
保險中介公司是保險市場上一個重要的組成部分,能夠很大程度上促進保險交易、擴大保險供給渠道、維護保險市場平衡。加強保險中介公司的資金內部控制,可以促進公司實力和競爭力的提高。筆者首先分析了保險中介公司資金管理方面存在的問題,并從四個方面給出了提高保險中介公司資金內部控制的措施。
一、保險中介公司資金內部控制存在的主要問題
(一)公司治理結構不完善
由于保險中介公司普遍規模不大,有些公司不重視治理結構建設,不設置董事會,缺乏監督機制;有的公司雖然設立董事會、監事會、經理層,職責不明確,內部人控制現象嚴重;有的公司設立有分支機構,但由于治理結構、組織架構不完善,所有者與經營者之間責、權、利關系不明確、不對等等等,直接造成資金運用的決策、管理等缺少監督,給公司經營帶來風險。
(二)資金內部控制制度不健全
有的保險中介公司沒有建立資金內部控制制度,憑經驗辦事;有的以財務制度替代,沒有單獨的資金管理制度;有的雖建立了資金管理制度,但沒有健全適合自身管理需要的操作流程、工作規范和獎懲機制等,資金內部控制制度不健全。
(三)制度執行力不強
有的保險中介公司資金管理制度制定的很好,但脫離公司實際,無法有效實施;有的雖然建立有規章制度,但是不能嚴格執行,使得規章制度成為一紙空文;有的公司雖在執行,但力度不夠,甚至由于監督管理不到位,一定程度上縱容了違規行為的發生。特別是對于代收的投保人保險費、賠款等的管理,不能嚴格執行保險監管機關相關規定,而發生挪用、占用客戶保險費、賠款等問題,侵占客戶利益的同時,給公司的合規經營帶來風險。
(四)財務人員素質不高
有些公司不重視財務工作,對財務人員的任職資格要求不高,甚至由不具有會計從業資格的人員從事財務工作;有的財務人員自身素質不高,不能對資金進行有效的監控;有的財務人員對建立健全資金內部控制的重要性認識不夠,不能足夠重視資金管理工作;還有的財務人員專業能力達不到相應的水平,無法采取有效措施應對企業資金運轉中出現的各種問題。
二、提高保險中介公司資金內部控制的措施
2005年2月,中國保監會發布了《保險中介機構法人治理指引(試行)》和《保險中介機構內部控制指引(試行)》,這兩項指引對保險中介公司法人治理、組織構成、會計及經營控制、內部監督控制等方面進行了規定;2008年6月,財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會聯合發布的《企業內部控制基本規范》,以及2010年4月發布的《企業內部控制應用指引》等配套指引,為保險中介公司建立完善資金內部控制體制、提高自身風險防范和承擔能力提供了強有力的制度保障。筆者根據國家相關法規和保險監管規定,結合自身工作經驗,談談提高保險中介公司資金內部控制的措施。
(一)加強公司法人治理建設
保險中介公司要加強法人治理結構建設,建立健全股東會、董事會、監事會和經理層等內設機構為主體的責任明確、相互制衡的組織架構,以及科學有效的決策、激勵和約束機制。提高董事會決策約束力,對公司經營層經濟行為、資金活動進行有效的監督。設立有分支機構的保險中介公司,要建立完善對分支機構的授權和考核機制,謹慎分配資金管理權限,建立內部審計制度,經常巡檢分支機構資金管理情況,發現違規問題,嚴格按照相關法律法規、監管規定和公司要求進行處理。沒有設立分支機構的保險中介公司,要在公司內部建立科學、有效的獎懲機制,激勵全員遵規守法、誠信經營。
(二)建立健全資金內部控制制度
要結合公司實際和發展要求制定資金內部控制制度,建立完善資金管理崗位責任制,減少因公司規模不大,受人力和財力限制而可能出現的部分崗位交叉重疊現象,建立決策、執行、監督相互制約體系,明確資金管理崗位的工作權限、流程和職責。不具備單獨設立資金內控部門的公司,要建立實施授權和審批制度,完善審批流程,杜絕“一人獨大”現象的發生。同時,要加強執行力,確保資金內控制度的有效落實,以充分發揮資金內控作用。具體來說,日常工作中,重點做好以下幾方面:
1.加強日常流動資金管理
現金管理方面,要嚴格執行中國人民銀行現金管理條例等規定,及時整理、登記現金收支賬目,定期進行現金賬務與庫存盤點,做到現金賬目日清月結,并按規定控制現金余額;銀行存款管理方面,要重點加強銀行支票的管理,空白支票要和密碼分開保管,建立支票領用登記制度,妥善保管和處理已作廢支票,檢查、核實支票領用情況,對已經開具但沒有使用的支票要及時收回,按月進行銀企對賬工作。
2.加強銀行賬戶管理
建立銀行賬戶分類管理制度,分別管理收入和支出資金賬戶;代收的投保人保險費、賠款等客戶資金,要嚴格按照保險監管機關相關規定,單獨開設銀行賬戶,單獨管理,嚴禁挪用或占用客戶保險費、賠款等資金。
3.加強銀行預留印鑒管理
銀行預留印鑒不能交由財務以外的部門和人員管理使用,要建立和嚴格執行銀行印鑒分管并用制,不能由一人保管所有的印鑒章,要建立完善銀行預留印鑒使用登記制度。
4.落實崗位牽制制度
對資金管理人員要實行崗位分工制度,不相容職務要相互分離,按權限和審批流程辦理相關資金收付業務,確保資金安全。對于使用網上銀行辦理業務的,要建立網銀密碼、許可證書妥善保管和權限制度,不得由一人辦理網銀付款的全過程。
(三)提高財務人員的專業水平
作為資金內部控制的主體,財務人員發揮著重要的作用,其素質的高低直接影響著資金內控制度的實施效果。財務人員必須取得《會計從業資格證》,這是從事會計工作做好資金管理的基本條件;其次要加強職業道德和專業技能培訓,不斷提高專業水平和綜合素質,增強法制觀念和職業道德觀念。同時,要加強財務人員執行力教育,要求財務人員嚴格按照國家財經法律法規、保險監管規定和公司制度辦理資金業務,堅持原則,嚴格履行資金工作標準和操作流程,對不符合制度要求的資金收付,堅決不予辦理,從而監督和促進資金內控制度的有效實施。
(四)加強資金管理信息化建設
運用計算機信息技術建立資金管理信息系統,將為資金管理工作營造良好的內部控制環境,提高工作效率的同時,極大地減少人為操作因素。隨著信息技術的快速發展,保險中介公司也應適應時代潮流,逐步建立并完善資金信息化管理系統,通過利用資金管理管理信息系統,促進資金內控制度和工作流程的切實實施,通過利用資金管理數據庫,統籌公司資金活動信息,促進資金的有效使用,從而綜合提高保險中介公司資金內部控制水平。