■ 陳旭鳴
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《財會通訊》 2006年第11期
內(nèi)部控制制度是現(xiàn)代企業(yè)管理的一個重要組成部分,是企業(yè)內(nèi)部各種形式的管理控制的總稱。設(shè)計內(nèi)部控制模型的步驟,主要是確定控制目標,整合控制流程,鑒別控制環(huán)節(jié),確定控制措施,最終以內(nèi)部控制流程圖或內(nèi)部控制調(diào)查表的形式加以體現(xiàn)。其中,內(nèi)部控制流程圖的繪制步驟如下:
首先,選定流程圖符號。流程圖符號是流程圖的語言,它由一系列幾何圖形符號組成。目前,還沒有全國統(tǒng)一的流程圖符號,世界各國的流程圖符號也不一致。本著簡易、形象和公識的原則,筆者設(shè)計了一套流程圖符號:
其次,確定流程圖主線。流程圖通常以控制流程為主線,自始至終繪制,并涉及分支流程走向。
第三,確定流程圖重點。流程圖應(yīng)重點反映控制點、關(guān)鍵控制點及其控制措施,并顯示各種不相容職務(wù)的分離。
第四,編制流程圖說明。鑒于在流程圖中難以顯示各控制點的控制措施,因此要另行編制文字說明表,以配合對流程圖的理解。該文字說明表應(yīng)主要反映各控制點的控制措施以及對應(yīng)的控制目標。通過該表,可將流程圖符號難以表達以及控制流程不便涉及的控制措施,充分、詳細地顯示出來,從而彌補流程圖的固有缺陷
下面以現(xiàn)金控制系統(tǒng)為例,演示其具體設(shè)計。
一、控制目標
根據(jù)《現(xiàn)金管理暫行條例》和有關(guān)財務(wù)制度,現(xiàn)金管理主要應(yīng)實現(xiàn)下列目標:(1)保證現(xiàn)金收支正確合法。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)金管理的相關(guān)規(guī)定,對有關(guān)現(xiàn)金收支業(yè)務(wù),嚴格審核其內(nèi)容,正確計算現(xiàn)金數(shù)額,如數(shù)收付現(xiàn)金,避免錯收、錯支及違法亂紀行為的發(fā)生。(2)保證現(xiàn)金結(jié)算及時適當。企業(yè)應(yīng)該合理安排現(xiàn)金收支時間,適當選擇現(xiàn)金收支方式,提高資金使用效率,避免提前或逾期付款而占用資金和影響業(yè)務(wù)的進行。(3)保證現(xiàn)金存儲安全完整。企業(yè)應(yīng)該嚴格保管現(xiàn)金,安全放置現(xiàn)金,超過限額部分的現(xiàn)金應(yīng)及時送存銀行,防止現(xiàn)金遭受搶劫、盜竊,以及被貪污、挪用等損失,保證貨幣資金安全完整。(4)保證現(xiàn)金核算真實合規(guī)。企業(yè)應(yīng)該結(jié)合本單位實際情況,按照財務(wù)管理制度要求設(shè)計現(xiàn)金收支憑證和核算賬表,如實記錄現(xiàn)金收支業(yè)務(wù),正確核算現(xiàn)金收支數(shù)額,監(jiān)督并反映坐支、私分、私存和非法占用現(xiàn)金等違紀問題,并提供真實、準確的現(xiàn)金核算信息。
二、控制流程
結(jié)合現(xiàn)金收支和核算程序,將其控制流程整合為:(1)授予權(quán)限。企業(yè)管理部門或業(yè)務(wù)部門規(guī)定或指派業(yè)務(wù)人員辦理有關(guān)現(xiàn)金結(jié)算的經(jīng)濟業(yè)務(wù),對于大宗或特殊現(xiàn)金收支業(yè)務(wù),主管部門負責人應(yīng)作專門批示。(2)制取憑證。發(fā)生現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)時,必須填制或取得原始憑證作為收付現(xiàn)金的書面證明。如企業(yè)間銀行提取現(xiàn)金,要簽發(fā)現(xiàn)金支票,以支票存根作為提取現(xiàn)金的書面證明;收進職工的上交款,要以開出的收款收據(jù)副聯(lián)作為收款的證明;支出采購費用或收入銷售貨款,要以發(fā)票正聯(lián)或副聯(lián)作為收付款項的證明。