一、加大資金投入,構建先進完善的醫院財務信息網絡
實現醫院財務管理科學化、現代化、網絡化,離不開計算機網絡的建設與應用。醫院推行會計電算化的最終目標就是通過建立電子計算機信息系統,實現會計工作的現代化。也就是利用計算機代替手工來完成諸如計算、整理、核對、分類、登記等會計核算工作,實現分析、計劃、考核、控制、決策、預測等財務管理工作,借以對醫院經濟活動全過程進行完整、連續、系統、綜合、及時地核算、管理與控制。為此,醫院領導決策層要高度重視與支持全院網絡建設,加大資金投入,加快醫院財務管理網絡化建設步伐,逐步形成以財務部門為中心的多科室相互協作的規范的財務管理網絡,充分利用現代信息技術最大限度地整合現有資源,實現全院信息資源的高度集成和共享,以適應知識經濟、網絡經濟時代的需要,提升醫院的市場競爭力。
目前,很多醫院已實現了包括門診掛號、收費、藥房劃價取藥、入院、住院收費、記帳、結賬、住院費用查詢、病區與檢查科室等在內的網絡建設。醫院財務網絡系統的建成與運行,財務管理將由此從靜態地事后管理走向動態地實時管理,從而大大豐富了財務信息內容并提高了財務信息的決策價值。與傳統手工會計核算相比,它無疑大大提高了財務信息傳輸速度和收費結賬管理工作的準確性和效率,便于醫院領導及時、準確、完整地在線查詢、分析和評價全院財務狀況、經營成果及現金流量,基于網絡財務提供的動態財務信息,迅速做出反應,部署經營活動,提高財務決策水平。
二、按照加強醫院內部控制制度建設要求,合理設置電腦收費結賬機構及崗位
內部會計控制是單位為了達到財務報告的可靠性、經營活動的效率和效果,提高會計信息質量,保護資產的安全、完整,確保相關法律法規和規章制度的遵循等而制定的一系列控制方法、措施和程序。它猶如一個自動預警和維護系統,有利于減少疏忽、錯誤及舞弊行為,改善醫院財務管理水平。
醫院要適應醫療衛生體制改革的需要,建立適合本單位特點和要求的會計電算化條件下的規范的內部控制制度,并切實組織實施,以便從源頭上減少、防范、發現與糾正因會計制度疏漏導致的財務造假與舞弊差錯行為的發生,保證醫院資產的安全。醫院要嚴格按照加強內部控制制度建設的總體要求,建立會計人員計算機操作的崗位責任制,形成完善的內部崗位監督制衡機制,確保收費結賬工作的安全,并將崗位職責的履行情況與工資資金掛鉤,以激發收費員的工作積極性。
具體而言，醫院可以在財務處下設置會計科、財務科、物價科、醫保辦等部門,其中會計科分管全院醫療、科研、教學、行政、后勤各部門及附屬獨立核算單位經費的核算、財務處理等會計核算及會計管理工作,分管資金結算部工作;財務科分管醫院門診掛號收費室、住院結賬處、患者欠費催收的業務及管理工作,分處、科兩級逐級、分級管理,并由收費室和結賬處組長負責門診和住院收費結賬日常管理。醫院在推行電腦收費結賬時,明確各崗位人員職責權限,操作人員權限要分離,實現不相容崗位職務相互分離,每位操作人員要具有其操作密碼,并由系統主管統一監控,通過合理的組織分工及授權批準控制達到相互制衡監督,確保收費結賬工作安全有序運行。
三、加強醫院電腦收費結帳的日常財務管理,保證醫院財務健康運作|
1、輸入管理
電腦收費結帳的先進性和科學性決定了其輸入工作的嚴密性。由于電腦收費系統初始化時,已設置了一套切合本單位實際運作流程的系統信息和程序,因此收費員上機操作時一定要嚴格遵守程序規則,按照會計電算化條件下內部控制制度的要求,在相關崗位的授權范圍內進行工作,以明確財務人員權力。收費員要按程序要求準確輸入以下有關信息:①門診掛號,要正確輸入就診科別、選擇專家教授。②門診收費,包括患者姓名、開單科室、執行科室、費用項目、金額等。③辦理入院時,要按照入院證在護士站窗口正確輸入患者第一手資料,如姓名、性別、年齡、聯系方式、診斷病因、住院員、入院時間、入院病區及科室、預交金額、自費或公費等信息。④住院預交金收費包括患者住院號、姓名、交款金額、交款方式(轉賬支票、電匯、現金、信用卡)。⑤住院記賬時,特別要準確錄入患者住院號、核對姓名、費用項目、金額、開單科室、執行科室等。⑥住院患者出院結賬單,要準確錄入出院治療單以及出院帶藥金額、續交金額及交款方式、余款金額及退款方式等。
