一、 會計信息系統標準化建設的必要性
信息技術作為當今高新技術產業的主體和新型生產力的代表,已成為世界經濟和社會發展的基礎和核心。信息的標準化能促進經濟的發展。眾所周知,由于TCP/IP系列協議的存在,互聯網才能將世界范圍的計算機聯成一體;正是由于SET系列標準,電子商務才得以實現無紙化貿易, 沒有標準就不會形成真正的產業。會計信息系統作為信息技術在會計和企業管理中的一個重要應用領域,它的標準化對我國會計及企業管理軟件產業的健康發展具有重要的意義,主要體現在如下幾方面:
(一)會計信息系統軟件服務標準化有利于會計軟件的開發、銷售和服務
會計信息系統的標準化就是在各自為戰的會計軟件開發、使用、服務等過程中建立起秩序,能夠結束會計軟件開發和使用過程中無章可循的局面,使得我國會計軟件的開發和使用納入 “法制”軌道,這有利于會計及企業管理軟件產業的快速發展。服務在會計軟件中有非常重要的地位,但是,服務若無標準,那肯定會雜亂無章,影響到軟件用戶的使用,有了服務標準,對用戶有利,最終對會計軟件生產、銷售商都會有利。
(二)會計信息系統標準化有利于兼容性和互聯性。
我國的商品化會計軟件市場已初具規模,商品化會計軟件的買方市場已經形成,隨著商品化會計軟件的日益增多、日趨成熟,我國的商品化會計軟件市場也將越來越完善。如果不同的會計軟件之間有統一的交換標準,那么不同系統間的數據就能得以交換,系統可以互聯,這樣有利于用戶數據的共享。
(三)會計信息系統標準化有利于規范各種數據信息。
隨著社會經濟信息化的發展,越來越多的行業需要對系統結構和數據接口標準進行規范。會計信息系統所產生的數據與稅務、審計、財政和社會的其他經濟體有著密不可分的聯系,是其他信息系統的基礎。建立標準數據接口文件,有利于審計軟件的開發,有利于國家稅務部門的數據統計和稽查.有利于與其他企業信息系統交換信息。
(四)會計信息系統標準化有利于加快會計電算化和管理一體化的步伐。
企業會計電算化工作只是企業整個管理電算化的一個有機組成部分,需要其他部門電算化的支持,同時也給其他部門提供支持,建立標準數據接口文件,大多數單位可以選用合適的商品化會計核算軟件,在需要時利用標準數據接口與其他軟件進行交流組合,或在自行開發的基礎上,再選用商品化會計軟件,運用標準數據接口進行數據交換、轉換等,達到管理的目的。因此,會計信息系統有關數據接口標準的建立,可以推動了企業會計電算化的發展,同時也促進了企業管理一體化的發展。
二、 會計信息系統標準化的制定
會計信息系統的標準的制定是個復雜的過程,涉及政府部門、開發商、經銷商、使用者等多方面群體,只有在社會得到廣泛接受,并予以實施,才能取得效果。我們從以下幾方面來論述會計信息系統標準制定的程序和方法。
(一) 確定標準制定單位
以前,我國會計電算化方面的規定和標準都由財政部制定,現在有關會計信息系統方面的一些標準已經交由中國軟件行業協會財務及企業管理軟件分會管理。“分會”作為一個既是民間的同時又是由國內大型財務軟件公司自發組成的協會,得到了財政部和信息產業部的大力關心和支持,它具有制定統一會計信息系統標準和財務軟件數據接口標準體系的企業基礎和政府背景,是會計信息系統標準的合適制定者。會計信息系統不是一個孤立的系統,與之密切相關的就有審計信息系統、稅務信息系統等,在會計信息系統標準的制定過程中,國家審計署、國家稅務總局等有關部門也必須參加,只有這樣,才能保證所制定的會計信息系統標準不會是只顧會計及財務部門的信息孤島,也只有這樣才能為整個社會的信息化作出貢獻。
(二)調查和收集資料
調查對象包括會計軟件開發單位、用戶、科研機構和高等院校;以及與財務部門有關的部門,如審計、稅務等。調查和搜集資料的范圍包括:1標準化對象的歷史、現狀和發展趨勢;2會計軟件開發單位的技術水平;3國內外相關標準的情況;4與標準化對象有關的科技成果情報;5用戶對會計軟件的使用要求,以及產品在開發、使用、維護和升級過程中存在的問題;6國家的有關法律、法規和法令;7相關部門對制定標準的意見和要求。
