合同是兩個或兩個以上當事人為實現一定的經濟利益而達成一致的協議，是商品經濟的產物，是商品交換的法律表現形式。現代企業的經濟往來，主要是通過合同形式進行的。在市場經濟條件下，企業為實現一定的經濟目的、明確與其他當事人相互權利義務關系而簽訂合同，是企業經營活動中不可避免的行為。合同產生在合同管理的前期階段，在這一階段企業往往比較重視，一旦合同簽訂了，施工任務到手了，合同權利義務確定了，一些企業往往就把合同拋之腦后了，甚至忘記了合同履行過程是實現權利義務的過程，而僅僅把它看成是生產過程的一部分。因此，企業合同管理的問題大多數產生在中期和后期履行階段。但這并不是說合同管理的前期階段就沒有問題，前期階段所出現的問題，多數是由于急于簽訂合同而過于草率，不能夠將涉及到的問題考慮全面。合同管理是防范企業法律風險的基礎性工作。筆者主要從合同管理的以下幾個方面論述合同在現代企業中的管理及運用：一、現代企業合同管理中存在的風險；二、企業應如何采取措施應對。
一、現代企業合同管理中存在的風險
（一）合同簽訂階段常見的風險有：
風險一：合同法制觀念淡薄，風險意識差。企業簽訂合同時缺少對對方資信的調查了解，沒有審查對方的法人營業執照或自然人身份證、法人授權委托書等相關資質材料。更有一些企業沒有建立有效的合同管理制度，致使合同原件丟失或僅保存一些復印件，一旦自己的合法權益被損害便無法主張自己的權利。另外對銷售人員的相關授權不明也是容易引發糾紛的原因之一。有的企業沒有明確的銷售人員授權制度，有的單位超過應有的權利范圍對外簽訂合同，有的一般員工未經授權也對外簽訂合同。由于司法實務中對證據認定規則以及民事責任歸屬確認都有較明確規定，而這些規定，對這些未經授權人員所訂立的合同所致的結果，往往做出對企業不利的處理。
風險二：合同主體不當。合同當事人主體合格，是合同得以有效成立的前提條件之一。根據我國的《合同法》、《民法通則》等法律法規和司法解釋的規定，法人的分支機構需由法人的授權委托書才可以享有對外簽訂合同的資格，同時作為法人職能科室是無權對外簽訂合同的。現實中一些企業的供應站、辦事處、銷售科等職能科室或分支機構經常代表法人對外簽訂合同；更有一些企業的銷售人員直接代表法人對外簽訂合同，既無法人授權委托書，又無身份證明，一旦發生糾紛責任很難明確。
風險三：合同文字不嚴謹。不嚴謹就是不準確，容易發生歧義和誤解，容易導致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效合同，應當體現雙方的真實意思，而這種體現需要靠準確明晰的文字作載體。
風險四：合同條款不夠全面、完整。一些企業簽訂合同的條款過于簡單，或僅約定幾條意見，對合同主體雙方的權利義務及違約責任等條款不作約定；或合同條款約定的意思不明確、不具體等都容易產生法律風險。例如：合同約定按需供貨，從理論上而言，合同的成立僅有主體和標的就可以成立，但是標的的數量如果不明確很容易產生糾紛致使合同不能履行。如：合同約定以合同法解決爭議，由違約者承擔違約責任等條款等于沒有約定，簽訂合同時未充分考慮到企業自身的風險，從而積極從簽訂合同條款中予以避免，風險可想而知；再例如：合同法規定了協商、調解、仲裁和起訴四種合同爭議的解決方法，簽訂合同時應盡量明確是采取那一種方法，對企業來說更為有利，如若真正發生糾紛，再考慮則一切為時已晚了。
（二）合同履約階段存在的風險有：
風險一：合同內容應變更而沒有變更。在合同履行過程中，合同變更是正常的事情，包括合同內容變更和合同主體的變更兩種情形。問題在于不少負責履行合同的的管理人員缺乏這種及時變更的意識，結果導致了履行合同出現了問題，增加了企業風險，沒有能夠有效的保障合同目的的實現或更好的履行合同。
風險二：合同履行過程中，經常會發生一些必要的文件、報告、會議紀要等相關資料，這是合同動態管理的需要，是履約的一種手段，也是企業自我保護的一種措施，可惜這一點往往被許多企業忽視了，結果導致了合同履行或結算不暢通，出現風險。
風險三：應當及時追究的合同條款而沒有及時追究超過了訴訟時效。超過了訴訟時效等于放棄權利主張，等于權利人放棄了訴訟權。如：建筑行業被拖欠工程款的情況相當嚴重，有些拖欠沒有訴諸法律，但當起訴時才發現已超過了兩年的訴訟時效，無法挽回損失。
