影響高等學校生存和發展最主要的因素就是學校人力資源的配置和管理。它包括教師隊伍、教學管理隊伍和后勤保障隊伍等。人力資源的建設和管理,直接影響著學校的教學水平和教學質量、學生的就業和出路,更影響著學校的生存和發展。地方高等學校在物質資源和人力資源方面與其他名牌和老牌大學相比,更顯得捉襟見肘。為此,學校的管理者必須要考慮如何將現有的人力資源通過科學、合理、有效地的配置,使其發揮更大的效益。即如何通過控制人員的數量和質量實現人員成本最小化?如何科學配置人員結構實現工作效率的最大化?如何加強人員素質的培養和提高實現教學質量及科研水平的最優化?筆者就這些問題略抒己見。
一、地方高等學校人力資源管理審計及其主體、對象
人力資源是一個組織重要的、可再生的資源。加強對人力資源管理和使用的審計監督,加強對人力資源的計價、參與分配等方面的審計監督,以保證人力資源核算與管理的真實性、正確性和公允性,是審計在知識經濟時代呈現的又一新特征。早期形式的人力資源審計主要是人事審計。就是對人事政策、程序和實踐的分析和評價,其目的是評價組織人事管理的效果。審計程序包括收集和整理信息、分析和解釋數據、評價數據并根據分析結果采取行動。審計著重描述人力資源信息及檢查管理過程的合法、合規性。隨著程序、制度等作用的下降、管理文化的興起以及經濟組織對績效目標的重視,人事管理開始向人力資源管理轉變。
現在的人力資源審計就是審查人力資源活動的經濟性、效率性、效果性及其對實現績效目標的影響。審計的主體就是組織內部的“專職審計機構或專職的審計人員”。地方高校實施人力資源的管理審計的對象就是人力資源,包括:教師隊伍、教學管理隊伍和后勤保障隊伍等的建設和管理。審計的目的就是利用管理審計的理論和方法,根據學校的辦學目標和發展要求,從人力資源的數量和質量、人力資源的績效、人力資源的薪酬、人力資源的職業生涯、人力資源的價值導向、人力資源的勞動關系等方面實施審計,實現人員成本最小化、人員結構合理化、工作效率的最大化、教學質量及科研水平的最優化、人員管理科學化的目標。以實現管理審計的“5E”(經濟性(Economy)、效率性(Effeciency)、效果性(Effectiveness)、環保性(Environment Audits)、公平性(Equity Audits))目標。真正做到人盡其才,事得其人,人事相宜的理想目標。
二、地方高等學校人力資源及其管理審計的必要性
地方高等學校人力資源是指學校所擁有的用來實現本校發展目標,以滿足本校需要的師資隊伍數量多少和質量高低的總和。
高等學校人力資源的管理審計,不是傳統的在做人力資源規劃時的盤點,而是針對學校內部人力資源管理的政策、制度、執行程序、操作流程和人力資源信息運用方面的全面稽核,以保證學校政策確實得到有效執行,并且無偏差。
(一)審計自身發展的必然結果
隨著組織內部控制制度的不斷完善,會計信息、財務信息的真實性、可靠性得到了有效的控制,財務審計差錯揭露舞弊的職能日趨減弱。雖還在進行,但關注點卻隨著經濟組織發展的需要而發生改變。正如國際內部審計師協會前主席安東尼·瑞德里所說“我們(內部審計)是改善公司管理水平的力量。我們的業務與其他管理組織相比正逐日增加,如果能繼續保持這種勢頭,我們將成為下一世紀的職業。否則下世紀將沒有我們的位置。”這就為職業審計行業指明了工作的方向和發展的空間。所以,內部審計機構和審計人員除完成財務審計外,還應該積極主動地向管理領域滲透,向管理當局關注的重點傾斜。
(二)是地方高等學校發展的需要
