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企業實施ERP項目要加強集中管控

ERP項目是一個龐大的系統工程,實施ERP項目必須要緊密圍繞企業發展戰略和核心價值,采用集中和統一的思想,以技術平臺為基礎,以“總體規劃,分步實施”為原則,以提升集中管控能力為目標,指導企業進行ERP項目的實施,建立基于信息化支撐的全面管控體系。
  1 建立基于全生命周期的過程管控
  企業在ERP項目實施過程中,要采用ERP先進的實施方法論,結合精益管理、六西格瑪和質量管理思想,總結并融合了大量ERP行業標準和實踐經驗。實施ERP項目要自上而下推動,明確階段范圍和目標,避免實施過程中的范圍變化,顧此失彼。同時,突出重點,關注難點,將絕大部分的精力專注于重點和難點部分,并根據80/20的原則做出取舍。ERP項目要設定適宜的管理績效目標,始終保持足夠的壓力,根據每一階段不同任務,做好人員的配合和參與,執行詳細的工作流程和工作內容,按進度出具分階段工作成果,確保項目實施如期完成。
  為了做好過程管控,按照ERP項目實施方法一般分為5個階段,分別明確工作內容和管控標準。第一階段:項目準備階段。成立項目組,并確認項目工作計劃,召開由雙方高層參與的項目啟動會,明確項目對實現企業遠景目標的重要性,從而引起企業全員對項目的重視,取得企業高層對項目的支持。第二階段:業務藍圖設計階段。項目組對企業各項相關業務流程進行詳細的調研, 并與企業各級管理者進行交流,明確提高業務管理水平的目標及用ERP系統實現的基本藍圖。第三階段:系統實現階段。項目組把上階段設計的業務藍圖在ERP系統中實現,并對涉及ERP系統的業務流程進行測試。第四階段:最后準備階段。項目組安排對最終用戶進行操作培訓。最終用戶培訓將由企業項目組來進行,咨詢公司只對培訓進行幫助和指導,這將使企業項目組能更快成長,有能力在將來獨立地對企業新員工開展培訓。同時,完成最終數據準備,并導入到ERP系統中。第五階段:上線支持階段。系統正式上線,項目組進行運行支持。支持工作分為兩級,首先由企業項目組進行支持,對解決不了的問題,由咨詢企業顧問負責解決。
  為了保證項目的有效執行,企業建立了日常事務管理體系,制訂了項目管理標準,規范了項目各階段對日常事務的管理機制和手段。包括雙周滾動計劃、項目會議制度、項目日常工作制度、項目問題和風險管理制度等,有效地降低了項目實施的風險,提高項目實施效率。
  2 建立基于組織和人員的團隊管控
  為了保證ERP項目的順利實施,企業要成立項目指導委員會和項目管理辦公室,項目指導委員會由企業高層參與,負責協調各項資源,決策項目方向。項目管理辦公室,由總經理擔任項目經理,設項目執行經理負責協調日常工作,監控項目進程,對項目委員會負責。辦公室下設若干模塊組,負責具體技術和業務實施工作。各模塊組長由企業中層和咨詢顧問擔任,企業中層是本模塊的流程主管,業務骨干擔任關鍵用戶。同時,企業聘請外部專家組成解決方案專家組,提供行業實踐咨詢和解決方案指導。
  ERP項目是“一把手”工程,由總經理擔任項目經理。特點是企業高層的高度重視和項目團隊的有效組織。企業將ERP工作列為年度重點工作,ERP帶來的管理變革得到了企業高層強有力的支持。企業高層在項目實施階段,調動人、財、物等各項資源參與到項目中,時刻關注項目的實施進度、存在的風險、參與重大事項的決策,準確把握項目實施的方向。同時,企業高層的支持和重視落實到具體行動中,使企業各級員工也認識到項目的重要性和實施難度,從而積極參與,真正擔負起“項目主人”的角色。