風險四：企業作為合同當事人應當行使的權利卻沒有行使。《合同法》賦予了合同當事人多種抗辯權，有同時履行抗辯權、不安抗辯權、后履行抗辯權。但大多數公司不會合理及時行使，如：發包方不按合同約定時間支付進度款，承包方可以行使抗辯權停工，但卻沒有行使，怕單方面停工要承擔違約責任，結果客觀上造成了墊資施工，發包方的欠款數額愈來愈大，問題更難解決。
風險五：應當重視證據(資料)的法律效力的卻沒有得到足夠的重視。并不是所有書面證據都具有法律效力的，有效的證據，應當是原件的、與事實有關的、有蓋章和(或)簽名的、有明確內容的、未超過期限的，不具備法律效力的書面證據只是廢紙一張。
二、針對上述風險，企業應采取的措施
策略一：訂立合同應由企業的專門機構來執行，即由企業法律部門管理。
既然企業通過合同所確立的民事關系，是一種受法律保護的民事法律關系，訂立合同的行為就是一種民事法律行為。由此可見，由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業內部的生產、人事、財務等管理工作，已超越了企業自身的界限，使之成為一種受法律規范和調整的社會關系，涉及大量的法律專業問題，所以由企業法律部門管理可以有效地降低合同風險，更好地維護企業的合法權益。
策略二：采取適合企業自身的合同管理模式。
企業的經營規模和企業的組織機構不同，其選擇合同的管理模式也不盡相同。一些大中型以上的企業，因為其各部門分工不同，業務不同，其合同管理的模式應采取企業法律部門統一歸口管理和各業務部門、各單位分口管理的模式。企業法律部門作為企業合同的統一管理部門，對企業合同的簽訂和履行負有監督、檢查和指導的職責。具體操作上，對合同實行分級、劃塊管理，各業務部門(主要有供應、銷售、研發等)和所屬各單位等作為合同二級管理單位，由他們負責本部門、本單位的合同簽訂和履行，向企業法律部門備案，并定期匯報有關合同的執行情況，法律顧問部門隨時檢查和監督。這樣，企業和所屬各部門、各單位對合同的管理做到機構、人員、制度三落實，形成完善的合同管理體系，有效避免合同風險的發生。
策略三：根據企業的實際情況，制定合同管理制度及流程。
要使合同管理規范化、科學化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，合同審批流程可以使合同的管理、審批工作有章可循，同時通過層層審核把關，可將合同風險降到最低。合同管理制度的主要內容應包括：合同的歸口管理制度，合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、保存，法人授權委托辦法，合同檔案管理，合同專用章管理，合同履行情況登記，合同糾紛處理辦法等。企業通過建立一整套規范、科學的合同管理制度和有效地實施和落實各項制度，做到管理層次清楚、職責權限明確、程序規范具體，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態。
策略四：合同管理的具體措施。
企業的合同管理應當是自始至終的全過程的、全方位的管理。根據合同的訂立、履行、結束的時間順序來分，合同管理分為：合同事前防范、事中控制、事后應對三個階段，并且是以合同事前防范、事中控制為主，事后應對處理為輔的合同管理方式。
1.合同管理的事前防范。
（1）簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的基本情況。包括：對方單位是否具有法人資格、有否經營權、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人，除法定代表人外，必須是持有法人授權委托書的法人委托人及其代理權限。做到既要考慮本方的經濟效益，又要考慮對方的條件和實際能力，防止上當受騙，防止簽訂無效經濟合同，確保所簽合同有效、有利。
