高等院校財務管理中復雜事務的解決方案
——談財務電算化的“第三方軟件”
南京理工大學財務處 張建華
財務電算化經過多年的發展，在高等院校的財務管理工作中得到普及，對提高工作效率，規范財務管理起到重要的作用。通過長期的投入及運用，財務管理計算機及網絡系統已經成熟，財務部門成為學校網絡最完善、計算機使用最頻繁的部門，整個財務工作完全依賴計算機及網絡系統來維持。
目前財務電算化進程基本上處于狹義電算化階段，所謂狹義電算化就是完全依賴現有的財務核算軟件，處理純財務核算事務，整個處理流程處于封閉的局域網中，通過校園網發布單向的、格式化財務信息。財務軟件供應商(第二方)一般只能提供基本的核算軟件及部分衍生軟件產品，不能滿足財務人員處理各種日常業務的需求，造成高度計算機化及手工操作并存的現象。
校園網絡化、辦公自動化、管理信息化，是高等院校的發展趨勢，目前校園網絡化隨著校園網的建設已經實現，為信息的傳輸完成了硬件準備；推廣普及計算機處理日常工作使辦公自動化初步成型，形成了大量的計算機文件，為管理信息化提供了數據資源；管理信息化在前面兩化的基礎上，要求全校數據資料得到有效利用，它需要一個學校層面上的統一規劃，以及共享標準和操作規范，這個步驟才剛剛開始。財務管理計算機網絡系統經過多年的運行，形成了大量的有價值的數據信息，從整個學校的管理工作看，這些財務信息同樣是管理信息化的重要資源。財務電算化不僅著眼于財務工作的需求，也要融入學校信息化潮流，勢必推動其向廣義電算化階段發展。
廣義電算化是針對狹義電算化而言，具有幾個明顯的特征：
1、電算化不僅僅是完成財務核算工作，它應該能夠解決財務管理工作中各個方面的業務需求，從財務核算拓展到財務管理；
2、業務范圍不僅僅局限于一個部門，財務部門的工作不是孤立于其他管理部門之外，它應該能夠解決跨部門的業務需求，實現部門之間的資源共享；
3、財務信息是一種重要的數據資源，在確保財務數據安全的前提下，通過非接觸性數據交換，經授權、篩選過濾、加密、壓縮處理，能夠被其他部門的管理系統共享。目前學校使用的財務信息網上查詢系統，僅僅是一個單向的發布信息的工具，其形式、內容、不能滿足信息共享的需求。
4、將財務資源運用到最大化。幾乎所有與財務工作相關的業務，通過對財務數據的合理運用都能夠得到解決，關鍵是如何充分使用它。
廣義電算化對財務人員提出了更高的要求，思維需要從“工具→需求”的被動接受，轉換到“需求→工具”的主動完善。財務人員完成具體工作的愿望和能力，經常受到工具的限制，首先去考慮目前的財務軟件有沒有這些功能，這就是“工具→需求”模式，財務軟件既是財務人員有效的工具，又成為阻礙創造性發揮的瓶頸。
要實現“需求→工具”，一方面要求我們具有改變現狀、不斷充實完善的強烈愿望，根據實際工作，提出切實的需求；另一方面僅依賴于財務軟件供應商(第二方)是不夠的，因為他們不可能提供滿足你所有需求的軟件產品，尤其是滿足個別學校的軟件產品，需要借助第三方軟件來解決。
所謂第三方軟件，就是財務軟件供應商(第二方)之外的、與財務軟件及數據庫有密切關聯的軟件產品，這些軟件產品涵蓋面廣，是第二方軟件的補充，是實現廣義電算化的有效途徑。第三方軟件可以自行開發，也可以提出明確的業務需求，委托專業軟件機構開發。
為了將“加強財務管理、提高服務水平”落到實處，我校財務處領導非常重視這方面的探索，多年來我們在廣義電算化方面進行了嘗試，自行研制開發了多項軟件產品，在日常工作中得到廣泛運用，取得很好的效果。
