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上市公司內控自我評價實施案例和啟示

案例介紹:AB股份公司內控自我評價組織與實施AB公司是一家在上海證券交易所上市的集團股份有限公司,2011年度被當地證監局列為內控試點單位。為做好內控自我評價工作,AB從以下幾個方面著手,順利完成年度內控自評工作。
   1.完善制度建設。
   公司依據《企業內控基本規范》等法律法規,制訂并實施了《董事會審計委員會工作細則》、《內控評價實施細則》等規章制度,建立和完善了內部控制檢查和監督體系,明確了內控部、審計部和其他內部機構在內控檢查和監督中的職責權限,規范了內部檢查和監督的程序、方法和要求,使公司形成了多層次的內控檢查和監督體系,并在咨詢中介機構協助下制定了內控自我評價底稿。
   2.明確組織機構和職責。
   AB公司內控自我評價由董事會、監事會、審計委員會、內控部、審計部和財務部在分工與協調基礎上進行。董事會總體負責內部控制的評價,監事會對內部控制自我評價過程實施監督,審計委員會按董事會要求落實內部 控制自我評價,并就相應事項與內控部、審計部溝通,內控部負責牽頭組織內部控制自我評價并做好相關的協調工作,審計部按照規定的程序與方法進行內控評價,財務部協助審計部做好對總部及下屬各子公司的內控評價工作。
   3.組織實施內控自我評價。
   AB公司的內部控制制度是以財政部等五部委發布的《企業內部控制基本規范》及配套指引為依據制定的,公司的內部控制評價工作以公司制定的內部控制制度為主要依據。公司內控自我評價的主要程序如下:第一步:明確內控評價工作范圍,制定工作計劃。在確定工作范圍的時候必須細化到不同層級(各分支機構/部門),并通過工作計劃明確各項任務、責任部門、人員安排和完成時間節點。
   第二步:設計調查問卷和問題清單。內控部必須負責設計調查問卷用以記錄公司部門/分支機構在各關鍵控制領域具體執行情況與評價過程。
   第三步:下發和初步填制調查問卷。在下發調查問卷的同時,公司編制調查問卷填寫指引,以明確調查問卷每項內容的填寫要求,規范各部門填寫調查問卷,保證填寫的質量,同時也方便內控評價人員對填寫的問卷進行審閱。
   第四步:進行內控測試和評價,獲取并審閱支持性文檔。在調查問卷基礎上,由審計人員采取管理層訪談、獲取并審閱相關文檔和抽樣測試等方法進行內控測評,測試過程記入評價底稿。對各業務循環,公司從內部控制設計有效性和執行有效性角度,進行內控評價。
   第五步:匯總并確認發現問題,并與各部門及子公司進行溝通。對問卷填寫與控制測試中發現的所有問題,都必須再一次和相關人員核實并予以確認,然后進行編號與匯總。在控制描述中已涉及了某些支持性文檔記錄,而在測試時無法獲得,需要相關部門負責人解釋原因,并考慮是否需要作為缺陷識別出來。如果支持性文檔不能體現相應控制內容,需要獲得另外的支持性文檔;如果所提供的文檔記錄不能充分證明控制內容存在或者有效,要再次與訪談對象確認并考慮是否需要將該問題作為缺陷識別出來。
   第六步:內控缺陷的評價和報告。企業需要從定性和定量兩方面進行衡量,判斷是否構成內部控制缺陷。如果存在下列情況之一,則可認定內部控制存在設計或運行缺陷:(1)未實現規定的控制目標;(2)未執行規定的控制活動;(3)突破規定的權限;(4)不能及時提供控制運行有效的相關證據。
   公司根據內部控制缺陷影響整體控制目標實現的嚴重程度,將內部控制缺陷分為一般缺陷、重要缺陷和重大缺陷。
   針對每一個控制缺陷,審計部會同相關部門提出整改建議。
   整改建議由問卷和測試的填寫人與執行人在問卷和測試填寫完成后與相關部門管理層討論后擬定完成;整改建議必須內容具體,切實可行。同時,審計部還對各職能部門及子公司的內部控制予以綜合評分,評分結果將與相關負責人的績效考核掛鉤。
   第七步:完成董事會內部控制自我評價報告,撰寫對外披露的內部控制自我評價報告,并報董事會予以審議定稿后對外披露發布。
   內控啟示由于我國上市公司內部控制建設剛剛起步,相關法規要求也是最近幾年提出的,很多上市公司內控自我評價工作也尚處于嘗試探索階段,從AB公司的實踐來看,有以下幾個方面啟示:1.內控評價工作應獲得公司所有階層/級別支持,高層領導必須重視該項工作。
   2.內控評價過程中要注意有效溝通。有效溝通,不僅包括公司內部與管理層的溝通,公司內部各個部門之間的溝通,還包括與獨立審計師溝通,了解整個項目范圍及工作方式,對項目的重要、潛在的問題及時交流。
   3.注意文檔記錄的保管。由于內控評價的過程都要留下文檔記錄,作為所做工作的證據,以便日后外部審計人員的審核評價以及明確責任,對所做評價的記錄必須十分謹慎。尤其要注意避免在缺少對風險進行有效評估的情況下記錄內控缺陷。
   4.要建立相應的內控評價制度,并指定特定機構、人員負責并監督制度的貫徹實施,評價結果要與相關人員的績效考核掛鉤。
   5.安排適當培訓,加強有關人員對內部控制的認識與控制負責人的責任意識,確保知識與技術的傳遞;要學會利用適當的工具,以確保內控評價工作系統有效地進行。

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