地方高等學校和一般的經濟組織有著諸多的不同。首先,地方高校任務是培養為經濟和社會發展需要的人才,人才的培養不像產品生產,通過材料的加工并經過幾道程序就可了事那么簡單,而是要通過教師的傳道、授業、解惑,并運用現代化的教學手段使學生獲得知識;其次,服務的對象是一個個活生生的、有思想的、有見解的“人”,這就要求服務者不能像工人運用機械從事固定模式的操作,而是尊重學生的個性因材施教;三是服務對象目標的特殊性,要把學生變為人才,不僅要給學生傳授知識,還要教會認識問題、發現問題、解決問題的方法和手段;教會學生做人的道理,樹立正確的人生觀、價值觀;要有強壯的體魄和健康的心理。這就要求包括教師隊伍、教學管理隊伍和后勤保障隊伍三支隊伍的通力合作,共同努力才能實現;四是提供服務的內容多,要實現上面的目標,學校管理者必須提供最為合理的、多方面的服務,即提供有豐厚專業知識及豐富教學水平的教師資源,提供善于管理及樂于奉獻的教學管理資源,提供愛崗敬業及任勞任怨的后勤保障資源,同時還應提供在教學內容、教學計劃、教學手段方面的服務,提供在吃、住、行方面的服務,提供在玩與樂方面的服務,提供在就業及繼續深造方面的服務;五是服務者自身發展的需要,要實現服務對象的目標,學校管理者也必須在服務者的培養與引進,結構與比例等方面進行合理配置。
以上問題要求學校的內部審計機構和審計人員主動實施考核并進行必要的管理審計。
(三)建立有效的約束和激勵機制的需要
學校人力資源的組織和配置,不僅要考慮其學歷背景、職稱背景、從業背景,而且還要考慮其思想背景、文化背景、社會背景;不僅要考慮安排其崗位,還要考慮相應的工資待遇、辦公條件及教學、科研所必需的物質條件;同時還要建立相應的約束和激勵機制,使各個人力資源的團隊能積極、主動地利用學校配置的工作資源,履行好自己的職責,發揮更大的“經濟效益”。這就要求審計人員運用相應的標準或規范做依據,實施相應的管理審計。
(四)加強管理,提高效益的需要
首先,通過對人力資源實施管理審計,可以幫助學校管理部門完善各項管理制度,實現科學、規范、高效的管理;其次,在審計的過程中運用必要的審計手段和審計程序,發現人事管理部門和資產管理部門不能發現的弊端及管理中的漏洞,促使各有關管理部門從中吸取教訓,以提高其執行能力,有利于防范和控制管理風險,有助于改變管理中的不科學、不和諧的局面;最后,可以為學校高層管理者實施科學的判斷和決策提供必要的信息支持。
三、地方高等學校人力資源管理審計的內容
(一)人力資源配置的依據審計
1.師資隊伍數量與結構
高等學校人力資源的內容包括教師隊伍、教學管理隊伍和后勤保障隊伍等三部分,其配置的人數多少、學歷高低、職稱狀況應該和學校的規模及其期望目標而定,應該與國家教育行政主管部門的要求一致。教育部教發[2004]2號文中對普通高等學校師資隊伍的數量和結構有明確的規定:如綜合、師范、民族院校生師比的合格標準是不高于18:1,生師比的優秀標準是16:1。這里的生師比=折合在校生數/教師總數。(折合在校生數=普通本、專科(高職)生數 )碩士生數×1.5 博士生數×2 留學生數×3 預科生數 進修生數 成人脫產班學生數 夜大(業余)學生數×0.3 函授生數×0.1;教師總數=專任教師數 聘請校外教師數×0.5);綜合、師范、民族院校具有研究生學位教師占專任教師比例的合格標準是30%～40%,屬結構基本合理,優秀標準是不小于50%,屬結構合理,發展趨勢好,這里的具有研究生學位教師占專任教師比例=具有研究生學位專任教師/專任教師,(專任教師是指具有教師資格、專門從事教學工作的人員);綜合、師范、民族院校教師隊伍中具有高級職務職稱教師占專任教師的比例是30%的為合格標準,比例達到50%以上的為優秀標準;綜合、師范、民族院校主講教師中符合崗位資格的教師達85%～90%的是合格標準,符合崗位資格的教師不小于95%的為優秀標準,這里符合崗位資格時指:主講教師具有講師及以上職務或具有碩士及以上學位,通過崗前培訓并取得合格證的教師。