財務數據處于封閉的網絡中，受到嚴格的保護，與其它軟件系統的共享不是進行簡單的硬件聯接，而是進行非接觸性的數據交換，財務核算軟件的必備工具—數據導入導出工具，為此提供了可能。我們已經開發了專門進行這方面工作的“數據轉換軟件包”，它可以獨立運行，也可以嵌入其它軟件系統中運行。具體地，通過財務軟件，將數據導出另存為指定文件，這些文件一般比較龐大，例如我們使用的復旦天翼財務軟件一年的數據分8個文件，近100兆，“數據轉換軟件包”對此進行篩選過濾(剔除與指定業務無關的數據)、壓縮(由8個文件整合成1個文件，5兆左右)、加密，生成適宜在校園網環境中傳輸的“財務數據包”。該數據包有一個調用標準，象函數一樣被方便的讀取，供其它軟件系統使用；第三方軟件可以根據財務軟件要求的格式和標準，生成憑證制單文件，通過數據導入導出工具，導入財務軟件，直接生成憑證，代替人工制單。下面舉幾個實例來闡述。
一、“211工程”及本科評建項目管理信息系統
在校園網環境下運行，由“211工程”辦公室、評建工作辦公室、實驗室與設備管理處、財務處、各建設單位(院系、學科點)等部門使用，多機、多用戶實時處理或查詢“211工程”、本科評建及其他項目。
該系統以項目管理為主線，完成項目計劃管理、采購執行、驗收入庫、數據統計查詢全過程。
1、數據處理功能滿足以下需求：
項目計劃管理：進行計劃編制立項、計劃變更，只有項目計劃部門的計劃管理人員才能進行操作。所有的采購、驗收必須符合計劃的要求，計劃更改后必須進行計劃變更才能執行，所有變更信息被自動保存供日后查閱。
采購執行：記錄所有儀器設備的采購信息，只有設備管理部門的采購人員才能進行操作。采購的設備名稱、數量、價格必須符合計劃要求，系統記錄了反映采購過程的所有信息，包括購銷合同等書面材料可以通過掃描儀生成電子文件保存到系統數據庫中。系統自動生成出庫單，記錄儀器設備發出的信息。
設備驗收、調撥報廢、特殊設備管理：只有設備管理部門的驗收人員才能操作。驗收的設備名稱、數量、價格必須符合計劃的要求，驗收后自動編制儀器編號，現場打印驗收單，財務部門報帳時記錄儀器編號，以此在財務帳與實物帳之間建立關聯。驗收、調撥、報廢的對象除了儀器設備外，還包括設備附件。系統根據設定的標準，自動生成特殊設備庫(一般是大型和精密儀器)，進行專業化、細節化管理。所有以“套”為單位的計劃，其設備無論何時驗收，系統都自動按“套”為單位進行成套設備管理。
財務信息管理：實現項目執行情況與財務核銷信息的無縫結合，能夠實時反映每個項目在財務部門的收支余信息，這些信息包括期初余額、本年撥款、本年支出、期末余額、財務借款、報銷細目(何時、何人報銷)、經費的使用方向。對于非設備類項目，分析其經費的使用方向對于考核項目執行情況是非常必要的。
2、統計查詢功能滿足以下需求：
各級領導、管理部門希望了解項目執行的總體情況、財務核銷進度，以及各具體項目的執行細節、變更情況；
執行過程中，為各級領導審批提供實時依據，例如了解計劃采購、驗收進度、具體執行細節以及財務核銷情況，確定計劃是否能夠繼續執行；
財務部門需要了解每個項目(帳號)經費的核銷情況，以及經費(帳號)包含的具體計劃細目的執行情況；
建設單位既需要了解所屬建設項目的總體執行情況，也需要了解具體細目的執行、核銷情況；
設備管理部門了解資產總量以及在各單位、各計劃類別的分布，生成各類報表。
3、與財務數據鏈接
該系統將項目的執行情況(實物形態)與財務核銷信息進行無縫鏈接，通過讀取“財務數據包”(該數據包經篩選過濾僅包含建設項目的財務信息)，將項目(或是每一臺設備)與財務核銷信息建立一一對應的關聯，實現數據共享。對財務信息的使用，突破財務部門對經費的分類，從項目管理的角度對財務信息進行重新分組，例如篩選出符合指定條件的項目或設備，對所有與之關聯的財務項目群(或財務帳號群)進行統計，滿足項目管理的各種需求，具有很強的靈活性。
財務部門提供了具有統一格式和調用標準的“財務數據包”，對這些數據如何整合、如何使用由調用的軟件系統決定。在學校管理信息化格局中，財務部門多了一個角色—“財務信息資源授權供應者”。
