大量的國內(nèi)外統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明,盡管我國企業(yè)的研發(fā)投資比例越來越大,但研發(fā)的投資效率卻日益低下,研發(fā)投資產(chǎn)出率遠低于發(fā)達國家。研發(fā)投資的不當(dāng)消耗嚴(yán)重地影響著我國企業(yè)科技投資效率,危及企業(yè)的生存、發(fā)展。探討研發(fā)項目的基礎(chǔ)性管理模型與方法,對于提高企業(yè)整個研發(fā)項目的基礎(chǔ)性管理效率起著至關(guān)重要的作用。
一、研發(fā)項目憑證化管理的必要性
當(dāng)前企業(yè)研發(fā)項目費用管理通常是按照投標(biāo)書上的費用預(yù)算(投標(biāo)項目中標(biāo))或批準(zhǔn)后的項目預(yù)算(企業(yè)自定)執(zhí)行。但執(zhí)行中,因研發(fā)項目自身技術(shù)的不確定性,多數(shù)研發(fā)項目進度一再延長、經(jīng)費超預(yù)算,且不斷加大。顯然在資源有限的前提,這些行為影響了本期項目的效益、下期項目的資源投放,最終影響企業(yè)技術(shù)進步的速度、戰(zhàn)略目標(biāo)的完成。研發(fā)項目進度延長與經(jīng)費超控涉及到兩類問題:如原定的進度計劃和費用是合理的,涉及研發(fā)執(zhí)行者的責(zé)任;如原定的進度計劃和費用是不合理的,既涉及研發(fā)進度、費用計劃制定者的責(zé)任,也涉及研發(fā)執(zhí)行者的責(zé)任。但在目前企業(yè)的管理框架下,無論哪類問題存在,都缺乏對相應(yīng)責(zé)任的確認基礎(chǔ)。例如:在研發(fā)費用發(fā)生的各個階段,階段費用的制定者、執(zhí)行者缺乏一個紙制憑證的全過程紀(jì)錄,當(dāng)研發(fā)進度延長、費用超預(yù)算時,檢查者難以判斷是哪方面的責(zé)任;當(dāng)實驗次數(shù)增加時,檢查人員難以辨別是由研發(fā)活動的不確定性引起,還是由耗材質(zhì)量太差、工作粗心引起,諸如此類合理性與不合理性的大量混淆,在無紙制憑證的前提下,加大了判斷的難度,使過程控制缺乏客觀依據(jù)而流于形式。在此有必要借鑒制定會計憑證在加強經(jīng)濟責(zé)任制方面的作用,取得或填制會計憑證是證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或完成。有關(guān)經(jīng)辦人員在憑證上簽字、蓋章是明確業(yè)務(wù)責(zé)任人。通過對憑證的填制和審核可使有關(guān)責(zé)任人在其職權(quán)范圍內(nèi)各司其職、各負其責(zé)。將會計憑證化管理的方式運用于研發(fā)過程,才能為研發(fā)過程中的回顧、反饋與控制,夯實基礎(chǔ)。
二、研發(fā)項目憑證化管理的概念模型
研發(fā)項目是一個連續(xù)動態(tài)的過程,為了更好地對充滿不確定性的研發(fā)過程進行管理,將每個研發(fā)項目的過程按其階段目標(biāo)從時間上劃分成若干階段,每個階段設(shè)置一張憑證。研發(fā)活動的憑證化管理是在每個項目研發(fā)階段的起始,由項目負責(zé)人制訂各階段的研發(fā)進度、費用計劃,階段結(jié)束日由項目執(zhí)行人填制已完成的進度和研發(fā)實際支出等信息。這些都以紙質(zhì)憑證的方式來完成,為項目檢查提供客觀依據(jù)。研發(fā)活動的憑證化管理是通過階段憑證的設(shè)計與傳遞將長期的不確定因素轉(zhuǎn)化為各期相對確定的進度和費用來加以控制。連續(xù)的各個階段的憑證匯總反映了項目負責(zé)人、執(zhí)行人對該項目過程管理的全部文字記錄。用數(shù)學(xué)公式表示:Y表示一個研發(fā)項目的研發(fā)費用,Ti表示研發(fā)階段i的研發(fā)憑證,ti表示研發(fā)階段i啟用時的階段目標(biāo)和階段費用預(yù)算,ti'表示研發(fā)階段i結(jié)束時,技術(shù)目標(biāo)的完成進度和費用的支付。
那么,Y與T之間有如下函數(shù)關(guān)系:
Y=Φ(T) (1)
Ti和ti之間的函數(shù)關(guān)系:
Ti=H(ti, ti') (2)
因此,Y與H之間的函數(shù)關(guān)系可表述為:
Y=Φ[H(ti, ti')] (3)
公式(3)為研發(fā)活動憑證化管理的概念模型。企業(yè)依據(jù)研發(fā)項目的技術(shù)目標(biāo)及管理經(jīng)驗將研發(fā)技術(shù)發(fā)展過程分解為各個階段的目標(biāo)。研發(fā)憑證作為研發(fā)項目各階段的進度,費用目標(biāo)控制與憑證上起始、結(jié)束階段的進度和費用標(biāo)注的中間函數(shù),其目的是實現(xiàn)研發(fā)活動憑證化的責(zé)任化控制,為降低研發(fā)過程的不當(dāng)消耗控制提供紙制憑證。這一模型為研發(fā)提供了一個新的視角,將分階段的紙制憑證直接作用于研發(fā)目標(biāo)的實現(xiàn),即通過紙制憑證的傳遞,形成由細節(jié)到總體、由研發(fā)活動的階段控制到全程過程管理的控制,強化了研發(fā)管理者、參與者的責(zé)任。這一模型的最大特點是總體的進度和費用劃分為階段進度和費用,提高了研發(fā)活動的可控性。
三、研發(fā)項目的憑證設(shè)計
研發(fā)項目憑證設(shè)計的主要功能是反映實際執(zhí)行與計劃的偏離程度,以便進行有效控制。為此憑證設(shè)計應(yīng)從不同的方面來反映這種偏離程度,應(yīng)包含目標(biāo)、進度、費用、控制及其他共五類指標(biāo)。
研發(fā)項目總體目標(biāo)的實現(xiàn)是通過一個個首尾相接的研發(fā)階段目標(biāo)分解完成的。階段性的研發(fā)目標(biāo),即反映在憑證上,依據(jù)標(biāo)書確定的本期計劃進度和本期計劃費用。研發(fā)活動的不確定性導(dǎo)致分階段目標(biāo)對原有目標(biāo)的偏離,可通過兩種方法加以應(yīng)對。首先,任何一期的預(yù)算目標(biāo)都具有一個彈性區(qū)間,因合理因素延長進度和增加費用可通過增值法加以測算,事后檢查時可與無效資源耗費剝離;其次,從第二階段開始,在制訂目標(biāo)時,可在各階段原定指標(biāo)的基礎(chǔ)上,依據(jù)市場的變化對新產(chǎn)品的影響、前一階段的進度完成情況做出調(diào)整。階段劃分越細,目標(biāo)調(diào)整越及時,階段目標(biāo)的準(zhǔn)確性越強。
進度、費用類該指標(biāo)的基本要素為:本期實際進度、累計實際進度、本期預(yù)算進度、累計預(yù)算進度、本期進度差異。該類指標(biāo)主要反映研發(fā)進度(或費用),并將實際進度(或費用)與預(yù)算進度(或費用)相對比,找出差異。
控制類指標(biāo)的基本要素為:差異原因、改進手段、預(yù)計完成時間、預(yù)計單位成本降低、預(yù)計增加研發(fā)費用。進度類指標(biāo)及費用類指標(biāo)設(shè)置的目的是為找出差異、原因提供方便?？刂祁愔笜?biāo)是設(shè)計階段性研發(fā)項目進度、費用確認表的核心,目的是尋求改進的方法和手段,合理估計改進所耗時間,并計算改進后單位成本的降低與額外增加的研發(fā)費用,從而為從管理者成本效益角度決策是否進行改進,提供決策依據(jù)。
其他類指標(biāo)的基本要素為:項目名稱、填制日期、研發(fā)階段日期、研發(fā)執(zhí)行人員簽字、制單、項目負責(zé)人簽字、研發(fā)部門經(jīng)理簽字、財務(wù)經(jīng)理簽字。研發(fā)執(zhí)行人員簽字表明具體的改進任務(wù)落到了實處,而項目負責(zé)人簽字、研發(fā)部門經(jīng)理簽字更多的是研發(fā)責(zé)任的體現(xiàn)。
根據(jù)上述理念設(shè)計階段性研發(fā)進度確認表(參見表1)。
四、研發(fā)項目憑證化管理的流程設(shè)計
