所謂會計電算化,是指在會計實務中,以當代電子技術以及信息技術等電子計算機技術為主要操作手段進行會計工作,是一個應用電子計算機實現的會計信息系統。它實現了數據處理的自動化,使傳統的手工會計信息系統發展演變為電算化會計信息系統。會計電算化是會計發展史上的一次重大革命,它不僅是會計發展的需要,而且是經濟和科技對會計工作提出的要求。
一、我國會計電算化中存在的問題
1.復合人才的缺乏,電算化會計人員整體素質有待提高
之于會計電算化,它不僅要求操作人員具有會計的專業知識,還要求操作人員具有一定的計算機專業知識,這就需要對會計人員進行計算機相關知識培訓。
第一、計算機培訓教材老化。由于當前科技發展迅猛,計算機的更新換代以及計算機技術也是以目不暇接的速度更新變化著。然而,在現如今市場上的計算機教材,大都是前幾年出版的,知識老舊,對實際操作的指導意義不強。即使是最近出版的也是原先教材的翻新出版,這樣的教材不僅不能達到會計電算化的要求,甚至還會導致會計電算化發展滯后。
第二、會計人員知識不全面,缺乏對會計人員的再培訓和定期考核。相對于傳統的手工會計,會計電算化是人機結合的系統,財務人員不僅要掌握財務知識還要對計算機的硬件以及軟件都要有一定的了解。目前在我國,這種既是會計專業的同時又兼備計算機技術的人才還有很大的缺口,然而對這方面的人才培養還需要相當長一段時間。
2.會計電算化涉及范圍的局限:缺少具有管理功能的會計軟件
我們可以到會計軟件市場上走一走,發現我國的會計電算化軟件種類十分繁多,然而,這些品種滿目的的軟件它們在功能上基本上沒有差別。但是,在我國經濟迅速發展的要求下,無論是企業單位還是使用單位,它們最終都是要市場化的,所以,企業在進行生產經營決策時,必須依賴其對市場的預測,況且在對事物進行決策與執行的過程中必須進行全面控制,之后還要進行核算分析,這些都需要與之相對應的會計管理軟件來完成。專業化管理軟件的缺乏無疑會影響會計電算化的發展。
從這種意義上來講,完整意義上的會計電算化并不是利用計算機對會計工作簡單的進行操作,而是將財務會計電算化與管理會計電算化相整合在一起,使二者有機結合。這不僅使財務會計記賬、算賬為管理會計提供資料,而且使管理會計可以將資料充分利用;更使管理會計獲得來自于財務會計基本信息以外的其他相關信息,為管理提供更全面、更具體的信息。
3.會計軟件不能及時升級換代,軟件安全性、保密性差
第一、在當前不少企業中,相對于計算機的硬件而言,計算機的軟件系統還是比較古老的。目前。企業中相當一部分人沒有正確的理解會計點算化的真正意義,僅僅認為會計電算化是以計算機記賬代替手動記賬,只重視對于其計算機硬件進行更新而無視于會計軟件的升級,使得會計軟件跟不上現實操作的需要。
第二、有的企業雖然對會計軟件進行不斷的更新,其企業應用的軟件也是最新版的,但是對于計算機的安全性卻關注甚少,導致會計信息泄露,對企業的發展形成障礙。
4.內控制度不夠健全,電算化基礎管理工作十分薄弱
會計電算化雖然在很大程度上減輕了會計人員的工作量,但同時也增加了操作人員、系統維護人員等崗位,帶來了許多新的要求,提出了新的問題。而目前,我國建立在手工操作條件下的會計基礎工作的管理還存在著很多不足,一些中小企業內部控制也不是十分完善。實施會計電算化,就需要建立與之相配套的一系列內部控制制度加以約束,才能充分發揮電算化的優勢。目前,不少單位沒有嚴密的管理制度或有章不循,使得會計電算化不能正常健康運轉。由于基礎工作薄弱,建立在此基礎上的電算化管理也就出現了一些問題,導致手工與計算機并行時間過長,增加了會計人員的工作量。
二、會計電算化對會計內部控制的影響
1.內部控制形式的變化
第一、由于會計電算化采用了先進的計算機技術,使得在傳統手工會計下進行的一些內部控制措施顯得有些多余,甚至已經沒有必要再進行這方面的控制了;
第二、在實施會計電算化后,原先的傳統手工會計下進行的一些內部控制被計算機的內部控制所自動化。
