1. 引言
近幾年來,我國的集團公司在蓬勃發展,業務區域及業務范圍越來越廣。但我國集團公司的資金管理幅度、監控能力和時效性并不盡如人意。企業的資金管理出現了如下弊端和不合理的情況:
1) 資金運動不透明,違規操作多。集團資金分散存放在不同商業銀行幾十個或更多的結算賬戶上,使集團資金在途數量極大、極度分散,部分資金甚至被違法存放在小金庫中,使資金出現浪費與流失;
2) 監管力度和時效性不足。集團公司的決策者無法實時收集資金信息,不能隨時掌握集團整體資金狀況,造成決策延誤,控制失效;
3) 集團公司內部上下游企業之間容易形成內部拖欠“三角債”;
4) 資金短缺與閑置并存。經常出現在集團整體資金充足的情況下部分集團下屬成員單位由于局部資金短缺仍向商業銀行借款的現象,從而加大了集團整體財務費用的支出;
5) 很多大中型公司的預算是不完整或者不準確的,因為沒有先進的工具和方法,導致預算管理非常困難、復雜,一些公司甚至放棄了預算這一重要的管理控制方法;
6) 信息不對稱。走向集團化的大企業,子公司散布世界各地,母公司對子公司的管理或多或少地存在管理者無法全面真實地掌握經營數據的問題,使決策信息數據的收集出現高成本和信任風險。
針對以上種種困境,為提高集團公司資金管理效率,集團公司往往在自身ERP建設完成的基礎上構建基于銀企直聯系統之上的資金管理系統,設計中的資金管理系統應當支持集團公司根據管理需要設計的整套資金管理模型,為資金預算編制、資金的監控、資金調撥、上繳提供IT控制平臺。通過資金管理建設,為集團公司提供一個高效、便捷、安全、數據集中的資金管理和監控的軟件環境,使用戶能方便、及時、跨地域的操作查詢資金流數據。以期達到以下目標:
2. 系統建設目標:
1) 集團公司與銀行統一建立銀企結算網絡,通過資金管理系統對銀行賬戶進行管理、監督和賬戶資金的監控。
2) 通過銀企結算網絡實現對收入賬戶資金發生的自動上繳,對支出賬戶資金的實時查詢,完成資金監控的工作。
3) 對所管理的銀行賬戶進行實時監控,獲得監控賬戶交易數據,進行分析、分解,對現金流量、凈收益質量、現金流量趨勢進行評比、考核。
4) 通過資金管理系統對賬戶資金進行監控、管理,嚴格按照預算進行分解,按照計劃,控制資金支出額度,構造資金的良性循環。
5) 通過統一的資金管理平臺,以集團公司為集中,加強資金的管控力度,為集團公司資金管理提供操作平臺,完成對各子公司查詢、統計、分析等業務。
6) 完善對銀行賬戶、付息債務、融資租賃、票據等業務的審請、報批流程,通過銀行賬戶、信貸、票據、融資租賃等幾個方面管理。
7) 提高資金計劃管理的時效性,通過對各級子公司資金流動狀況數據的分析,形成資金配置的閉環決策信息支持,使資金計劃符合實際狀況,并且真正對資金管理具有指導性意義。
8) 對未來預期支付壓力能夠進行深入分析,對付息債務根據不同年限進行預測,并提供預警信息,避開因集中付息所引起的現金流短缺。
9) 通過與ERP的有效集成,提高資金管理人員與財務管理人員的工作效率,實現數據共享。
為了便于對資金管理系統構建目標及相關內容的理解.我們需要闡明“銀企直聯”基本概念:
2.1. 銀企直聯的基本概念:
所謂 “銀企直聯”,就是集團公司在集團內部建立自己的資金管理系統,并與商業銀行共同開發內部資金管理系統與商業銀行網銀系統之間的數據接口,通過數據接口將內部資金管理系統與商業銀行網銀系統實現聯接。因為此模式的銀企聯接一經啟動就無需人工干預,所以被稱為“銀企直聯”?！般y企直聯”的應用特點是連接手段不限,公網、專線均可;一點介入、集團所有成員單位都可使用;采用“銀企直聯”后,企業在自己內部的資金管理系統內進行結算、投資、融資、預算、審批、核算等各種業務管理,所有個性化管理全部不再涉及商業銀行。之后企業內部資金管理系統自動將需要商業銀行服務的業務通過數據接口發送給商業銀行,借助商業銀行網銀系統的各種產品功能得以實現業務操作。
