某企業(yè)主要從事柴油機(jī)及其零部件和柴油發(fā)電機(jī)組的研發(fā)設(shè)計(jì)、制造和銷售業(yè)務(wù)，隨著企業(yè)不斷進(jìn)行結(jié)構(gòu)調(diào)整、主輔剝離，非核心零部件逐漸由自制轉(zhuǎn)為外購，大量的非生產(chǎn)性業(yè)務(wù)進(jìn)行了外包，采購成為最重要的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之一，年度采購額已超10億元。
對生產(chǎn)采購，公司實(shí)施了戰(zhàn)略采購方式，全部采購業(yè)務(wù)均由采購部進(jìn)行，財(cái)務(wù)部、質(zhì)保部、物流部協(xié)助其對供應(yīng)商進(jìn)行成本、質(zhì)量和供貨管理。但對非生產(chǎn)性采購（下稱“一般采購”），如設(shè)備設(shè)施采購、工程項(xiàng)目外包、辦公用品采購等，在2008年以前，公司一直是專業(yè)全程負(fù)責(zé)制，也即一個(gè)設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)制訂預(yù)算、技術(shù)方案、商務(wù)談判、選擇供應(yīng)商、驗(yàn)收以及安裝調(diào)試等全過程，其責(zé)任清晰、效率高，但也存在大量的控制漏洞。
風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制
分析該企業(yè)的采購過程，主要環(huán)節(jié)包括：計(jì)劃或申請、供應(yīng)商選擇、購買、驗(yàn)收和付款等。可能存在的風(fēng)險(xiǎn)包括：未進(jìn)行申請（或申請未得到有效批準(zhǔn)），導(dǎo)致發(fā)生了不必要的采購；選擇了不符合要求的供貨商，導(dǎo)致采購要求得不到持續(xù)一致的保證；未經(jīng)有效驗(yàn)收或登賬，導(dǎo)致不合格品流入公司或存在賬外物資等等；價(jià)格制定或計(jì)入錯(cuò)誤，導(dǎo)致錯(cuò)誤付款遭受損失等。其采購業(yè)務(wù)關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)為：采購申請環(huán)節(jié)；供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)；采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)。
為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，該企業(yè)采取了以下控制措施：預(yù)算與申請方面，全部采購納入預(yù)算管理，需進(jìn)行采購申請，按照權(quán)限審批后實(shí)施；供應(yīng)商選擇方面，不再由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行，全部集中到采購部實(shí)施，采購部通過比價(jià)采購、招標(biāo)采購等方式確定最優(yōu)供應(yīng)商；驗(yàn)收與付款方面，由業(yè)務(wù)部門按照采購要求進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收結(jié)果反饋給財(cái)務(wù)部和采購部，供應(yīng)商準(zhǔn)備發(fā)票，財(cái)務(wù)部根據(jù)“三單匹配”，核對采購申請（訂單）、驗(yàn)收單和發(fā)票無誤后進(jìn)行付款。
因此，關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)包括步驟：描述作業(yè)程序、定義風(fēng)險(xiǎn)、定義控制目標(biāo)、定義控制活動(dòng)、定義測試活動(dòng)。
控制措施制度固化后，只是完成內(nèi)部控制設(shè)計(jì)，但并不是內(nèi)部控制過程的結(jié)束，還需組織部門實(shí)施和進(jìn)行評價(jià)。