  企業中層要充分發揮流程主管作用,全力支持并參與項目實施。在項目準備階段,積極應對系統業務變革,做好業務設計、組織機構和人員調整方案,使各項信息傳遞更為順暢,保證決策的準確性。在業務藍圖設計階段,要主動參與業務流程討論,親自負責業務流程的匯報工作,為項目實施把好第一關;在系統實現階段,要選派業務骨干參與系統測試,對測試結果進行分析和改進,為項目實施把好第二關;在最后準備階段,要組織全員參與,對流程和操作進行培訓和檢查,為項目實施把好第三關。
  業務骨干要充分發揮關鍵用戶作用,全程參與項目實施。通過ERP項目實施,為企業培養一批既懂業務管理又懂信息技術的關鍵用戶。在項目準備階段,他們是ERP理念與模式的學習者,是現有業務的描述者;在業務藍圖設計階段,他們是未來業務策略與流程的設計者;在系統實現階段,他們是系統的調試者和實踐者;到了最后準備階段,除了繁重的數據準備工作外,他們又從學員轉變為了培訓教師;上線支持階段,他們就順理成章成為了上線支持人員。由此可見,關鍵用戶是集多角色于一身的,而系統建設如何、系統功能運用如何、業務流程搭建是否合理,從根本上就取決于這些人。所以,關鍵用戶的選擇必須高標準、嚴要求。
  在ERP項目實施過程中要創造良好的團隊氛圍,這是項目管理的實質。為保證ERP項目正常開展,同時保證企業日常工作正常進行,企業要根據實際需要安排相關人員參與項目實施。ERP項目團隊管理要求企業創造良好的工作環境,使每個團隊成員都能全心全意地投入到項目中,把項目組作為人才培養基地。無論是在項目建設階段,還是在項目運行維護階段,項目組始終強調,不能讓任何一個成員掉隊,每個成員的工作質量都會影響到整個項目的實施效果。要通過項目實施培育人才、造就人才,最終實現項目上線和人才成長雙贏。
  3 建立基于流程和集成的業務管控
  為了適應ERP項目管理需求,促進企業管理職能由粗放式向集約式的轉變,企業領導者要因勢利導,積極轉變觀念,以流程優化驅動業務變革,以業務集成驅動管理改進,提升ERP項目實施的效果。企業領導者要認真學習科學發展觀,積極貫徹ERP管理理念,加強對系統實施的認識,適應企業的信息化建設總體戰略,滿足企業戰略發展的需要。
  “按需生產,精益制造,柔性應變”,是當前ERP精益生產的解決方案,也是制造業生產管理的最高境界。通過ERP項目的實施,企業實現了按需生產,通過運行MRP自動生成生產訂單,生產訂單可以精確到件,從而實現從計劃下達、物料需求、生產執行到庫房的全過程管理,使生產經營信息傳遞時間大幅縮短,生產管理更加透明、高效。
  ERP系統應用的目標是實現物流、資金流和信息流的統一。三流合一的管理模式是指企業在實現信息化管理的基礎上,通過建立必要而有效的內部管控機制,實現物流、資金流和信息流的同步化管理模式,這就要求企業在物流管理上發生變革。企業通過ERP項目實施,可以實現物料的集中管理和采購業務的整合。建立企業物料中心,可以實現物料收發的清晰透明,可以對物料實行閉環管理,促進企業物流、資金流和信息流的統一。
  企業通過ERP項目實施,可以實現財務對業務的系統集成和集中管控,財務報表和產品成本實現實時查詢和可追溯,充分利用ERP標準成本管理體系,實現成本核算從平行結轉向逐步結轉的轉變,成本管理從事后核算向事前預算和事中控制的轉變,為改進企業成本管理工作指明了方向,實現了向管理要效益,促進了企業綜合管理水平的顯著提升。
  企業實施ERP項目最終目標是實現核心價值。只有在ERP項目實施過程中加強集中管控,促進企業各項資源的優化和整合,才能在實現企業發展戰略的同時,為企業帶來豐厚的回報,實現企業價值最大化。

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