企業會計信息化是建立在信息技術基礎上,利用現代企業的先進管理思想,全面集成企業的所有資源,使企業的決策、計劃、控制與經營業績評價具有全面化、整合化和動態化的特點,打破了傳統的職能劃分的作業模式,全面形成新的管理思想、管理模式和信息技術。它不僅是信息技術運用于會計上的變革,更代表了一種與現代信息技術環境相適應的新的會計思想。
內部控制是對企業的整個經營管理活動進行監督與控制的過程,它與企業經營活動相互交織,為企業基本的經營活動而存在。內部控制涉及到企業多個部門的管理,而圍繞在控制活動周圍的是信息與溝通系統。在會計信息化環境下,從信息與溝通在內部控制中作用與地位中可以看到,建立良好的內部控制體系對于企業的發展具有長遠意義。
■一、會計信息化對企業內部控制的影響
會計信息系統的應用實現了從采購到付款、訂單的獲取到發票的開出等業務集成,大量的數據通過網絡從企業各個管理子系統直接采集,并通過公共接口與有關外部系統相聯結,將業務流程與會計流程、會計核算與會計控制集成到一起,同時實現了物流、資金流、信息流的集成,實現了財務與業務的一體化。因此,企業會計信息化的實施對內部控制造成了一定的影響。
1、擴大了內部控制的范圍
傳統的內部會計控制主要局限于企業內部的查錯防弊,而會計信息化條件下的控制范圍相應擴大,其中包括對系統開發過程的控制、數據編碼的控制以及對調用和修改程序的控制等。傳統的會計信息系統內部控制側重于對企業內部的管理,而在會計信息化環境中,企業面對的不再是一個獨立的、封閉的環境,它要與互聯網上的眾多企業進行頻繁的電子交易活動,形成企業與企業之間、企業與客戶之間、企業與政府之間共享資源的局面。
2、改變了內部控制的方式
數據處理的集中性使內部控制程序化。在電算化會計中,會計控制由人工控制變為人和計算機共同控制,大部分的會計處理工作都由計算機自動完成,這種數據處理的集中性使得傳統的組織控制功能減弱,原有的內部控制措施逐步由相應的程序功能代替,使得會計控制更為復雜,要求更加嚴密。其次,會計信息處理和輸出的控制,基本上是通過計算機程序自動進行的,主要取決于應用程序的正確性和環境控制能力,系統設計應具有識別信息失誤的能力。
3、提高了內部控制的時效性
企業使用計算機處理會計和財務數據后,會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業務,還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業務活動。同時,信息化環境下經營信息的高度共享,使企業的決策者能隨時了解經營情況并及時做出應有的反應。各部門管理人員也可以隨時監控系統運行情況,收到信息化系統自動發出的異常情況信息后快速做出處理,從而達到及時控制風險和損失的目的,提高內部控制的時效性。
■二、會計信息化環境下企業內部控制所面臨的新問題
信息化的實施改變了內部控制的運行環境、控制范圍和控制重點,企業過去基于文件審批的內部控制機制也無法適應會計信息化基于流程的管理需要。同時,由于企業的業務運作更加依賴于會計信息化系統,這種依賴和信息系統本身特點所導致的脆弱性形成了企業新的業務風險,自然也給內部控制帶來一些新情況、新問題。
1、與內部控制對應的管理制度不健全
信息化在處理方式和內部結構上與原來的手工會計系統存在著較大的差別,原有手工會計環境下的管理制度已不能適應信息化管理的需要。要保證信息化安全、有效運行,就必須建立健全一套新的管理制度。否則不但不能很好地發揮會計信息化的作用,還會造成單位工作的混亂,給非法行為以可乘之機,從而給企業造成無法挽回的損失。
2、內部控制缺乏完善的監督機制
一個健全的內部控制體系必須得到有效的監督。內部審計制度本是監督體系中重要的一部分,但是有相當一部分企業沒有建立內部審計制度,已建立內部審計機構的企業也未能發揮應有的作用,內部審計工作得不到必要的重視和支持。同時,也有少數內部審計人員業務素質低,不能適應工作的需要,導致企業內部控制監督不力。
3、計算機環境下加大了內部控制的固有風險
由于計算機系統必須潛入內部控制程序,使得內部控制對計算機技術具有一定的依賴性,并增加了差錯發生的可能性。這主要表現為:計算機系統中的內部控制需要人工控制與計算機程序控制相結合,許多應用程序中都包含了內部控制功能,而這些程序化內部控制的有序性將取決于應用程序,如果程序發生差錯或不起作用,由于人們的依賴性及程序運行的重復性,使得控制的時效長期不被發現,從而使系統“在特定方面發生錯誤或違規行為的可能性較大”。
■三、信息化環境下完善企業內部控制體系的建議
1、建立科學、統一、規范的內部控制制度
加強內部控制,需要統一的會計控制規范。統一的會計控制規范既是推動企業內部控制建設的法律保障,同時也是企業加強內部控制建設、進行內部控制評價的標準。信息化系統在企業的實施對其內部控制體系產生了廣泛而深遠的影響,它的應用并不僅僅是簡單的軟件系統及其網絡的使用,還應該配合企業內部業務流程的優化,企業內部管理體系,特別是內部控制體系質量的提升才能體現其應用價值。企業內控體系的設計和實施都必須根據環境的變化進行適時調整。
2、加強和完善內部控制監督機制
首先,應引進并強化外部監督機制。發揮政府在建立內部控制方面的作用有利于內部控制的有效進行,特別是在企業管理層會計控制觀念薄弱的情況下,更應該依靠政府的威懾力。若企業管理者未能按照有關規定執行企業內部控制制度,違反相關規定的依法懲處,追究法律責任。同時,還應確保內部控制制度的有效實施。應特別關注企業內部控制制度的有效實施,因為它對企業財務管理目標的實現和企業財產的安全有著重要的、直接的影響。
3、加強網絡環境下數據輸入和通信控制
由于計算機處理數據的能力很強,處理速度非常決,如果輸入的數據不準確,處理結果就會出現差錯,從而影響一系列后續工作。企業應該建立起整套內部控制制度,以便對輸入的數據進行嚴格的控制,保證數據輸入的準確性。同時,數據通信控制是為了防止數據在傳輸過程中發生錯誤、丟失、泄密等事故的發生而采取的內部控制措施。要采用各種技術手段以保證數據在傳輸過程中的安全、可靠,可采用數據加密、數字簽名、及使用第三方的加密軟件加密后傳輸。
信息化的實施不僅是一場新的技術革命和管理革命,而且是一場深刻的思想變革。企業會計信息化作為企業管理信息化進程中重要的一項內容,正逐步在企業中得到更加廣泛的應用,企業應該充分利用這種新的管理工具,同時也要認識到由于信息化自身的特點給企業帶來的變化,只有認真分析新的會計環境,制定有效的內部控制體系,才能將先進的管理思想與信息技術完美的結合在一起。
隨著社會主義市場經濟的發展和企業所處環境的不斷變化,內部控制制度中的新問題將不斷出現。只有對其深入研究,才能使得企業的內部控制制度不斷地調整、改善,真正做到保證會計數據的可靠性和真實性,提高企業的經濟效益,保證社會主義市場經濟的正常運行。
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