企業(yè)研發(fā)活動憑證化管理的流程是隨著研發(fā)項目開發(fā)方式的不同而不同。當(dāng)研發(fā)項目采用并行工程時,研發(fā)活動可采用并聯(lián)與串聯(lián)相結(jié)合的方式。當(dāng)研發(fā)項目采用平行開發(fā)時,研發(fā)活動可按照兩種串聯(lián)的方式(或并聯(lián)與串聯(lián)相結(jié)合的方式)同時進行。
以企業(yè)采用單一的開發(fā)方式為例進行流程設(shè)計。各階段采用串聯(lián)的方式。在研發(fā)前后聯(lián)系的每個階段,都有相應(yīng)的憑證傳遞。例如某一制造業(yè)企業(yè)將研發(fā)分為11個階段:新產(chǎn)品的概念原型、樣品測試、基礎(chǔ)作用草案、結(jié)構(gòu)測試、工作模型設(shè)置、過程和設(shè)備計劃、試驗性產(chǎn)品、原形產(chǎn)品裝配、定型產(chǎn)品、產(chǎn)品使用測試、試驗生產(chǎn)。每一個階段憑證的傳遞流程,如圖1所示:
研發(fā)項目憑證化管理流程設(shè)計的意義在于,通過紙制憑證的傳遞、簽字,降低研發(fā)活動的不當(dāng)消耗、提高其管理效益。其具體作用可表現(xiàn)為以下幾個方面:
(一)有利于明確研發(fā)的經(jīng)濟責(zé)任,實現(xiàn)經(jīng)濟責(zé)任制
推行研發(fā)活動憑證化管理,在每個填制環(huán)節(jié)都有經(jīng)辦人員簽名,這就是經(jīng)濟責(zé)任透明化,有利于推行經(jīng)濟責(zé)任制,促使研發(fā)進度、費用的確認規(guī)范化、合理化;使整個研發(fā)預(yù)算的執(zhí)行更系統(tǒng)化、明細化。
(二)有利于研發(fā)活動的軟性化管理
研發(fā)人員大多是知識型員工,具有較強的創(chuàng)造性和較高的自主性,更青睞于以人為本的柔性管理。研發(fā)預(yù)算通過紙質(zhì)憑證的形式分解到各個階段,并同實際支出相對比,是超支還是節(jié)約,研發(fā)人員一目了然。研發(fā)人員會自主地尋求降低成本的新方案,而不是在上級面對面的指令下工作。這既實現(xiàn)了柔性化的研發(fā)管理,又節(jié)約了研發(fā)人員的時間。
(三)有利于保證數(shù)據(jù)的科學(xué)性和準(zhǔn)確性
研發(fā)憑證傳遞實行流程化管理,會計部門與研發(fā)部門各施其職,各負其責(zé)。加強了企業(yè)部門間的內(nèi)部溝通與交流;而整個流程采取的是三級復(fù)核制度,即階段性研發(fā)項目負責(zé)人級復(fù)核、研發(fā)經(jīng)理級復(fù)核、財務(wù)經(jīng)理級復(fù)核,可以最大限度地保證憑證所反映數(shù)據(jù)的科學(xué)性和準(zhǔn)確性,進而為會計核算提供更為準(zhǔn)確的核算依據(jù)。
(四)可以為研發(fā)過程中的成本效益決策提供決策依據(jù)
憑證中的預(yù)計完成時間、預(yù)計單位成本降低、預(yù)計增加研發(fā)費用都是量化指標(biāo),研發(fā)人員在針對某一項差異尋求解決方案時,會事先估計完成該項改進任務(wù)所耗時間,估計該項改進任務(wù)會達到的效果(即單位成本的降低);估計改進所需增加的研發(fā)費用,然后對這三個指標(biāo)做一個簡單的成本效益決策,決定是否進行該項改進。指標(biāo)的憑證化管理,使得研發(fā)決策有據(jù)可依,有證可查。
(五)有利于核對賬務(wù)和事后檢查
經(jīng)過前述,流程處理后的憑證是合理合法的內(nèi)部憑證,上面載明了經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間、地點、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、經(jīng)辦單位、當(dāng)事人簽章以及其他有關(guān)事項,完整地反映了該筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容。在核對賬務(wù)和事后檢查中如發(fā)現(xiàn)問題,可直接追溯到該憑證,進行復(fù)核處理。
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