鋁業公司帶來了顯著的經濟和社會效益。在推行管理創新成果后，義翔鋁業公司全年成本投入較上年同比降低2400萬元以上，減少運營資本占用5000萬元以上，而且實行物資管理為義翔公司精細化管理奠定了堅實的基礎，實現了義翔鋁業公司管理規范化、科學化和現代化建設，提高了公司的整體素質和核心競爭力，實現了公司的可持續發展。
