高職院校固定資產是國有資產，是學院進行教學、科研、后勤等工作的物質基礎和必備條件，是衡量高職院校辦學規模和辦學水平的重要指標之一。加強固定資產管理，可以有效防止國有資產流失，提高固定資產的使用效益，保障學院各項工作的正常開展。
一、高職院校固定資產管理存在的問題
事業單位的固定資產是指使用年限在一年以上，通用設備單位價值在500元以上、教學科研等專用設備單位價值在800元以上，并在使用過程中基本保持原來物質形態的資產；或者單位價值雖然不足規定標準，但耐用時間在一年以上的大批同類物資，列入固定資產管理。
其一，資產管理意識淡薄。部分高職院校在資產管理工作中比較重視對資金的管理，而對儀器設備管理卻重視不夠，存在嚴重的“重貨幣資金不重財產物資”的片面資產管理思想，對國有資產的使用缺乏系統的、有效的監督機制，短期行為較為嚴重，進而導致國有資產的流失。另外，高職院校資產購建以各使用單位為主，“誰購買誰擁有，誰擁有誰使用”的現狀形成了資產名義上是學院所有，實際上是使用單位所有的管理體制。由于資產管理與資產使用部門間的責任不明確，各使用單位之間缺乏順暢的溝通與協調，在很大程度上造成了固定資產的浪費和使用壽命的縮短。高職院校設備高投資低效率，有的甚至長期閑置，造成嚴重浪費；管理手段沒有采用信息化手段，依舊停留在手工登記和監管資產上，數據有陳舊和靜態的特征，不能及時反映資產的存量分布和動態變化。
其二，固定資產管理制度不完善。不少高職院校的固定資產制度不健全，比如在資產的預算配置環節缺乏科學有效的審核機制；在資產購置環節沒有清晰和規范的程序；對固定資產的長期管理也不到位未進行定期清查盤點，以致家底不清，資產賬、卡、物不相符；未建立固定資產移交制度，造成固定資產管理部門登記的使用人與真正的實物持有人不符，甚至少數人員離職后將其使用的固定資產據為己有，造成固定資產的流失。
其三，固定資產缺乏評估。受政府辦學體制的影響，很多高職院校對固定資產的管理至今仍局限于資產賬面管理， 夸大了高校資產的價值，對資產使用效益缺乏必要的評估。高職院校的資金來源除了財政撥款外，高校學費收入逐年增加，借貸資金、民營資本也相繼介入。財政撥款占高校全部資金來源的比重逐年下降，只能勉強維持正常人員經費的開支，在高職院校購建固定資產的資金來源渠道多元化的情況下，固定資產的性質也發生了變化。但是現在事業單位會計制度仍然未要求對教學、科研所占用的資產使用進行完全成本核算，沒有制定具體的資產成本核算及計提折舊的實施辦法。
其四，固定資產利用率低、共享性差。部分高職院校為了評估或其他需要建立實訓室，未考慮專業設置未進行充分論證，只知道建立機房，建成后開出率利用率很低，有的甚至無長期規劃購置固定資產，之后長期閑置不用，未充分發揮固定資產的使用價值，另外由于高職院校固定資產所有人一般為各單位或部門，難以實現資產在全院范圍內共享。
其五，固定資產管理員兼職現象普遍、整體素質偏低。目前，高職院校多進行精簡機構，由此出現了固定資產管理工作有的納入黨政辦公部門、有的納入綜合部門、有的納入后勤部門，專職的固定資產管理人員編制偏少，有的單位甚至全部是兼職人員，這與快速發展的規模不相適應；管理人員的學歷職稱層次較低、專業技術水平不高也是客觀存在的事實，加之忙于應付日常的事務性工作，無法學習，在一定程度上制約了管理能力的進一步提高。
二、基于風險管理與內部控制視角的高職院校固定資產管理加強措施
高職院校對固定資產的管理和使用應貫徹“統一領導、分級管理、責任到人、合理配置”的原則。從風險管理和內部控制角度提出加強固定資產管理的措施，如表1所示：
其一，建立由財務部門負責人、主要固定資產使用單位負責人、資產與設備管理處負責人、分管院長、學院院長等組成的學院國有資產管理委員會統一制定固定資產管理政策和預算。一般固定資產使用部門應于每年12月完成下一年度設備購置計劃的申報，購置計劃應以項目形式進行申報，并附可行性論證，行政辦公設備按標準予以配置，學院每年核定一定數額的零星設備購置費、教學儀器設備由教務處初審，審核通過后報資產與設備管理處，由資產與設備管理處匯總上報審定，學院國有資產管理委員會根據審定結果，資產與設備管理處編制年度經費預算，并報學院財務管理委員會審批。批準后由財務處下達經費預算。
其二，使用統一的固定資產管理系統，與財務系統建立接口。根據教育部頒發的《高等學院固定資產分類及編碼》（第三版），學院固定資產分為十六類：房屋及構筑物；土地及植物；儀器儀表；機電設備；電子設備；印刷機械；衛生醫療器械；文體設備；標本模型；文物及陳列品；圖書、音像制品（含計算機應用軟件）；工具、量具和器皿；家具；行政辦公設備；被服裝具；牲畜。