從上述所看,集團公司借助商業銀行系統提供的銀企直聯可以給企業帶來更強的業務管理技術支撐。通過以上資金業務管理需求的理解與分析,筆者認為集團型公司的資金管理系統應當設計如下:
3. 資金管理系總體設計:
3.1. 系統功能框架
上圖所示在集團公司層面可以實現賬戶管理、賬戶監控、計劃管理及和票據管理和審批管理。對子公司層面可以實現賬戶管理及賬戶監控、計劃管理和劃撥管理,全面實現集團公司對子公司的資金監控及資金調控。并通過審批工作流平臺銜接集團公司和子公司,實現集團公司與子公司之間資金業務的申請與審批功能。通過搭建銀行接口平臺,與銀行接口通訊交互信息,實現銀企直聯;通過外部系統接口平臺,實現與ERP系統集成。
由圖1可見,資金管理系統主要由帳戶管理、帳戶監控、資金計劃、資金調度、付息債務、銀企直聯、接口管理、報表展現及決策支持等八個部分組成。其主要功能描述如下
3.1.1. 帳戶管理:實現對各分支結構的賬戶情況、開戶、銷戶、賬戶頭寸、賬戶狀態等信息的詳細管理。賬戶管理必須通過信息化手段和銀行的配合,規范業務操作流程,對所有賬戶的開立、變更、撤銷在系統中通過審批流程取得批復后方可辦理,保證銀行賬戶信息的準確性、一致性。實現集團公司對下屬企業在銀行的賬戶頭寸和業務流水進行全面監控,及時掌握所有分子公司在銀行存貸款業務的全貌,及時了解子公司在各家銀行賬戶的開立、變更、撤消情況。為后續的資金劃撥及統籌管理提供支持。
3.1.2. 帳戶監控:是在賬戶管理的基礎上所實現的對資金流動、存量、交易明細的管理。資金監控的管理需要與銀行系統充分集成才能完成,對各下屬單位資金交易明細信息的監控是對資金存量和流量管理的基礎。資金交易明細信息應當包括交易方向、交易金額、交易單位等多種信息,結合對賬戶存量的掌握,就可以清晰的判斷集團資金的流向和資金狀態。同時對授信額度、資金狀況、資金關鍵指標等進行統一的監控、追蹤、分析,可以實現對公司資金的風險管理。系統應當提供交易信息抽樣、分析、預警功能,對違背公司資金規定的交易及時提示和預警,便于管理層跟蹤處理及決策支持。
3.1.3. 資金計劃:資金計劃管理包括資金計劃編制審批、計劃執行、計劃調整、計劃控制,計劃執行情況查詢和分析等內容。通過資金計劃可以預測各期間現金流量情況及資金需要,有效平衡整個集團公司的經營費用支出及資金運用,做到事前計劃、事中控制、事后分析。計劃管理可以根據管理要求分為:月度計劃、季度計劃和年度計劃等多種計劃方式,不管是那種計劃管理方式,重要是要對計劃項目進行明確規定,而計劃項目也必須和銀行賬戶建立關聯才能實現有效控制。
3.1.4. 資金調度管理:
1) 資金上劃的管理,對于上劃可以通過銀行完成自動上劃完成,可以逐級上劃和越級上劃兩種。其中資金上劃完成后的資金管理指標計算是關鍵,要實現資金精細化管理必須在資金管理系統中建立相應的管理指標,從而支持對各個地區和子公司的量化管理與考核管理。
2) 資金下撥管理應完全依照計劃申報情況來進行撥付,撥付管理也可以分為定時撥付和定額撥付等方式,定時撥付是參照時間計劃一次或多次進行撥付,而定額撥付則是通過充足額度的方式實現,這兩種方式可以根據管理的要求地區的差異區別對待設計。
