Excel是現代財會人員手中的電子算盤，是日常財會工作中應用最多的數據分析工具。但是廣大財會人員對Excel的應用水平大多處于初級階段，而且在Excel應用中存在很多誤區。根據筆者在會計師、注冊會計師和高級會計師全國統一考試輔導時問卷調查得出的結果，一共發放問卷360份，回收有效問卷326份。根據調查Excel主要功能使用情況，運用FREQUENCE函數，以Excel功能使用頻率為分段點，得出Excel功能使用頻率表，見表1。根據Excel功能使用頻率表，生成功能使用圖，見圖1。通過上述財會人員Excel功能使用頻率圖可以看出，差不多75%的財會人員只使用不到20%的功能。并且可以看出，大多數財會人員應用的都是Excel最基本的功能，或者說不需要特別的學習就能夠使用的功能。但是很多財會人員忽略了一個基本事實，那就是解決同一個問題的方法往往有很多種，有的方法很簡單，但是在使用的時候會浪費大量的時間。有的方法雖然需要學習，開始的時候可能覺得比較復雜，可是一旦掌握了這些經過學習之后才能掌握的方法，在后面的工作中就會節省大量的時間。
一、Excel在財會中應用存在的問題
（一）工作簿設置不合理 Excel是一個以工作簿作為存儲文件的電子表格軟件，由于財會人員在手工工作環境下的會計憑證、各種賬簿和各種報表等均是以表格的形式展現的，所以廣大財會人員對Excel比較親切，使得Excel在財會工作中使用的頻率比較高。但是Excel畢竟是電子表格軟件，不是一頁頁的紙張，工作簿是由若干張工作表組成的一個簿記，同一個工作簿中的各工作表可以相關關聯，形成一個整體，實現數據共享。可是在現實的財會工作中，財會人員運用Excel工作簿存在著兩個極端的誤區，要么忘記了Excel工作簿可以包含多張工作表，只把Excel當作一張紙來使用，往往只用一張工作表；要么把相關或不相關的工作表都放在一個工作簿里，導致一個工作簿文件很大。忘記了Excel是以工作簿作為存儲單元的，或者不知道Excel文件在使用時是把整個工作簿的數據放入內存中，如果工作簿包含的工作表特別多，工作簿文件很大，這將占用非常多的系統資源，結果造成一次簡單的操作就要花費很長的時間，大大降低了工作效率。
（二）工作表運用不科學 許多財會人員缺少數據庫的概念，把Excel工作表當成一個裝數據的筐，不管什么數據類型都往里面裝。還有的不懂數據共享的原理，每張工作表各不相關，沒有辦法進行數據篩選和排序等操作。比如，一個公司有23種產品，公司的具體負責產品管理的財會人員就在一個工作簿中設置了23張工作表，每種產品一張工作表，結果在輸入產品數據的時候要經常在23張表之間切換，還常常出錯，整天忙得焦頭爛額。
（三）數據輸入、處理和輸出區域不明晰 Excel是數據分析的工具。而數據分析包括數據的輸入、數據的處理和數據的輸出三個密不可分又有界限分明的環節。可是財會人員在應用Excel的過程中，很多財會人員沒有認識到數據分析三個環節的關系，往往在數據輸入的工作表按數據輸出的格式進行合并單元格等設置，結果導致數據處理工具無法正常使用，只能用簡單的函數在一個工作表中完成數據輸入，數據處理和數據輸出工作。這種數據輸入、處理和輸出區域不明晰問題，導致Excel應用水平的下降，把Excel工作表當成了一張紙來使用，先劃表格，再在其中輸入數據，最后通過自動求和等簡單的函數進行數據處理，降低了Excel的使用效率。
（四）宏與VBA應用不到位 在財會工作中有很多重復的操作，對于這些重復進行的操作，如果能夠事先想好操作的步驟，錄制成宏，以后在使用的時候只要運行宏就可以快速地完成數據處理工作，而不用每一次都重復單調的鼠標操作過程。如果能夠理解宏和語法結構，會用VBA修改已經錄制的宏，就可以與計算機對話，不僅可以重復已經進行的操作，還可以改變操作過程，實現分支或循環過程，以滿足工作智能化的需要。可是很多財會人員對宏一無所知，結果每次都辛苦地進行重復的操作，把大好的時光浪費在鼠標的重復點擊中。