二、科研經費管理信息系統
由科技處、財務處使用，多機、多用戶實時處理或查詢科研項目信息。出于對軍工科研項目的保密要求，敷設從科技處到財務處之間的專用光纖，構建一個網絡系統。該網絡系統是獨立的，與財務網絡不相聯。
該系統涵蓋了從科研合同管理、科研經費分配、財務計劃撥款、各類信息統計、科研決算報表、項目結題全過程。此外還包含經費到款、票據管理、扣稅、憑證自動制單等功能。
1、合同管理：由科研合同管理人員對合同進行管理，科研合同是進行經費分配的依據。
2、經費分配：由科研經費管理人員根據合同及到款情況，實現對經費的分配，包括分配到哪些項目、經費切割、印花稅等細節，打印科研經費撥款單。
3、財務計劃撥款：根據經費分配信息，將銀行到款撥付到指定的項目，同時進行經費切割，扣除印花稅、營業稅、所得稅，進行憑證制單。
4、經費到款：收到銀行支票，由財務人員進行帳務處理，存放在“暫收款”科目。該系統讀取“財務數據包”生成詳細的到款、已分配、節余信息，作為科研經費管理人員進行經費分配的依據，也是財務計劃撥款時的資金來源。
5、票據管理：票據可以預開、撥款時開，也可以補開，可以是免稅的票據，也可以是稅票，系統都能夠記錄在案。經費撥款時自動查找與項目匹配的預開票據進行核銷，記錄票據類型、開票時間、開票金額。如果是稅票，自動進行扣稅處理。
6、憑證自動制單：經費撥款最終需要通過財務人員進行憑證制單來完成，該系統能夠自動生成符合財務軟件要求的憑證制單文件，導入到財務軟件中，無需人工制單，提高了效率，減少了差錯。
7、統計查詢：系統讀取“財務數據包”，將財務核算信息無縫嵌入系統，提供各種類型、各種需求的查詢服務。
8、科研決算：自定義決算報表的格式、取值規則，讀取“財務數據包”，進行各類科研經費的決算。
9、項目結題：由科研處、課題組在系統中確定結題項目清單，財務人員據此生成處理結題的憑證制單文件，導入財務系統，自動完成結題工作。我們曾利用該功能一次性對800多個項目進行結題處理，快速、準確、高效，無需人工操作。利用該功能，進行經費本批量自動轉帳同樣非常方便。
該系統自動化程度很高，只有合同管理部分需要進行必要的文字輸入，部門之間實現資源共享，將科研、財務管理人員的工作量降到最低；具備數據校驗功能，確保合理、準確；支持憑證自動制單，實現全流程的計算機處理；對財務數據的使用更加靈活，根據科研管理的要求和思路，靈活組合財務數據，生成各種形式的統計信息。通過該系統，所有與科研經費管理相關的信息形成了數據文件自動存檔，保證工作的連續性，將人員調動對工作的影響壓縮到最少程度。
該系統最大的特點是，實現了與財務軟件的雙向溝通，財務軟件既是信息的提供者，同時也是信息的接受者。這是一個意義重大的嘗試，為財務電算化進程中如何充分利用和整合軟件資源和數據庫資源探索了一條道路。
三、財務數據脫機查詢系統
財務數據的查詢依賴于網絡環境，該系統實現脫離財務網絡，通過讀取“財務數據包”(該數據包是未篩選的全部數據)，提供完備的財務數據查詢服務。
最典型的實例是，出差期間，例如年終決算會審時需要查詢財務信息，該系統將大顯身手。此外，該系統還可以運用于檔案館對財務數據的電子存檔文件進行數據查詢。
該系統反映的信息與財務軟件基本相似，而且統計方式更加符合財務人員的習慣，篩選匯總更方便。
以上三套第三方軟件實例都是由我校財務處自行開發，我們既是軟件的使用者，又是軟件的開發者，了解業務需求，熟悉計算機及網絡技術，邊使用邊完善，為軟件的實用性、穩定性提供了有力保證。當然，財務人員通過對業務流程的理解和詮釋，提出詳細、現實的需求方案，委托專業軟件公司進行開發，同樣能夠達到預期的目的。
本文提出廣義電算化概念，希望對廣大財務人員有所啟發，突破現有軟件條件的框架，去思考、探索財務電算化發展的方向。