2.工作數量與質量
綜合、師范、民族院校的教師中,55歲(含)以下的教授、副教授每學年95%以上為本科生授課的為合格標準,教授、副教授近三年內均為本科授課的為優秀標準;教學過程規范,能保證教學質量的為合格標準,教學水平高,科研促進教學成效明顯的為優秀標準。
3.教學管理隊伍的配置及等級標準
教學管理隊伍包括學校分管教學的校長、教務等專職教學管理人員、院(系、部)分管教學的院長(主任)、教學秘書等教學管理人員。教學管理隊伍結構基本合理,素質較高的為合格標準,結構合理,隊伍穩定,素質高,服務意識強的為優秀標準。在教育研究與實踐方面,教學管理人員有一定數量的教學管理調研或咨詢報告、論文、專著的為合格標準,研究與實踐成果顯著并對教學改革起到促進作用的為優秀標準。對于后勤管理隊伍的配置與考核也有相應的標準和要求。
以上都是審計人員實施審計是所遵從的依據,并逐一核對。
(二)績效的審計
績效的審計就是對各人力資源團隊的工作效果、工作效率、工作效益進行審計。績效的優劣好壞不是由單因素決定的,而是受主、客觀多因素的制約,主要受人員的自己能力水平、環境條件、激勵機制等方面相互作用的結果。可以理想化的用模型表示:
P=f(A, E, M,)其中f表示一種函數關系模型;P(performancn)表示績效;A(ability)表示能力水平;E(environment)表示環境條件;M(motivation)表示激勵機制。同時績效也表現在多方面,譬如有的教師在教學方面比較優秀,學生反映好;有的教師在科研方面比較優秀,能結合教學寫出很多突出的論文,同時還能有發明、創造;有的管理人員愛崗敬業,為學生心理健康發展和身體的健康發育提供了很好的平臺等等,即具有多維性的特點。再者績效是動態的,也就是說每個人員的績效在不同的時期和不同的環境下,其顯現出的結果是變化的。
(三)薪酬的審計
薪酬就是教師從學校獲得的所有各種形式的經濟收入以及有形服務和福利。包括基本薪酬、激勵薪酬、間接薪酬。薪酬既是學校對教師貢獻的回報,同時也是學校教學成本的支出。它既代表著學校與教師的利益關系,也代表著責任的委托和受托關系;它不僅是教師維持生活和工作的基本保障,又是激勵教師積極工作的興奮劑,同時也可以反映教師在學校內部的價值和層次。
學校為激勵教師,更大地調動教師的積極性和創造力,可能會給出一些特殊的政策,實行優勞優酬。譬如設置科研獎勵基金、教授津貼、博士津貼、特殊人才專用基金等等。在薪酬審計時,尤其要注意對各種激勵薪酬的審計,看薪酬的標準與任務的關系,看薪酬標準與職級的關系,看薪酬標準與完成目標程度及效益的關系等。
(四)職業生涯的審計
教師的職業生涯就是其一生中所有與工作相聯系的行為與活動,以及相關的態度、價值觀、愿望等連續性的經歷過程。即通常說的工作經驗和工作閱歷。因為,同樣學歷、同樣職稱、不同工作閱歷的人,在完成同樣工作的效果和效益上是截然不同的。統計資料表明,美國教師平均任職的期限在5～8年,跨專業、跨學科的人才越來越引起學校和社會的關注。根據霍蘭德(Holland)的人格類型理論,人在現實文化中所表現出來的人格類型有:現實型、研究型、藝術型、社會型、企業型與傳統型。學校應結合專業特點,恰當地聘用人才。
(五)價值導向審計
