唐作儉
（邵陽汽車運輸總公司 邵陽市 郵編422000）
摘 要：利用現代計算機信息技術建立營收管理信息化系統，是公路汽車運輸企業會計面臨的新課題。本文分析了當前運輸企業營收管理進行手工核算的弊端，和實行營收管理電算化的必要性。簡述了建立營收管理信息系統采取的模式，和基本模塊可實現的功能，以及使用效果。
關鍵詞：營收管理；弊端；電算化；模式；效果
公路運輸企業的營業收入管理，主要包括票據管理、售票收入及繳款管理、應收運費管理、應付運費管理、承運車輛運費結算管理等方面。在這些方面的管理，我們公路運輸企業幾十年來也曾有一套行之有效的管理模式和多項嚴格的管理制度。但隨著國家經濟體制和企業經營模式的不斷改革，面對激烈競爭的市場環境，企業感到原有的手工核算模式、落后的管理手段和不及時的信息反饋機制，已非常不適應新的形勢。迫切需要利用現代計算機網絡和信息處理技術進行管理創新，以提高企業管理水平，推進企業財務管理信息化建設。
一、 當前客運營收管理手工核算的弊端
按現行管理模式和會計核算辦法，我們運輸企業一般使用電腦票據和手工票據兩種。電腦票據包括電腦車票和電腦打印的二聯式運費結算單，而二聯式運費結算單是根據電腦車票的副卷來打印的，通常只打印承運車輛的實際結算價格。第一聯交承運車輛用于結算運費；第二聯作為存根，附上電腦車票的副卷上交財務部門復核。財務部門審核無誤后，根據車號和運輸單位進行分類匯總，編制應付運費報表，形成財務往來帳上的“應付帳款－應付運費－××單位”的應付款項。手工票據包括定額車票和手寫三聯式運費結算單，一般由服務員收款后，直接填寫三聯式運費結算單。第一聯作為存根，交財務部門審核應交售票款；第二聯交承運車輛結算運費；第三聯交站務部門統計營收，并根據車號或運輸單位，按照實際結算價格編制應付運費報表。財務部門憑此報表數據，列入往來帳上的“應付帳款－應付運費－××單位”的應付款項。這種手工核算模式，關鍵在于財務部門的復核工作一定要落實。從服務員應交售票款的計算，到各承運車輛和營運單位的應付運費，以及支付運費時需要核對存根的工作，整個過程完全依賴于具體經辦人員的業務素質和工作責任心。否則，營收管理的各個環節都可能出現漏洞，甚至造成損失而財務部門無從察覺。具體存在以下幾個方面的問題。
1、根據電腦車票的副卷來打印的運費結算單，完全有可能發生：副卷少而開出的運費結算單多，包括人數多開、半票按全票開、短途票按終點站開等錯誤。因虛開、多開運費給企業造成損失。
2、手工三聯式運費結算單的核算，包括兩部分內容：一是服務員應上交的票款，二是按實際結算價開出的運費結算單金額。由于這類手工票據，使用人數眾多，使用人的業務素質高低不齊，填寫的文字和數字又極不規范，經常發生售票款金額計算錯誤和匯總錯誤，造成服務員少交售票款。開出的應付運費結算單，又有可能因車輛類型寫錯而多算結算價，承運車輛單位或車號寫錯，以及各單位應付運費的匯總差錯，都會造成財務應付帳款的當月發生額及余額帳實不符，不能反映企業債權債務的真實情況。
3、售票員、補票服務員的售票進度情況，不能及時反映。售票款不能及時上交，不能及時準確反映售票員、服務員拖欠公款的情況。
4、在承運車輛運費結算方面，個別車主偽造、涂改運費結算單的現象經常發生。由于手工填寫的三聯式運費結算單，印刷質量不高，單純靠經辦人憑眼力去辨別真假，存在一定困難。所以，我們要求結算員核對存根，但是所有運費結算單都核對存根，工作量十分龐大。據我所知，我們很多單位并沒有認真去做，只要負責這項工作的人員責任心不強，核對存根的工作不能完全落實，那么，用假單結算就沒辦法發現，造成損失不可避免。
5、由于我們核算售票收入是用客運票價，而開出的運費結算單是用實際結算價核算應付運費。按現在的手工核算模式，很難準確計算已開出的結算單實際票價總額，是否與售票收入總額相符？是否多開？也很難準確算出每月的電腦售票手續費、運費結算的票價差、勞務費收入到底有多少。企業每月的收入情況沒有一個準確的數據。
