隨著市場經濟的發展,許多企業的經營項目由單一的產品或服務發展為多種經營,企業規模也越來越大。企業的組織形式往往由獨立的企業發展為企業集團。企業集團由于組織機構、營業項目都比較復雜,在會計核算上就對會計人員有了更高的要求。企業集團有不同的組織結構模式,一種比較典型的組織結構模式是總公司下設分公司。這類企業集團在會計核算中的一個主要問題就是如何設賬,既能很好地進行分公司的明細核算,又能滿足總公司進行匯總核算的要求。通常的做法是在總公司和分公司分別設賬先對本單位(指總公司本部和各分公司)核算,然后再將各分公司的報表數據匯總到總公司,形成總公司的匯總報表。這樣往往效率比較低,很難實時地反映整個集團的財務概況,而且匯總報表不能反映其各項數據的來源和構成。另外,雖然已有軟件廠商推出了面向集團公司會計核算的會計軟件,但很多集團公司暫不準備投資更換原有的會計軟件。筆者通過幾年的實踐,摸索出了一套巧妙地利用面向一般企業而非集團公司的會計軟件版本對總公司、分公司進行單賬套集中統一核算的辦法,即可提高核算效率又能很好地滿足總公司對全公司數據進行實時查詢的要求,同時能提供合法的對外會計報表。現將有關的做法介紹如下:
一、按傳統辦法在財會軟件中對賬套的設置
在財會軟件中,一般以一個賬套作為一個獨立核算單位的賬簿設置單元,即俗稱的一套賬。通常的做法是在總公司設一套賬,核算總公司本部各下屬部門發生的業務。另在每個分公司各設一套賬,核算各分公司范圍內的賬務。因此,在財會軟件中,賬套總數等于總公司加分公司的個數。在這些賬套中,設置的科目往往大同小異。還有一些項目是重復的,如一些往來單位的核算,總公司和分公司都可能有同一單位,又如某些成本核算項目,各分公司往往是相同的。這樣,就大大增加了建賬、核算、匯總的工作量。
二、新的核算方法
筆者通過幾年的實踐,提出了新的核算方法,其應用前提是各分公司會計核算由總公司財務部門統一完成。即分公司的憑證均可集中到總公司財務部門處理,方法是:
1、利用財務軟件的一個賬套對集團所有公司(總公司和各分公司)進行集中核算。在設置會計科目的明細時,要盡量滿足總公司和分公司核算的需要,一般情況下,需設置到4級科目為好。
2、利用部門核算完成對各公司的獨立核算。以分公司為部門進行輔助核算,這項工作需在賬戶設置初期完成,并且要在所有使用的科目(包括各級科目)中的設置。
3、利用項目核算對各成本核算對象進行單獨核算。對需要進行獨立的成本核算對象,可以在項目設置中進行輔助設置,這個設置只在需要核算的科目中設置,如收入成本、權益等科目,債權債務的科目則不需設置。
三、應用舉例
某水上運輸企業,設有一個集團公司T和四個分公司A、B、C、D。分公司各有貨運船只,假設為E、F、G、H。由于某些原因,某一只船的費用可能在一個核算期內在若干個分公司都有發生。如果用傳統方法按總公司和各分公司分別設置賬套,就很難解決單船費用核算的問題。此外,各分公司都可能有共同的供應商和共同的客戶,在分公司分別設賬的情況下,很難及時掌握這類供應商和客戶的債權、債務的真實情況。例如,在A分公司賬上反映預付某客戶有物料費50,000元,而在B分公司賬上反映應付該客戶物料費60,000元。兩者相抵,該本集團欠客戶物料費10,000元。但此結論如果使用原來的核算方法,只有在分別檢查所有總、分公司賬目或者是期末匯總集團報表后才能得出。再如,船的加油可能是由集團公司與中石化簽訂協議交預付款,四艘船都可能到中石化去加油,加油的票分別在分公司入賬了,而款是集團公司付的。按傳統方法設賬時,如果要進行油料款的結算,只有查所有各單位的賬,才可得出往來款的明細。
而采用上述新辦法可以有效地解決這些問題。具體做法是:
1、設置賬套一個,名稱可以以集團公司的名稱或簡稱命名;
2、記賬憑證分類按總公司T和分公司A、B、C、D設置。這樣,在一套賬中按憑證類別設置就可以區分不同公司的憑證;
3、在部門設置上,將總公司和分公司按名稱作為不同的部門,由此可以通過財務軟件中的部門輔助核算對各單位業務分別進行核算;
4、對船只進行項目核算,核算項目按船只名稱設置為:E船、F船、G船、H船、管理部門。
制作憑證時,要求首先明確該憑證的所屬公司,如果該業務需要成本核算時,還要確定其具體項目。例如,錄入與A公司E船相關的憑證時,就選擇公司名稱為A的憑證類別(其他公司的類似)。在錄入科目時,必須錄入相應的部門“A分公司”和相應的項目“E船”。對于不涉及成本核算項目的業務,則不需要進行項目的錄入。
這里必須注意的是:每一筆業務在錄入憑證時,憑證類別、部門必須是確定而且一致的,否則會導致各分公司的資產負債表不平。其他核算與單公司的普通會計核算完全一樣。
四、新辦法的優點
1、集團公司所有賬務都集中在一套賬中處理,減少了會計核算的工作量和復雜性。原來會計人員需要分別進行多個賬套的建立、期末處理、編制獨立的報表和匯總報表,還有日常的備份、年末年初的賬套處理,現在按新方法把多套賬簡化為一套賬,這些工作都沒有了,所以能夠大大減少會計核算的工作量。多套賬歸為一套賬,少了很多的分類和結轉關系,當然核算的復雜程度也就小了。
2、不必對分公司的賬目、報表匯總即隨時可得到集團的余額表,它可反映集團公司當前整體的資金情況,也可以反映歷史的資金變化。
3、通過部門的輔助核算,可查詢和打印出各公司的賬簿和憑證,實現各分公司和總公司分別打印裝訂會計憑證、會計賬簿、會計報表。這樣,既可以滿足國家財政、稅務管理部門對企業會計核算的法定要求,又可以方便地滿足企業內部管理對會計信息的需求,特別方便以集團名義貸款給銀行提供的整體余額表。
4、通過項目的輔助核算,可全面反映出核算對象的收入、成本、利潤情況。
5、出納人員可以及時輕松地掌握集團和各分公司的現金和銀行存款的收入、支出及結余情況。
6、在分公司有增減變動及核算項目變動時,只需在財務軟件中設置的部門和項目設置上增加和減少,大大的減少了賬戶設置的基礎工作。
7、可以方便地了解和掌握總公司和各分公司對同一個往來單位的業務往來狀況。
五、進一步的探討
以上方法目前還僅適合于負責財務核算的會計都集中在一起辦公的情況,對于分公司在外地獨立核算的情況還不適用。一個簡易的解決辦法是外地分公司仍獨立核算,滿足內部需要。在總公司財務部把外地分公司作為本地分公司對待,也設為憑證類別和部門。但是,在憑證輸入時,輸入的不是憑證,而是外地分公司報來的憑證匯總表。這樣,明細核算仍在分公司,總公司摘要地匯入了分公司的數據,滿足總公司對會計核算的完整性的要求。另外,如果涉及多種股權的子公司、分公司混合核算,或者分公司的分級層次較多,此方法還不完全適應,有待于進一步地研究和完善。