價值導向審計的基本指導思想是,人力資源管理是為高等學校的特定價值目標服務的,通過將人力資源管理的期望結果與實際情況進行比較,可以得出高等學校人力資源管理的薄弱環節,從而有針對性地制訂改進計劃。這種審計的一般程序為:首先,識別并確定高等學校標準價值及其期望狀態,可以同時或順次確定高等學校人力資源管理各專項內容的期望狀態;其次,通過一定的技術方法,如財務審計中的技能和知識應用矩陣,對比分析學校現狀與未來期望的差距;最后,根據差距分析,制訂未來行動計劃。這種審計的具體形式有教學、科研準備及實施審計、學校規模和能力審計、戰略貢獻審計等。
(六)勞動關系的審計
勞動關系是指依據國家勞動法與高等教育法的法律法規,規定和確認當事人雙方(教師與學校)的權利和義務的一種勞動法律關系。隨著高等學校人事制度的改革和體制的不斷深化,學校在教師的聘用時,除傳統的正式在編人員外,還有引進新機制招聘人員、借調人員、兼職人員等。無論哪種形式的人員,都應該在平等自愿、協商一致與合法性的原則下,明確勞動關系,明確雙方的權利和義務。
四、地方高等學校人力資源管理審計風險及應注意的問題。
人力資源管理審計不像財務審計,僅就賬面的數字,加上適當的方法就可以實現,審計過程中的風險因素很多,主要是:
首先,是審計對象的特殊性。人力資源是活的勞動資源。資源的開發和利用有很大的廣泛性、可縮性和不確定性。其次,審計依據具有實效性,多樣性。其內容多,范圍廣,有財務的、管理的、法律的、經濟的,有的甚至還涉及到知識產權和心理學、創造學等方面的內容和知識。對某些依據可能在一個時期適應,在另一個時期就不一定適應;在一個組織里適應,在另一個組織就不一定適應。再次,審計工作的目標也各不相同,有的組織追求人力資源的數量,有的追求資源的質量,有的追求資源的多樣化,有的追求資源的單一化。最后,審計主體的素質不能適應這種特殊資源的審計。為此必須注意解決好下面問題:
(一)提升審計人員的素質,規避審計風險
由于審計的對象特殊性,要真正實現審計目標,審計人員不僅要熟悉已有的財務知識,更要加強和充實相關學科知識的學習和積累,要加強國家頒布的法律法規的學習和積累,加強審計方法和手段的創新和運用。正如內部審計大師勞倫斯·索耶所說:“內部審計師是內部咨詢師,他不僅要尋找那些或大或小的錯誤,而且要為改善業務活動提供指南;他不僅是處分眾人的事后諸葛,而且是鞭策人們勵精圖治的咨詢師;他不僅關心該做的事是否做了,而且還要關心是否做的恰當……。”同時,審計人員還要與不同的管理機構及其人員建立良好的人際關系,并具有綜合的組織協調能力。只有具備了這種素質,才能有足夠的智慧去收集整理資料,準確有效地作出判斷,以現實最優的效果,從而可以規避風險。
(二)健全審計依據及科學的審計標準
地方高校人力資源管理審計的目的是使學校這種人力資源發揮最大限度的效能,真正做到人盡其才,事得其人,人事相宜的理想目標。不像財務審計、工程審計和經濟責任審計有一整套的方法和理論。到目前為止,也尚無大家認可通行的法規、制度和標準。缺乏科學、完善的評價考核指標體系,與人力資源管理的內部控制制度的研究與實踐也在不斷地探索,所以審計人員應該積極主動地去學習,吸收其他審計學科的知識,創造性的開展工作,不斷實踐、不斷總結,找到適合地方高校人力資源管理審計一些依據和標準。
(三)統一思想,提高認識,加強管理
從人力資源審計的內容和目標可以看出,要真正實現人力資源管理審計,不僅是審計機構和審計人員的事,而是整個學校各個管理機構的事,需要人事勞資管理部門、資產管理部門、財務管理部門、教學及科研管理部門的通力配合,提供相關的法律法規文本,提供相關的政策依據,采用審計的特殊手段,收集證據,判斷真偽,用《會計準則》所規定的記賬方法,記賬并編制會計報表。
總之,地方高校人力資源的管理審計,對于學校的建設和發展有著不可低估的意義。是新形勢下,拓廣審計領域的必然,是高校實施人力資源管理的有效途徑。