(三) 確定標準方案并進行實驗驗證和經濟效果論證
1.確定標準方案。在廣泛調查和積累大量資料的基礎上,即可開始構思標準方案。構思方案時,應圍繞制定標準的目標,根據標準化原理和制定標準的原則,借助系統工程、工業工程等工具和手段,對標準化對象的各項技術特性進行全面的分析研究,提出各種可能實現目標的選擇方案。
2.實驗驗證。標準中技術內容的選擇是否恰當,參數指標畦確定是否先進合理,能否滿足使用要求,必須通過實際檢驗才能得到證實。實驗應該在各種可能的使用環境下進行,以便得到可靠數據和正確的結論。對于會計信息系統來說,就是要驗證標準在各種可能的軟、硬件環境下的適用性和正確性。
3.經濟效果論證。主要是評價計算各種可能方案的經濟效果。從中選擇最佳方案。評價計算的方法、步驟應按有關標準的要求進行
(四) 征求意見,編寫標準草案送審稿
1.征求意見。為了保證所制定的標準切實可行,具有較高的質量水平,應將標準草案征求意見稿發送有關的開發、科研、使用等部門,廣泛征求他們的意見。
2.編寫標準草案送審稿。征求意見期滿后,應整理出“意見匯總處理表”并對標準草案進行修改,提出標準草案送審稿,同時修改標準編制說明書。
(五)標準的審批、發布及復審。
標準草案送審稿由國務院有關行政主管部門統一審批、編號、發布,并報國務院標準化行政主管部門備案。按照標準化的原理,標準化對象不是永恒不變的,隨著時間的推移,標準化對象自身和科學技術都要發展,舊的統一必然要讓位于新的統一。所以,標準發布若干年后,要對標準的技術內容進行一次全面的復審,以確定其是否還能適應已經發展了的科學技術水平.是否還能滿足已經提高了的使用要求,然后根據復審的結論作出不同的處理。
三、 會計信息系統標準化應注意的若干問題
會計信息系統是企業管理信息系統的一個重要子系統,它與外部系統的關系是比較復雜的,也就是說要把會計信息系統與外圍其他系統的關系(接口)描述清楚是一件不容易的事情,何況各個行業也各自具有自己的特殊性,要想制定出一套標準,要注意以下幾個問題
(一)會計信息系統的結構和功能還不是很成熟
我國會計信息系統的會計核算軟件發展和標準相對比較成熟,但是財務管理軟件(管理型會計軟件)和決策型會計軟件以及適應企業管理軟件要求的會計軟件還不成熟,有關的標準制定可能還需要一定的時間。
(二)加強會計信息系統標準化制定組織的建設
在我國,以前會計電算化標準和規范的制定,都是由財政部會計司負責,財政部在我國會計電算化事業的發展中起了非常重要的作用。例如,他們制定的《會計電算化工作規范》和《會計核算軟件基本功能規范》對我國會計電算化事業起到了規范作用,推動了我國會計電算化事業的發展。現在,會計電算化和企業管理軟件的標準化工作已轉到了非政府部門的民間組織“中國軟件行業協會財務及企業管理軟件分會”,必須加強協會工作力度,加強各軟件公司的協調,才能及時地制定出會計信息系統和管理信息系統的各種標準。
(三)加強與會計信息系統標準制定有關的部門的溝通和聯合
審計和稅務部門都是與會計信息系統標準制定最密切的部門。目前,商品化會計核算軟件很多,而審計軟件還沒有一家通用化的,因為,企業對處理過程各異的會計軟件,編制通用化的審計軟件是不可能的。這個問題的實質,其一是會計信息系統缺乏一套完整的標準,其二是現有標準制定很少或根本就沒有考慮審計、稅務等部門的需要,因此,在今后會計信息系統標準的制定中,要充分吸收相關部門的需求,使標準的適用范圍更廣,能夠帶來更大的社會效益。
主要參考文獻
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[2]史振生 會計信息系統標準化問題研究[J].中國會計電算化,2003,(1):12~14
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作者簡介:胡燕玲(1972.3.- ),女,山東武城人,吉林工程技術師范學院工商管理學院講師。管理學碩士。