當然，以上這些問題，如果我們財務部門的審核人員，責任心很強，每張運費結算單都認真地去復核，那么問題就可以避免，漏洞也會堵住。但是，一個中型的客運車站，每月開出的電腦結算單就有10000張以上，每月手工填開的運費結算單也不少于8000張。如按要求全部復核計算一遍，工作量非常大，至少需要4個人每天不停地工作6小時才能完成。由于工作量太大，并且復核的效果和成績難以量化，所以，當前很多運輸企業對這項工作都流于形式。
二、 客運營收管理電算化采取的模式和辦法
公路運輸企業營業收入的管理工作，要做深、做細，必須要有大量的基礎數據作為支撐。但靠手工來加工、整理、傳遞生產經營過程中的各種信息，不僅效率低、速度慢，而且也不準確。隨著計算機信息技術的日益成熟、微機的普及、操作技能的簡單化，以及企業管理人員觀念的轉變。企業運用計算機網絡，全面加強和改善管理的時機已經成熟。
2002年，我司針對在售票收入核算、應付運費管理和運費結算等環節中，存在的弊端和出現的問題。與電腦軟件公司合作開發了“邵陽汽車東站營收管理信息系統”。該系統基于一臺主服務器，在生產、調度、站務、票據和收款、財務審核、財務結算等各有關部門設立了10個工作站，將各子系統通過營收管理信息系統緊密地聯系在一起，做到了“過程集成、功能集成、信息集成”。實現了營收管理信息系統自動計算生成的各種報表數據共享，并且與財務電算化系統，通過數據接口融為一體。為企業提高營收管理水平，加強財務資金過程監控，提供了強有力的手段。
營收管理信息系統建立在統一的計算機網絡平臺。主要包括票據管理、結算單管理、營收繳款管理、運費結算管理、信息查詢等5個子系統，各子系統既獨立又集成一體。一張運費結算單一次錄入，經復核人員電子審核簽名后，所有的應交售票款，以及應付運費的匯總、核算，全部由計算機一次自動完成。并且可以靈活地查詢、統計和打印各種賬表。
1、票據管理子系統是營收管理信息系統的基礎。所有使用的運費結算票據，包括：電腦打印的結算單、站內服務員補票單、站外稽查人員補票單、包車票、行李票等，必須全部進入該系統管理。領用票據時，錄入票據的類型、票據號碼、票據使用人，以及票據使用期限。使用完畢或使用期限到期，由使用人繳回銷號。為營收繳款子系統和結算單管理子系統，提供票據使用信息的基礎數據。結合結算單管理子系統的票據使用數據，和營收繳款子系統的服務員交款信息，系統可隨時自動計算生成營收繳款報表。報表對所有服務員使用的票據類型；票據的領取、使用和結存情況；已使用票據應交的售票款、已交售票款和欠交售票款情況，作出動態反映。實時掌握服務員及部門的營收任務完成情況，和繳款、欠款情況，為現金監控和現金管理提供強有力的技術保證。
2、結算單管理子系統是營收管理信息系統的重點，完成所有運費結算單的錄入、修改、審核和匯總計算。電腦結算單的數據信息，采取從客運電腦售票系統中自動轉入數據的辦法。由財務審核人員，復核電腦結算單存根所附的車票副卷是否正確，并實行電子審核簽名。一切手工填開的運費結算單數據，都通過本系統人工錄入。為了減少人工錄入數據的工作量和錄入差錯，保證售票款核算數據的準確性，只有在票據管理子系統已登記的結算單號碼，才能進入結算單管理子系統。錄入數據的操作人員，只要輸入結算單號碼，該結算單的使用人和結算單的類型信息，由系統自動生成，不能人為改動；操作人員錄入承運車輛牌號和日期后，該車的車屬單位、運行線路信息、運行站點，及當日票價，全部由電腦自動錄入；操作人員進一步選擇錄入各站點的人數后，該車按結算協議設定的各站點結算價格，也由電腦自動錄入。數據錄入后，該結算單按票價計算的應交售票款，以及使用人信息，反饋到票據管理子系統，為動態生成營收繳款報表提供數據。所有手工結算單錄入電腦后，同樣送交財務審核人員進行復核。審核人員負責復查車號、人數、站點是否輸入錯誤，監督票價及結算價計算是否正確。如有差錯，必須進行修正并登記備案，審核無誤后進行電子簽名認可。只有通過電子簽名認可的結算單，才是有效的結算單。系統根據審核有效的結算單，匯總計算結算單的售票價格金額；匯總計算各營運車輛和車屬單位的應付運費；匯總計算按結算協議設定的應扣站務費，生成應付運費報表和應收運費報表，為財務系統的應付帳款、應收帳款等債權債務明細核算提供準確無誤的基礎數據；匯總計算各線路、各車輛及各車屬單位的售票價格與結算價格差額，為企業簽訂相關結算協議和經營決策提供關鍵信息。