（2）簽訂合同時，合同雙方當事人權利、義務及違約責任等的規定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。合同內容應注意的主要問題包括：①部首部分，注意寫明合同雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。②正文部分應注意：產品名稱應具體寫明牌號、商標、生產廠家、型號、規格、等級、花色、是否成套產品等；技術質量要求要明確、具體；數量要明確計量單位、計量方法、正負尾差、合理稱差及自然損耗率等；運輸方式及運費負責應具體明確；交（提）貨期限、地點及驗收方法應明確；價格金額必須執行現行的國家定價或國家指導價、市場調節價；違約責任有法定違約金的按規定寫明，法律沒規定或規定不具體的，應具體寫明約定的違約金數額、比例及計算方法。③結尾部分應注意：雙方都必須使用合格的印章――合同專用章，不得使用財務章或業務章等不合格印章；注明合同有效期限。簽訂經濟合同，除合同履行地在企業所在地外，簽約時應力爭合同爭議由企業方所在區、縣人民法院管轄，一旦發生糾紛企業就可以避免許多現實中麻煩。
（3）合同的審批中應嚴格按照合同簽訂的審批權限及流程執行，由專門的法律管理部門或指派專人負責管理合同。審查合同時應注意以下要點：①合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內容是否符合國家法律、政策和公司規章制度的規定；當事人的意思表達是否真實、一致，權利、義務是否平等。②合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務及違約責任是否具體、明確；文字表述是否確切無誤；簽訂合同的依據性文件是否齊全，并嚴格避免事后合同的簽訂。③合同的可行性。包括：當事人雙方特別是的方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經濟損失。對合同內容等各方面對審核要嚴格按照審批權限及流程，逐級上報審批，這樣可以有效的預防合同糾紛的發生，維護企業合法權益。
2.合同管理的事中控制。合同管理的事中控制就是對合同履行過程進行跟蹤監督和管理。合同簽訂的主要目的是保障合同的及時有效履行，防止違約行為的發生，所以企業法律管理部門對合同的履行進行跟蹤監督是十分必要的。通過監督可以及時了解企業各類合同的履行情況，及時發現影響履行的原因，以便隨時向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發生。合同管理的事中控制是既要保證自己嚴格按合同約定行使權利和履行義務，也促使對方嚴格按合同履行義務。如果合同履行過程中出現合同變更等情況，應及時對合同變更的協商過程和協商結果進行評估和記錄，并采取簽字蓋章等方法確定。因此，合同的事中管理工作非常關鍵，為了保證合同得以切實履行，需要法律管理部門同財務部門、供應、銷售等相關部門密切配合，實施有效的管理，才能得以實現。
3.合同管理的事后應對處理。合同關系是一種法律關系，違約行為是一種違法行為，要承擔支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。合同事后補救主要是合同履行出現問題，即合同的一方當事人出現違約行為后的應對措施，一旦發生違約情形，法律管理部門應區別情況，及時固定證據，并積極準備應對策略，采用協商，仲裁或訴訟等方式予以解決，盡量為企業減少損失。事后應對處理是在事前防范和事中控制沒有奏效的情況下，為減少企業的經濟損失，維護企業的合法權益不得已的措施之一，但也是合同管理的最后保障。
合同管理是企業經營管理中的一項重要工作，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內容，而是一種全過程、全方位、科學的管理。只有簽訂合同前周密的防范，履行合同中采取有效的管理，合同履行后進行妥善的補救才能做好合同管理，避免產生損失，實現企業效益，真正提升企業的管理水平。在當前信用體系有待健全、法院民事執行力度疲弱的社會環境之下，企業更應加強自我保護意識，充分運用現有的法律規則來管理合同，企業若能對合同實施有效管理，將為企業管理水平和經濟效益的提高產生巨大的推動力。