第三、在會計電算化系統中,不僅存在著人工進行的內部控制,還存在著計算機程序進行的內部控制,它們二者之間是相結合的。
2.內部控制制度內容的變化
由于會計電算化將計算機技術也引入了會計操作實務中,使得對計算的控制也加入了會計內部控制中,例如對計算機病毒的防治、對計算機硬件的維修、對計算機軟件的分析、程序的編制、操作人員的維護、信息介質的維護、信息安全的保障、系統維護人員的道德責任等等問題都加入到了會計內部控制的內容中。
3.內部控制重點的變化
傳統手工會計轉換為會計電算化后,進行會計財務工作時的數據都將來源于數據庫,在會計操作中,如果出現對計算機的操作不當,不但會使數據輸出發生錯誤,還會導致計算機系統受到損害。
所以,在會計電算化后,在整個會計電算化業務中,對數據輸入操作不當的控制將是最重要的控制環節。
4.信息存儲介質的變化
由于在會計電算化中,會計操作主要是通過計算機來完成,信息的存儲大都是通過磁性介質來予以保存的。然而當磁性介質受潮、受熱、被磁化、彎曲后都會使介質損壞,導致信息丟失,所以,在對信息系統的資料進行保存時也要進行必要的控制,以免發生不必要的風險。
5.會計網絡化帶來的新問題
第一、網絡環境下,大量的會計信息通過開放的互聯網傳遞,很難保證其真實性與完整性。
第二、互聯網的開放特性,給一些非善意訪問者以可乘之機。
第三、計算機病毒的猖獗也為互聯網系統帶來更大的風險。
三、加強會計電算化管理以完善內部控制的措施
1.嚴格機構和人員的管理與控制
會計核算軟件正式使用后,對原有會計機構必須做相應調整,針對各類人員制定崗位責任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位;電算化會計崗位包括直接管理、操作、計算機維修及會計軟件系統維護等工作崗位。機構調整必須同組織控制相結合,以實現職權分離,有效地限制和及時發現錯誤或違法行為。如規定系統開發人員和維護人員不能兼任系統操作員和管理人員等。
2.嚴格系統操作環境管理和控制系統
操作環境包括系統操作過程以及系統的維護。操作程序控制主要通過制訂一套完整而嚴格的操作規定來實現。操作規程應明確職責,操作程序和注意事項,并形成一套電算化系統文件。如規定交接班手續和登記運行日志,規定資料備份及機器的使用規范,規定軟碟專用以防病毒感染。系統維護包括硬件維護和軟件維護。
3.建立計算機房管理制度
實行電算化以后,設立計算機房的主要目的是:給計算機設備創造一個良好的運行環境,保護機器設備;防止各種非法人員進入機房,保護機內程序和資料的安全。具體措施包括:
第一、對進入機房內的人員進行嚴格審查。
第二、保證機房設備安全的措施。如機房防火規定等。
第三、保證計算機正常運行的措施。如機房防潮、防磁等方面的規定等。
第四、會計資料和會計軟件安全保密的措施。如數據備份規定及不準在計算機上玩電腦游戲等規定。
第五、修改會計核算軟件的審批和監督制度。如規定會計核算軟件的修改需報經單位總會計師批準等。
4.建立健全的檔案管理制度
這些檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證,存儲會計資料和程序的軟碟及其他存儲介質;系統開發運行中的各種文檔及其他會計資料。檔案管理的功能是負責系統內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。檔案管理一般通過制定與實施檔案管理制度來實現,通常包括:
第一、存檔的手續,必須有會計主管和系統管理員的簽章才能存檔保管。
第二、各種安全保證措施,如備份軟碟應貼上保護標簽,應存放在安全、潔凈、防潮的地方。
第三、采用磁性介質保存會計檔案要定期進行檢查和定期復制,防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。
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