3、繳款管理子系統對服務員上繳售票款業務，實時打印繳款單、登記入帳并匯總計算。服務員的售票款上交數據，由電腦自動反饋到票據管理子系統，自動計算生成營收繳款報表。并且動態匯總當日財務收款員收取的票款總額。該數據每日與銀行存款單的金額進行核對，能有效防止財務收款員挪用公款的情況發生。實現了現金流自始至終連貫起來的全過程管理。
4、運費結算子系統，在營收管理信息系統中，是面向承運車輛結付運費的前臺窗口程序。結算員只需輸入車主交來的運費結算單號碼，由系統自動查找運費結算單的存根數據，結算員核對無誤后，進行電子簽名，表示該單已經結算。運費結算的金額以及扣除多少站務費用，已在結算單管理子系統中審核簽名時確定，這里只負責匯總計算每臺車或每個單位，當次或當月的可結算付款金額。由于采取了電腦核對存根、電腦自動計算結付運費的辦法，從根本上杜絕了使用假結算單、涂改結算單的現象。同時，系統能按照財務部門結付運費的方式、方法，隨時自動生成本單位車輛運費結算報表、參運車輛運費結算報表。報表數據通過財務電算系統的數據接口，自動輸入到財務電算系統的憑證管理模塊，直接辦理支付手續，極大地減輕了會計人員的工作量。
5、信息查詢子系統能夠滿足承運車輛、服務員，以及各有關管理崗位的信息查詢要求。承運車輛能自主查詢已交結算單的運費，和外站結算單的運費結算明細情況。服務員能隨時查詢本人應交、已交和欠交售票款的情況。管理崗位能查詢所有運費結算單的應付款、已付款和尚未結算的明細情況。從而能將財務系統的“應付帳款－應付運費－××單位”的科目余額，落實到每張未結算的運費結算單，保證了財務系統的債權債務帳實相符。
三、 實行客運營收管理電算化取得的效果
兩年來，我司通過不斷改進和優化營收管理信息系統，使我司在資金的管理與監督、應收應付運費的核算速度與質量等方面，取得了顯著的成效，在加強和改善營收管理中發揮了重要的作用。具體表現在以下幾個方面：
1、實現了營收款管理的全過程監督。從服務員到財務收款員的每日應交、已交售票款都動態顯示，有效地防止了挪用公款現象的發生，減少了資金占用，提高了企業資金管理水平。
2、保證了營收核算的準確性。采用電子計算機進行營收核算，計算精度高，只要按程序正確輸入數據，很少引起錯誤。而在手工核算方式下，計算、分類及匯總工作，數據量較大，難免發生各種差錯。同時，使用電腦自動核對運費結算單存根，并自動計算運費的方法，一切造假、涂改車號及人數的運費結算單，已變得毫無意義。從根本上杜絕了造假作弊現象的發生，確保了營收核算數據的正確性。
3、保證了營收核算的及時性。電子計算機以極高速度，處理營收核算過程中各階段的會計數據，手工方式幾個人幾天的核算工作，采用電子計算機用幾分鐘就可以完成。因而可以確保營收核算數據的及時性。
4、減輕了站務統計人員、財務審核人員和運費結算員的工作強度，提高了核算工作效率。實現營收管理電算化之后，只要將運費結算單數據輸入計算機，大量的數據計算、分類、存儲、輸出等工作，都由計算機自動完成。這不僅可以把廣大財會人員從繁雜的數據統計中解脫出來，而且處理速度快、準確度高，從而大大提高會計工作效率，并且為管理提供全面、及時、準確的會計信息。
5、促進了工作規范化，提高了會計工作質量。由于營收管理電算化，對運費結算單的數據來源，提供了一系列規范化的要求，在很大程度上解決了手工操作中的不規范、易出錯、易疏漏等問題，使營收管理工作更加標準化、規范化、制度化，會計工作的質量得到了進一步保證。
總之，公路汽車運輸企業的營收管理電算化，不僅使財務人員從繁重的手工操作中解脫出來，更重要的是它提高了會計工作水平，充分發揮了會計工作的職能，滿足了管理的需要，在企業的經濟管理中必將發揮愈來愈大的作用。
