摘 要：隨著現代科學技術的飛速發展，人類已進入了信息社會和知識時代。面對市場經濟競爭日益激烈的新形勢，秘書的工作重點也由比較單一的事務服務轉變為事務與參謀并重，工作方式由被動服務轉變為主動服務。傳統的工作觀念、工作方式已經適應不了新形勢的發展需求。本文主要針對如何提升秘書人員自身的職業能力進行論述，希望能進一步提高我們秘書人員的辦事效率。
關鍵詞：秘書；職業能力；企業；學習能力
改革開放以來，我國的經濟模式已經逐漸從計劃經濟轉變為市場經濟，我們企事業單位的負責人（黨政機關的各級領導）所肩負的責任要比過去大很多。這就無形中要求秘書人員也應跟上領導工作的相應變化，把協助領導指揮、決策、控制、協調作為自己的主要職責。那么，究竟如何提高秘書人員的自身職業能力呢？筆者總結如下。
一、合理安排上司的日常工作
合理并且有效協助上司安排工作是對秘書的要求；任何事情都有主次、輕重、緩急之分；做好秘書工作的學問很多。上司的工作很忙，事情很多，有時候甚至可能會很繁雜。但是每個人的精力是有限的。上司的工作不可能做到事無巨細、面面俱到；因此，在領導的工作安排上應當遵循一定的原則。作為一個優秀的秘書，就應該合理安排事情的順序。讓上司能夠先處理重要的、著急的事情；后處理相對不重要和相對不著急的事情；這樣可以使上司將有限的精力放在處理重要的問題上。對于同等重要的事情又可以先處理簡單好處理的，后處理復雜不好處理的事情，等等。對于上司每天工作安排的數量的多少，順序的先后，不是一個簡單、隨意的累加和排序，而是一個既嚴肅又講究藝術的問題。在什么時間、什么情況、什么條件下、處理什么樣的事情都是件很講究的事情。在不同時間、情況和條件下處理同一件事情的結果可能就不一樣，效率也不同，甚至差別很大；所以對于同類緊急重要的問題處理上，甚至對不同種類緊急重要的問題處理上，選擇的時機和先后順序也是各不相同的；這實際上是對秘書能力上更高層的要求。
二、具備再次學習的能力
要成為一個合格的秘書，應積極主動地發展自己的專業知識，獲取與工作有關的信息，更新自己的知識結構。不滿足現狀:不會在新知識的獲取上存在惰性或對專業的新動態缺乏關注。豐富專業知識:有求知欲，不滿足于現有的知識儲備，不斷吸取新信息保持與專業知識同步發展。愿意并且善于向他人學習，能主動向他人請教或借鑒他人有效的工作方法和技能，并以此解決問題、指導工作。拓展知識面:鉆研新領域，掌握新技能，主動學習其他專業的知識和技能，拓寬自己的知識面，利用本專業范圍外知識來提升業務水平，使本職工作完成得更為出色。傳播新知識:在公司工作范圍外尋找機會以提高自己的知識水平，并通過在專業雜志上出版自己的文章來展現自己這方面的能力。充當起新技術的倡導者與傳教士的角色，營造良好的學習氛圍。
三、具有獻身組織的精神
團隊精神是指愿意與他人合作，作為某團體的一分子去共同完成一項任務的精神;獻身組織的精神是指根據組織的需要、重要性以及目標，來調節自己行為的能力和自愿度，與那些能提高組織目標或滿足組織需要的行為相關。
行為描述:表達出對團隊的正向期望;表現出理智以及對他人智慧的尊重;關注他人的觀點，改善團隊合作;鼓勵他人;有努力適應的行為;表現出忠誠的榜樣;表現出支持公司的使命和目標;愿意為公司犧牲自己個人的利益。
秘書人員的工作紛繁雜亂，常常要與公司里各個部門共同協作，才能完成工作，因此具備高度的團隊精神是秘書人員取得優秀績效的重要素質。此外，由于秘書工作的特殊性質，自己不能確定自己的時間安排，往往需要遷就領導或同事的時間表，因此會犧牲很多個人時間，因此優秀的秘書人員一定要具備獻身組織的精神。
四、應掌握必要的溝通技巧
秘書人員在日常與人溝通中講究技巧很重要。一般說來，人們在與自己同等級、同層次的人講話時，表現會比較正常，行為舉止都會比較自然。但是，在與比自己地位高的人交往時，就可能表現比較拘謹，感到緊張甚至自卑；相反，在與社會地位低于自己的講話時，又會表現得比較自如、自信。上下級間的溝通好壞，不只影響領導對你的印象，有時甚至會影響一個人的工作和前途。秘書人員跟領導說話應在保持獨立人格的前提下，采取不卑不亢的態度。對領導必要的尊重是需要的，但是一定避免采用過分拘謹、謙恭、服從，甚至唯唯諾諾的態度講話，更不要一味附合、阿諛奉承等等。這樣只會有損自己的人格，既得不到應有重視與尊重，又有可能會引起領導的反感和輕視。在必要的場合，秘書自身也不必害怕表示自己的不同觀點，只要是從工作出發，擺事實，講道理，領導一般是予以接受的。此外，與領導談話還要選擇有利時機。例如，領導每天要考慮的問題很多。所以，如果是個人瑣事，就不要在他埋頭處理大事時去打擾他。應該根據自己的問題重要與否，去選擇適當時機反映。否則，很容易會招致領導的反感，更別說解決問題了。在待人接物時要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，不要擺出官僚的作風，樹立良好的形象。秘書實際上是公司對外展示形象的一個窗口。
五、結語
秘書的工作職責看似簡單，要想做好秘書工作確又不是很容易。隨著社會經濟的發展，秘書被賦予的內涵和角色也在逐漸發生著改變。我們的秘書人員只有同時具有良好的廣博的知識、綜合素質、專業的培訓和豐富的工作方法和工作經驗才能更好的實現秘書人員的助手和參謀作用。