醫院全成本管理與分科核算要求正確計算各科室收入與成本,將其作為科室內部分配機制的重要依據,以便合理整合、配置與利用現有醫療資源,降低消耗和醫療服務成本,提高醫院經濟效益和社會效益。此外收費項目和金額的正確、詳細輸入,也有利于增強醫院收費的透明度及合理性,使患者明明白白消費,從而改善醫患關系,樹立醫院良好的形象。
2、收據管理
醫院收費結賬收據應使用財政部門統一監制的收費收據,并由專人集中負責票據保管,在收費員領用時要認真登記、核對領用與銷號情況,要注意督促其及時足額向財務處上交當天收據存根、收款日報表、繳款單及退費、作廢收據,稽核計算機系統儲存的數據、金額與打印單據是否相符,防止收據缺號或遺失,做好財務審核與收據核銷工作。
3、結賬交賬管理
收費系統設置了統一的結賬時間,收費員必須在規定的時點及時統一點擊交賬,否則,當天的收入就不能全部統計在當天的財務中。盡管這筆收入并不會漏掉,電腦會將其計入下一天的業務中,但會計制度要求單位現金收入應于當日結算并繳存開戶銀行,以體現賬賬、賬實相符的原則。為此,財務處應加大收費監管力度,定期或不定期地到各收費網點抽查盤點,保證按時結賬,及時交賬,避免截留現金的現象出現,確保資金安全,防止資金流失。
4、退費管理
醫院各項工作要堅持以患者為中心,方便和服務于患者,對患者正當合理的退費要求,財務處要給予及時解決。退費管理是醫院業務收入管理的一個重要方面,為了使各種退費客觀真實,必須加強制度安排與約束。①規定退費條件和范圍,如患者確實因主客觀原因未做檢查治療或未取藥、加減藥物劑量、藥房劃價差錯等。②制定嚴格、齊全的退費手續制度,每筆退款須履行醫院規定的審批簽字程序。ａ.門診患者退費時,要求其持有相關科室醫生或負責人寫明的退款原因,并經科室負責人簽字蓋章確認的處方、檢查治療單和原始收據,金額較大的要經收費室負責人確認簽字同意,方可退費。ｂ.出院患者結賬退費時,要求其持有經病房護士長及結賬處組長簽字同意退費的出院收據和處方。
收費員在辦理退費時,要注意核對收據、印章、處方及金額,是否符合上述退款條件,是否有已檢查或已退費記錄,避免惡意退費的發生。患者全部退費后,收費員要及時收回其收據及處方,部分退費時要注意收回原始收據,并在其上寫明另開收據序號,以便財務處審核人員根據電腦已保存的記錄核賬。收費員在交賬時要將退費收據及處方、收據存根一并上交財務處統一保管,以備日后查詢。
5、欠費催收管理
醫院要加強患者的欠費管理,及時催收,減少醫療欠費。為此,要加強各科室及病房與財務處收費結賬工作的協作配合。①臨床醫護人員或藥房擺藥人員在輸入患者住院費用時,若發現其預交金不足,應在查房或治療時及時通知患者,促使其盡快補足欠款。②醫技科室對急診患者經醫務處主任同意后,可先檢查后記賬,對其欠費及時通知財務處催收;對一般患者,要促其先交費后檢查。③結賬處要及時通報各病區患者的欠費情況,病房醫護人員也可在電腦上查詢患者每天的住院費用,將一日清單及催款通知單送達給患者,動員其交清欠款。月末,結賬處要及時編制上月未結賬患者欠費報表,上交財務處。財務處可設催款辦,安排專人負責清理欠費,建立應收賬款登記簿,抓好催收工作,并建立相應的催收激勵機制,對催收往年呆賬進行適當獎勵,鼓勵員工想法設法催收欠費,盡量減少醫院損失。
