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淺論加強公司營業網點營業款的安全性管理

一、銷售網點營業款管理舞弊動因分析

(一)銷售網點缺乏營業款安全性管理分級稽核控制體系

對于技術開發型企業,股東全部為技術型人才,缺乏公司經營管理方面的業務知識,公司又沒有制定一套較完善的公司經營管理制度對公司管理人員進行約束。而且公司處于從企業發展生命周期的創立階段到成長階段的轉向過程中,各股東都忙于公司的業務發展而忽略了依靠制度管理企業的必要性。

(二)稽核人員和銷售網點財務人員未發揮監督與核對作用

營業網點營業款安全管理主要是為了保證銷售網點實際入賬的營業款與應收款項保持一致,防范門店資金風險。銷售網點把收款情況、現金收款憑證和銀行代收款報表上報至公司營業款稽核人員處進行稽核時,財務人員未依據應入賬款項與銀行對賬單核對一致,使得有關作案人員利用管理漏洞或職責失誤,利用各種違規違法渠道截留銷售網點每天的部分營業款,挪作他用,而公司往往不能及時發現銷售網點營業款短款等異常情況。

因此,營業款稽核人員不僅要對公司具體業務較為熟悉,而且必須具備一定的財務知識。

二、建立健全營業網點營業款安全性管控體系

(一)建立完善的銷售網點營業款安全性稽核管理控制體系

防范公司營業資金風險的必要措施之一就是建立完善的銷售網點營業款安全性稽核管理控制體系,對于中小規模的企業來說,從成本效益角度來考慮,日常的復核工作建立二級復核體系就基本能保證達到監督的效果。下面就對二級復核體系的建立作簡要闡述。

二級復核是公司總部財務部門的存貨管理員、應收賬款核算人員、資金核算人員對公司全部營業網點的存貨、銷售、營業款進行稽核。這級復核要三個崗位的人員同時進行,缺少哪個崗位的復核工作都不行。因為對一個客戶的銷售業務的記錄起點是從貨物的收、發開始的,如果存貨的收、發記錄有誤,則必定影響到應收賬款記錄的準確性,進而影響營業款記錄準確性。三個部門工作應相互協調,復核結果應相互通報。

另外,對于一些有設立審計部門的中小企業來說,對營業網點的營業款的復核除了日常的二級復核程序外,審計人員應進行不定期的抽查性稽核工作,以作為對二級復核效果的檢查。

(二)科學建立統一的稽核制度及考評辦法

稽核制度及考評辦法是營業網點營業額稽核工作順利開展的必要保證,公司總部應明確營業額收入范圍、稽核流程及職責要求,建立起統一規范的營業額稽核管理制度及考評辦法。營業網點營業款稽核制度、考評辦法主要包含以下方面。

1.稽核營業網點營業款的重要性

首先,應當讓公司所有的財務工作人員充分認識到營業網點營業款稽核工作的重要性。資金管理是企業內部控制的重中之重,如果公司資金出了問題,有可能造成公司資金鏈出問題,從而引起公司的經營陷入困難。而各營業網點營業款是公司銷售貨款來源的組成部分,所以加強營業網點的營業款稽核工作是很重要的。

2.稽核銷售網點營業款的準確性

準確性主要體現營業網點向客戶收取的現金不能出現錯收、少收或多收的現象,所收款項須與計量的款項費用相一致,且要核對銀行存款憑證或對賬單以保準確足額交繳。

3.稽核銷售網點營業款的安全性與及時性

安全性涉及到營業網點收到的營業款存放是否安全的問題。因為各營業網點都要存放一些必備的找零錢、費用支出的備用金,當天收到還來不及存入銀行的營業款。因此,各營業網點有必要配置保險柜,有條件的可安裝監控設備,對每天的出納員手中的庫存現金最高限額作出規定,要求出納人員去銀行送存營業款時要有兩個人同去。

及時性就是稽核人員要檢查營業網點的當天應上繳的營業款是否在當天繳存入公司的銀行賬戶。

4.稽核銷售網點營業款的考核管理辦法

對于中小企業來說,因為公司的投資人一般都直接參與公司的日常管理工作,所以公司制定的內部控制制度相對較簡單,考核評價指標相對也較簡單。企業內部的營業網點營業款稽核工作崗位的考核,并沒有像銷售部門以銷售業績作為考核指標,生產部門以產量作為考核指標。營業網點營業款稽核工作崗位的考核不能以某些量化的財務指標作為其考核依據,而是以公司制定的崗位工作要求完成情況作為其考核依據。

營業網點營業款稽核工作崗位的主要工作要求有:檢查各營業網點的存貨收發量、銷售業務、營業款回收方面的記錄是否準確、及時,收到的現金營業款繳存是否及時、足額上繳公司,員工的工作創新能力。對工作考核出色的員工適當的獎勵,是對其工作成績的肯定,能起到鼓勵的作用;對工作考核不合格的員工,可以通過加強培訓來提高其業務水平,對培訓后仍達不到要求的員工,或不愿意接受培訓的員工,應當實行崗位調離甚至淘汰,以確保企業正常工作運轉。

三、完善相關配套措施

銷售網點營業款稽核是一項長期而復雜的任務,公司除了要具備統一規范、科學高效的營業款安全性管控體系外,尚需完善一系列必要的配套措施。

(一)提高銷售網點工作人員的職業道德水平,加強網點財務人員財經法規知識的培訓與教育

公司財務人員除了要參加財政部門要求的會計后續教育培訓外,公司應當定期組織各營業網點財務人員學習新的財經法規知識、公司各項管理制度,加強員工的職業道德培訓。制度是需要人來執行的,如果員工沒有良好的職業道德,沒有工作責任感,企業制定了再好的管理制度也起不了作用。

(二)建設一支綜合素質強的稽核人員隊伍

公司財務人員的穩定性是建設一支綜合素質強的稽核人員隊伍的前提之一,公司要為員工提供一個良好的工作、生活環境,讓員工在企業工作有歸屬感。還要為員工提供學習的機會,只有通過不斷的學習,才能提高自身的業務水平。

(三)建設銀企電子對賬平臺,提高營業款稽核效率

目前公司和銀行對賬比較費時費力,大大降低了銷售網點營業款稽核工作的效率,如果公司能與銀行加強合作,利用對賬平臺完成繳款與銀行到賬數據的電子核對,必將提升銀企對賬效率,從而提升銷售網點營業稽核效率。當然現代的電子科技在公司經營管理中運用的程度,應視公司規模與實際情況而定,考慮成本與效益原則。


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