（五）模擬手工處理多，體現信息技術特點少 財會人員應用Excel存在的諸多問題，其根源在于很多財會人員沒有信息技術的思想，在Excel電子表格中的操作是模擬手工來進行的，很多財會人員沒有樹立數據庫的思想，沒有數據結構的概念，沒有數據共享的知識。很多財會人員不知道可以把工作中經常需要輸入的內容自定義為序列，也不知道運用數據有效性可以進行序列選擇輸入，更不知道可以把數據處理中經常調用的數據或工作表區域定義為名稱，然后就可以在數據處理中進行名稱引用。
二、Excel財務管理應用對策
（一）加強財會人員Excel知識培訓 財會人員繼續教育除了學習一些財經法規和新的會計準則外，還應該從財會工作的特點出發，進行Excel在財會中應用知識的培訓。使財會人員樹立信息化的思想，掌握Excel的技術特點，從數據輸入、數據處理和數據輸出等環節全面學習Excel知識。提高財會人員應用Excel進行財會數據處理的能力。（1）在數據輸入方面。應該樹立數據結構和數據庫的概念，理解字段和記錄，并熟悉數值型、文本型、日期型等常用的數據類型。能夠根據工作的實際需要設計工作表的數據結構，確定需要哪些列，每一列都是什么數據類型。進而根據需要輸入數據的特點從準確、高效的要求出發，合理確定數據的輸入方法。如果所有輸入的每一條記錄的某個字段均有不同的內容，不能事先確定輸入的各單元格的內容，則可以使用記錄單來輸入和管理每條記錄的各字段的數據。運用記錄單來輸入和管理數據，能夠避免直接在工作表中的單元格中輸入數據而產生的差錯，并且可以減輕大量輸入數據帶來的疲勞，減輕輸入數據的勞動強度，提高數據輸入的準確性和工作效率。如果每一條記錄的某些字段有確定的輸入內容，則可以事先按數據共享的原理把常用的輸入項目（比如部門、客戶、供應商、材料、產品等），在工作簿中的一個工作表中進行初始設置，并且為便于在整個工作簿中各工作表之間的引用，可以把這些常用的輸入項目定義為名稱，然后通過數據有效性進行下拉菜單式的序列輸入可以提高輸入效率和準確性。如果懂得VBA編程和宏的使用，可以專門在一個工作表中設計輸入界面，也可以設計成窗體，這樣輸入數據會更方便。另外，對于財會工作中經常需要輸入的內容，可以分類自定義為序列，然后在需要的時候就可以通過拖動鼠標進行序列輸入，可以提高輸入數據的效率和準確性。另外，在數據輸入方面要特別注意數據的共享性，如果已經有現成的數據，包括Excel工作表數據，其他數據庫數據，或知道網上可以找到相應的表格數據。則可以通過Excel導入外部數據或新建Web查詢功能直接引入現有的數據，避免不必要的重復輸入數據，不僅能夠大大減輕財會人員的勞動強度，而且也避免了數據重復輸入出現差錯的可能性，有利于提高數據的準確性，提高數據處理效率。（2）在數據處理方面。根據所處理數據之間的關系和數據處理要求，盡可能使用公式或函數。提高運用Excel處理財會數據的能力，首當其沖的就是運用好公式或函數。實際上Excel中的大量函數就是軟件公司事先設置好的公式，只要按規則給出相應函數的自變量，就可以方便、快捷地得到數據處理的結果。Excel的函數有300多個，財會工作中常用的有50個左右，而且這些函數有的可以自身嵌套，有的還可以把其他函數作為其參數使用。只要掌握了常用函數的使用方法，就可以提高財會人員的數據處理能力。在數據處理方面除了公式和函數的應用之外，如果能夠學會單變量求解、方案、公式審核、規劃求解等工具的使用方法，并且掌握排序、篩選（包括自動篩選和高級篩選）、分類匯總、模擬運算表、數據透視表等數據處理方法，則能夠使財會人員的數據處理能力提高到一個更高的水平。（3）在數據輸出方面。根據數據輸出的需要確定信息輸出的類型，是屏幕顯示輸出，打印輸出。并利用技術手段有效地設置相應的輸出格式，比如需要在每頁的頂端打印標題，打印表格的背景圖案等。