(3)簽審憑證。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在現(xiàn)金收支原始憑證上簽字,必要時應(yīng)填清業(yè)務(wù)內(nèi)容、用途,部門負責人應(yīng)審核簽章。例如,企業(yè)向銀行提取現(xiàn)金,要由出納員在現(xiàn)金支票上注明款項用途并簽章,財會部門負責人審核后加蓋財務(wù)專用章;支付采購貨款,要由采購員簽字,采購部門負責人審簽等。(4)審核憑證。會計部門收到有關(guān)現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)原始憑證后,由會計主管人員或指定的分管會計負責進行審核。對于不符合規(guī)定的憑證,可拒不受理或責成經(jīng)辦人員補辦手續(xù)。(5)編制憑證。分管會計根據(jù)審核合規(guī)的原始憑證,填制收款憑證或付款憑證,簽章后通知辦理現(xiàn)金收支事項。(6)收付現(xiàn)金。出納人員復(fù)核收付記賬憑證及原始憑證,按憑證所列金額收付現(xiàn)金,并在憑證上加蓋“收訖”、“付訖”戳記。(7)復(fù)核憑證。稽核人員或指定人員審查收款憑證及付款憑證。審查合格后,簽章傳遞。(8)登記日記賬。出納人員根據(jù)經(jīng)過復(fù)核的收付記賬憑證,登記現(xiàn)金日記賬。(9)登記明細賬。分管會計人員根據(jù)審簽合格的收付記賬憑證,登記相關(guān)明細賬。(10)登記總賬。總賬會計編制總賬記賬憑證,經(jīng)復(fù)核后登記總分類賬現(xiàn)金科目。(11)盤點現(xiàn)金。出納人員每日營業(yè)結(jié)束后,結(jié)算出現(xiàn)金日記賬的收支和結(jié)余額,清點庫存現(xiàn)金實有數(shù)并相互核對。(12)送存銀行。對于超過庫存限額的現(xiàn)金,由出納員登記現(xiàn)金送存簿后,及時送存銀行,并收取現(xiàn)金送存回單。(13)核對賬簿。月末由稽核員或其他非記賬人員核對現(xiàn)金日記賬和有關(guān)明細賬及總賬,如發(fā)生賬務(wù)誤差,報經(jīng)批準后予以處理。(14)清查庫存。定期或不定期地由清查小組盤點庫存現(xiàn)金,并同現(xiàn)金日記賬余額進行核對。根據(jù)清查結(jié)果編制現(xiàn)金盤點報告單,填列賬存與實存的符合情況。
三、控制點及其控制措施
在上述控制流程中,主要應(yīng)設(shè)置下列控制點及其控制措施:(1)審批。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員辦理現(xiàn)金收支業(yè)務(wù),須得到一般授權(quán)或特殊授權(quán)。經(jīng)辦人員須在反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證上簽章;經(jīng)辦部門負責人審核原始憑證,并簽字蓋章。審查原始憑證可以保證現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)按照授權(quán)進行,增強經(jīng)辦人員和負責人員的責任感,保證現(xiàn)金收付的真實性和合法性,避免亂收亂支、假收假支及現(xiàn)金舞弊等現(xiàn)象的產(chǎn)生。(2)審核。會計主管人員或其指定人員審查現(xiàn)金收支原始憑證。主要審核原始憑證反映的現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)是否真實合法,原始憑證的填制是否符合規(guī)定要求。審核無誤后,簽章批準方可填制現(xiàn)金收付記賬憑證。審核原始憑證可以保證現(xiàn)金收付憑證真實合法,提供正確的現(xiàn)金收付的核算依據(jù),保證出納人員收付現(xiàn)金正確、合法。(3)收付。出納員復(fù)核現(xiàn)金收付記賬憑證及所附原始憑證,按照憑證所列數(shù)額收付現(xiàn)金,并在憑證上加蓋“收訖”或“付訖”戳記及私章。