建立高職院校固定資產網絡化管理體系，變靜態管理為動態管理，事后監督為事前審查和實時監控，逐步形成對資產的投入需求、形成方式、調撥使用、審核報銷、會計核算、處置報廢的監控模式，使固定資產從需求、購入、使用直至報廢都處于制度的嚴密監督和管理之下。 高職院校財務部門設置、登記固定資產總賬和分類賬簿；資產與設備管理處設置固定資產分類、分戶明細賬簿；使用單位設置分類明細賬簿和固定資產卡片，明細賬簿應按品種設置賬戶，按類設置匯總賬頁，反映各種各類固定資產的數量和金額。固定資產卡片要登記名稱、財產編號等，一物一卡，由使用人員承擔保管責任。 隨著固定資產使用時間的延長，固定資產賬面原值與實際凈值的差距會越來越大，不符合會計準則的要求。為了彌補這一缺陷，高校固定資產的會計核算應該通過計提折舊的方式，反映和監督固定資產使用過程中的實物狀態、價值情況。
其三，固定資產使用單位、資產與設備管理處以及按照金額逐級審批對固定資產的增加進行審批、審批后提出采購申請，采購進入招標流程，簽訂采購合同。固定資產使用單位提出固定資產需求計劃并經相關部門領導審批后并在上年所做的年度預算內填寫立項設備購置審批單，設備采購科進行采購需求分析匯總并到固定資產管理系統中調查庫存，如果庫存中有進入調撥程序，如果沒有將由資產與設備管理處審核，并根據金額的大小，由單位審批權限規定逐級審批，審批后由申購單位配合設備采購科實施采購。
圖書由圖書館組織采購；各單位用創收經費、科研經費購置設備，凡單價在一萬元以下，總價在2萬元以下的，可采用詢價或雙人采購等方式自行采購，也可委托資產與設備管理處組織采購；基建項目中的設備由基建處組織招標采購。除上述設備外，其他設備均由資產與設備管理處組織采購。設備的安裝調試工作由使用單位組織實施，供貨商根據使用單位提出的技術要求完成安裝調試工作，使用單位對安裝調試工作負全面責任；資產與設備安裝調試過程中，需要對房屋及水、電等進行改造的，應由使用單位提出改造計劃，報后勤、基建等部門審批后組織實施。
其四，設備的驗收管理，根據收貨單據或入庫單采購合同暫估入賬，待收到發票后暫估沖回。設備驗收工作由使用單位組織實施，根據固定資產類別，由使用單位單獨實施驗收或由使用單位會同資產與設備管理處、相關部門實施聯合驗收。設備驗收時，使用單位應填寫設備驗收報告單，驗收合格后資產與設備管理處負責建賬立卡，資產管理科填寫固定資產入庫單，附申購表、發票、驗收報告等并辦理入庫，編號、建賬手續等，月末入庫單匯總后交財務處簽批及報銷處理，財務處將固定資產登記入賬。
其五，資產管理人員打印、黏貼固定資產編碼，并登記存放地點、維修計劃等。固定資產增加后由資產管理員打印資產條形碼標簽交由使用單位貼標簽，標簽上需注明相關信息。高職院校應配備具有一定責任心和工作能力的人員擔任資產管理員：及時做好本單位固定資產賬、卡的登錄、標簽粘貼和有關統計報表等工作；統一辦理固定資產的申報、驗收、入庫、領用、借用、報損、報廢及其它工作；按資產管理部門要求開展本部門固定資產清查工作，發現問題及時向本單位領導和資產與設備管理處匯報；協助本單位離職離崗人員做好固定資產移交手續。對資產管理人員應經常進行業務培訓，對各單位的固定資產管理工作進行指導、監督和考核。
其六，固定資產日常管理，定期、不定期維護，盤點等。主要包括：
?。?）日常管理。固定資產使用單位必須建立健全固定資產日常管理制度，做好防火、防盜、防暴、防潮、防塵、防銹、防蛀等工作，落實安全防護措施，確保完好和使用安全。對精密貴重以及容易發生安全事故的儀器設備，使用單位應制定具體操作規程，指定專人進行操作；對購置儀器設備、文物、陳列品以及基建過程中形成的各類文件資料，固定資產管理部門必須及時收集、整理、妥善保管。固定資產已屆使用年限確實無法使用的可予以報廢，使用年限參照國家有關標準。未到使用年限的固定資產原則上不予報廢處理。 固定資產的報廢由使用單位提出報廢的理由和意見，經使用單位和分管領導同意后填寫《固定資產報廢審批單》，經鑒定后報資產與設備管理處，由資產與設備管理處匯總后經學院同意上報省教育廳、財政廳批準核銷。
?。?）定期、不定期維護。各使用單位設備維修費應采用“核定經費、超支自理、結余留用”的原則，各部門進行設備維修，首先應由使用單位設備責任人填寫《設備維修申請表》，經使用單位負責人審批后實施維修，并由本單位組織進行質量驗收，記錄維修結果。各部門設備維修費用，在學院核撥的設備維修經費中開支，驗收合格后到財務處辦理報銷。《設備維修審批單》平時由各部門資產管理員或其他指定的專人保管，每學期結束時上報資產與設備管理處備案。
?。?）資產與設備管理處與財務處應保持定期、不定期對賬，確保賬賬、賬卡、賬實相符。資產與設備管理處和固定資產使用單位每年需進行賬、物清查、盤點，主要查明賬面結存與實有數是否相符，固定資產保管、使用、維修等情況是否正常，確保賬實相符。固定資產使用單位內部每年應由資產管理員組織一次清查、盤點，使用單位在日常實訓室管理過程中也要注意以物對賬、以賬對物，對清查中發現的問題應由使用單位查明原因，說明情況，按管理權限逐級上報，經批準后調整賬目。