3.1.5. 付息債務管理:付息債務管理主要是對應付票據的管理功能,付息債務管理包括:重要空白票據管理和承兌匯票管理,以及對這些票據在不同使用階段狀態的管理。對票據的購買、出售、登記、銷號、注銷、托收、代管等業務信息先是以手工形式在系統記錄,以后期間內應付票據計息及償付時,系統自動計算利息及付款提示管理。從而實現集團公司對付息票據的監管、控制和有效使用。
3.1.6. 銀行直聯系統接口:
銀企直連系統的接口機通過專線與各銀行接口機進行通信,實現資金操作的實時交易,整個過程與數據傳遞處于安全控制中。接口管理功能要求如下:
1) 銀行接口: 銀企直連系統與各家銀行的接口工作模式:采用銀企直連系統發起交易請求->銀行業務系統處理請求->銀行系統返回數據->銀企直連系統接收數據進行后續處理
2) ERP接口: 銀企直連系統與ERP系統數據交互主要是:ERP中基礎數據同步到銀企直連系統,如賬戶、子公司等信息。需要實際對內/外進行資金支付的付款憑證數據導入銀企直連系統。ERP中的記帳數據導入銀企直連系統進行對帳。存款利息數據發送至ERP自動生成財務費用總帳憑證。所有交易執行結果至ERP系統的傳送。
3.1.7. 與ERP系統接口:
從業務角度來看,要使資金管理系統能夠真正發揮起資金決策分析功能,ERP系統將是它能夠汲取廣泛信息最好的業務數據平臺。而從專業領域來看,資金管理系統的及時而又準確的基于銀行賬戶的交易信息和廣泛的資金結算和管理手段,將使ERP系統能夠在其自身的決策分析中獲得來自資金管理系統的豐富數據信息。在ERP系統中,銀行管理模塊、對賬模塊和資金憑證生成模塊是主要的幾個與資金系統關聯較多的系統,而ERP系統中的很多視圖信息也是資金管理系統需要的,例如應收、應付和工程等模塊的信息將為資金管理系統提供分析來源,在與ERP系統建立接口后,豐富的數據來源將為資金管理系統帶來可以預期的好處。
1) 銀行對帳支持: 系統通過銀企互連接口等通訊手段從網銀系統接收銀行對賬數據,通過本系統將銀行對帳單信息按規定的格式導入ERP系統,在ERP中進一步實現自動對帳功能。
3.1.8. 報表展現及決策支持:系統應當提供便捷的資金數據查詢模式以便決策支持。如:1)、按照組織、銀行、賬戶、賬戶屬性等各種維度統計流量和余額,自動生成日報表。2)、為實現整個集團公司資金的集中管理、資金的統一調度、有效利用,實現銀行存款、貸款余額查詢監控;3)、與財務系統結合,查詢子公司銀行存款總額,銀行存款分析報表等
3.2. 系統安全管理:
1) 資金管理系統通過接口平臺或接口機傳輸數據到銀企直連系統,使用文件接口方式時,需要對文件傳輸過程進行安全控制,采用的安全技術要求:要求確保文件在由資金管理系統到銀企直連系統的傳輸過程中沒有發生任何變化,即不能被篡改。為了保證文件傳輸的安全性,要求系統支持MD5加密技術。
2) 在銀企直連系統與銀行前置機通訊過程中,要求使用對應直連銀行的安全技術來保障數據傳輸的安全。在系統實施時,通常會在企業接口前置機上部署銀行方提供的安全加密通訊客戶端軟件,該軟件負責將企業的交易請求數據安全的發送到銀行方的接口前置機進行確認身份、解密等操作后發送銀行業務系統處理并返回結果
4. 結束語
資金管理平臺的打造是實現集團公司資金管理關鍵,平臺可分為系統平臺和業務平臺,業務平臺是在構架于系統平臺基礎上完成實現的。其中,對于業務平臺的搭建關鍵是要梳理業務流程和管理控制要點,以及對原來業務的綜合利用和整合。而系統平臺的搭建要在充分考慮現有需求基礎來對系統平臺的技術提出具體要求,例如:系統設計原則、系統拓展性、系統安全性等;現有系統平臺搭建要考慮未來業務實現,盡量控制重復投資和系統風險。由此可見無論是系統平臺打造還是業務平臺打造兩者又是相輔相成、相互依托的。