為了加強現(xiàn)金收付控制,必須建立嚴格的出納責任制,對不相容職務(wù)進行分離,即出納員必須根據(jù)經(jīng)過審簽的記賬憑證收支現(xiàn)金,而不能直接根據(jù)原始憑證辦理現(xiàn)金結(jié)算;出納員不能編制收付記賬憑證,不能兼管收入、費用、債權(quán)、債務(wù)賬簿的登記工作及稽核工作和會計檔案保管工作;現(xiàn)金支票、印鑒不能全部由出納人員保管;非出納人員不能兼職現(xiàn)金管理工作等。加強現(xiàn)金收付控制是保證現(xiàn)金實物安全完整的主要環(huán)節(jié),對于明確現(xiàn)金收付責任,防止貪污、挪用、私存現(xiàn)金,以及重付、漏收現(xiàn)金等都具有重要作用。(4)復(fù)核。稽核員審核現(xiàn)金收付記賬憑證及所附原始憑證,并簽字蓋章。復(fù)核記賬憑證可以保證現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)的正確性和會計核算的真實性,防止記賬失實和及時糾正收付錯誤。(5)記賬。出納員根據(jù)現(xiàn)金收付記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬;分管會計人員根據(jù)現(xiàn)金收付記賬憑證登記現(xiàn)金對應(yīng)科目相關(guān)明細賬;總賬會計登記總分類賬 分工登記現(xiàn)金賬簿可以保證現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)有據(jù)可查,并保證各賬之間相互制約,及時提供準確的現(xiàn)金核算會計信息。(6)核對。稽核員或其他非記賬人員核對現(xiàn)金日記賬和有關(guān)明細賬、總分類賬,如有誤差經(jīng)報批準后予以處理,稽核人員簽字蓋章。核對現(xiàn)金記錄可以保證賬賬相符,現(xiàn)金核算信息正確和現(xiàn)金實物安全完整。(7)清點。出納人員每日清點庫存現(xiàn)金,并與日記賬余額進行核對,發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺或溢余,應(yīng)及時查明原因,報經(jīng)審批后予以處理。每天清點現(xiàn)金能夠防止現(xiàn)金丟失和收支、記賬發(fā)生差錯,經(jīng)常保持賬實相符。(8)清查。由財務(wù)部門主管、審計人員和稽核人員組成清查小組,定期或不定期地清查庫存現(xiàn)金,核對現(xiàn)金日記賬。清查時,需有出納人員在場,核對賬實并根據(jù)清查結(jié)果編制現(xiàn)金盤點報告單,填制賬存與實存的符合情況,如有誤差須報經(jīng)批準后予以調(diào)整處理。清查有利于加強對出納工作的監(jiān)督,防止貪污盜竊和挪用現(xiàn)金等非法問題的發(fā)生。
在現(xiàn)金內(nèi)部控制系統(tǒng)各控制點中,“審批”、“核對”和“清查”最為重要。由業(yè)務(wù)部門進行的原始憑證審批,可以保證經(jīng)濟業(yè)務(wù)的真實性、合理性和合法性,這是控制的第一關(guān);由財會部門進行的賬賬核對,可以保證現(xiàn)金收付和會計核算的正確性,這是及時發(fā)現(xiàn)金收付和現(xiàn)金賬務(wù)記錄錯誤的主要環(huán)節(jié),對于保證會計、出納人員工作質(zhì)量具有重要作用;由清查小組進行的庫存現(xiàn)金清查,可以保護現(xiàn)金安全完整,這是保護現(xiàn)金實物安全的最后一環(huán)。因此,這些環(huán)節(jié)都是現(xiàn)金控制系統(tǒng)中的關(guān)鍵控制點。
四、現(xiàn)金業(yè)務(wù)控制系統(tǒng)流程圖
按照現(xiàn)金控制流程以及該系統(tǒng)需要設(shè)置的控制點和控制措施,可將現(xiàn)金業(yè)務(wù)控制模式以流程圖的形式,設(shè)計為以下的“現(xiàn)金控制系統(tǒng)流程圖”及其控制點說明:
當然,上述現(xiàn)金內(nèi)部控制模式只是比較概括的一般演示模式,并不是通用模式,在實際工作中可以借鑒其思路,而不能照搬該系統(tǒng)。各單位必須根據(jù)各自實際情況加以具體調(diào)整和修訂,甚至重新設(shè)計。
(編輯 李澤國)
