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探究電算化條件下內部會計控制存在問題的解決措施

近年來會計電算化得到了廣泛運用,實現了數據處理的自動化,使傳統的手工會計信息系統發展演變為電算化會計信息系統。這是會計發展史上的一次重大革命,不僅是會計職業發展的需要,并對會計人員提出了更高的要求。但在推行會計電算化過程中仍存在一些問題,影響了電算化進程,本文對此進行探討。
  一、目前單位電算化管理中內部控制存在的問題及相應的解決措施
  (一)會計電算化人員素質普遍偏低,有待進一步提高
  目前,會計人員的素質相對較低,導致會計電算化還停留在簡單賬務處理上,財務軟件的許多功能得不到充分利用,致使會計軟件中固有的一些內部控制措施得不到真正落實,不能切實提高會計工作效率,也就不能真正為領導當好參謀。身為一名財務人員,一定要緊跟時代步伐,積極主動地學習,不斷提高自身素質,更新知識結構。單位也應積極創造機會組織財務人員外出學習,參加各種業務培訓,使他們的業務能力快速提升。
  (二)在財會軟件的選擇方面
  目前,根據大多數單位一般選擇商品化的財務軟件。其優點是成本低、安全可靠、維護有保障;但同時對會計人員自身的素質要求也很高。如要求會計人員能定義各種計算公式、設置各種單據表格等。這就需要會計人員不不斷加強學習,提高自身業務水平。
  (三)電算化會計基礎管理工作薄弱
  目前,會計電算化基礎管理工作方相對比較薄弱,主要表現在如下方面:第一,對操作人員的職能控制不夠科學嚴密。大多數單位都是程序員兼計算機操作員,這一雙重身份給他們提供了犯罪的便利,增加犯罪行為發生的概率。而電算化所要求完善的人員職能控制制度就是要求適當分工,系統操作人員、管理人員和維護人員這三種不相容職務相互分離,互不兼任,明確每個崗位的職責,以防止對處理過程的不適當干預,這樣就可切實減少利用計算機舞弊的可能性。第二,要加強軟件數據操作控制。軟件數據操作控制主要包括對經濟業務發生控制、數據輸入輸出控制、數據通訊控制、數據處理控制和數據儲存控制等,經濟業務發生時,通過計算機控制程序對業務發生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制。由于計算機處理數據的能力很強,處理的速度也非常快,一旦出現錯誤,影響將很大。因此單位應建立完善的內部控制制度以便對輸入數據進行嚴格控制,保證數據輸入準確無誤。第三,維護過程中也存在一些風險。系統維護主要解決日常操作中計算機硬件、軟件的一些簡單故障。單位往往是操作是出了問題才由通知維護人員進行維護,沒有嚴格的申報和測試驗收制度,且維護過程

也沒有做相應維護記錄,帶有很大的隨意性,具有一定的安全隱患。所以單位應該建立健全相應的操作管理制度、系統維護制度和機房管理制度,財務人員必須應該嚴格遵照執行,嚴格履行報批手續,健全相關記錄,尤其值得注意是,在維護過程中,財務人員必須在現場陪同,不能因為與維護人員比較熟悉而離開,以免數據外流造成不必要的影響,這也是每個財務人員應有危機意識。第四,檔案保管中存在的問題。目前,由于對電算化檔案的重要性認識不足,重視不夠,有時造成檔案管理內容不全面,雖然對數據進行備份,但不能堅持定期備份,如果出現計算機故障就有可能導致數據的丟失,影響了數據的完整性。同時對數據沒有定期檢查機制,致使、出現突發問題而無法采取補救措施。應當同時保存打印出的紙質會計檔案,以磁盤、光盤等軟件形式存在的數據文件資料,因其是隱性的信息,其保管、防改與防盜的技術要求特別強,應加以細心保護和嚴格控制,對磁盤的轉移、交接、使用和維修都必須建立記錄、時間、運用和有效期等內容的檔案,并作適時檢查,要做到防磁、防火、防潮和防塵工作,重要檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點,以確保萬無一失。對采用存儲介質保存的會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于存儲介質損壞而使會計檔案丟失。
  (四)缺乏電算化內部審計監督
  內部審計是內部控制的重要措施。內部審計人員應對電算化會計系統的管理及控制制度進行研究和評價,指出其薄弱環節,提出改善意見,促使被審部門加強電算化會計系統的管理和控制。但目前這方面還做得很不夠。各單位要充分認識到內部審計是內部控制系統的重要組成部分,也是電算化會計下實施內部會計監督的一種手段,從而重視內部審計工作。首先,應加大對審計人員的高層次培訓。使審計人員能適應會計信息化審計需要。其次,由于審計人員的能力有限。不可能對諸多領域全方位了解,故應在外聘請專家協助審計,比如參與軟件的開發階段的可能性分析,軟件運行環節升級可靠性審計、日常處理是否符合內部控制要求等。
  二、確保會計電算化工作有序開展的建議
  各單位要根據通用、安全、易用等多角度選擇符合自身管理要求的財會軟件,并明確規定會計電算化條件下會計工作崗位的設置及職責,對操作密碼嚴格管理,指定專人定期更換密碼,杜絕未經授權人員操作會計軟件;操作人員離開機房時,應執行相應命令退出會計軟件;同時要根據本單位實際情況,由專人保存上機操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容,以此杜絕惡意違規操作行為。保證機房設備安全和計算機正常運行是實行會計電算化的前提條件,要經常對有關設備進行保養,保持機房和設備和整潔,防止各類意外事故的發生;防止對數據和軟件的非法修改和刪除,對磁性介質存放的數據要保存雙備份,確保會計數據和會計軟件的安全保密;對通用會計軟件進行升級和計算機硬件設備進行更換等,要在履行一定審批手續的條件下方可進行;在軟件修改、升級和硬件更換過程中,要保證實際會計數據的連續和安全,并由有關人員進行監督;健全計算機硬件和軟件故障時進行排除的管理措施,保證會計數據的完整性。

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