（二）運用系統思想設置工作簿 系統是由若干相互關聯的部分構成的有機整體。在財會工作中應用Excel也必須樹立系統思想，要根據需要設置工作簿。一般應將具有相關性的具有同質性工作表放在同一個工作簿中，以便于各工作表中的數據引用，實現數據共享。雖然不同工作簿之間的數據也可以通過超級鏈接相互引用，但是由于Excel是把整個工作簿作為數據處理對象的，同時打開多個工作簿會占用更多的系統資源，如果文件比較大會使運行速度變慢。所以，設置工作簿時必須考慮工作表間數據的引用關系，把需要引用數據的工作表放在同一個工作簿中符合系統思想的要求。
（三）優化工作表的數據結構與功能區域 沒有數據庫概念和數據結構知識的財會人員，在使用Excel工作表時往往只把工作表當成一張紙質的表格那樣使用。往往像在紙上畫表格一樣，在工作表中通過合并單元格等操作畫出類似紙質格式的表格，然后在其中輸入數據，并通過設置四則運算公式或用SUM等簡單函數進行計算。這就是目前大多數財務人員運用Excel工作表的方法。實質上這樣應用Excel沒有發揮出電子表格的作用，應該樹立數據庫的概念，根據數據的結構正確設置工作表，分清數據輸入、數據存儲、數據處理和數據輸出功能，通過不同的工作表或不同的區域來實現不同的功能。首先，對于輸入數據的工作表，應該根據需要輸入數據的特點選擇有利于提高輸入效率和準確性的數據輸入方式，對于需要重復輸入的數據，可以通過預先在一個工作表區域中定義名稱，然后就可以在不同的工作表中進行引用，并可能通過使用數據有效性形成下拉列表的序列輸入。這樣可以提高數據輸入效率。如果各個字段輸入的各記錄的數據都不同，但輸入的數據量比較大，為了提高數據輸入的準確性，減輕財會人員由于長時間直接在工作表的單元格中輸入數據引發的疲勞，建議使用數據菜單下的記錄單功能輸入和管理數據。另外，如果對輸入的數據有驗證準確性的要求，并且需要下拉列表方式輸入某些字段的數據，可以專門在一個工作表中設計一個輸入表，就像輸入記賬憑證一樣，然后通過保存數據的宏命令把輸入數據表中的數據存儲到另外的數據庫表中。其次，作為存儲數據并需要進行數據處理的工作表，最好保持原始表格樣式，以工作表標簽作為數據庫的標識，不要在第一行合并單元格輸入表格的標題，也不要有合并單元格等可能影響正確進行數據處理的操作，這樣形成簡單的行列結構的數據庫，有利于對數據庫表中的數據進行排序、篩選、分類匯總、數據透視等數據處理。另外按管理要求進行數據處理，最好能夠用專門的工作表調用數據庫表的數據進行數據處理，而保持原數據庫表的數據不變，以免由于誤操作或因數據處理后破壞原有的數據，造成數據混亂和損失。最后，作為數據處理結果需要輸出數據的工作表，可以按輸出數據表格的格式要求通過合并單元格等操作進行格式設置，然后運用函數或鏈接的方式引用數據處理結果，并輸出。
（四）提高Excel應用的智能化程度 在財會工作中，很多操作都具有重復性，對于這些重復性的操作，如果能夠錄制宏，然后在以后的操作過程中運行宏，可以提高財會人員的工作效率，并減少由于誤操作而造成數據處理差錯的可能性。一般沒有接觸過宏的財會人員以為宏很復雜，或者根本不知道有宏的存在。實際上只要財會人員懂得錄制宏的知識，并會運行宏，如果可能的話再掌握一些修改宏的知識，可以大幅度提高財會工作效率。
