貨幣資金是流動性最強的資產,是單位內部會計控制的關鍵。財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會關于印發《企業內部控制基本規范》的通知以及財政部《內部會計控制規范基本規范(試行)》、《內部會計控制規范貨幣資金(試行)》(以上統稱《規范》)的出臺,是單位內部貨幣資金管理的重要依據和手段,是我國單位內部貨幣監管制度與國際接軌的重要標志。通過對《規范》的學習,筆者認為,單位貨幣資金會計控制應抓住以下八點:
一、瞄住貨幣資金的流入點
《規范》要求:“單位取得的貨幣資金收入必須及時入賬,不得私設‘小金庫’,不得賬外設賬,嚴禁收款不入賬?！倍诂F實生活中,部分單位習慣于搞收入不入賬,尤其是現金不入賬,以達到自身盤算的種種目的。這種做法危害極大,不少單位貨幣資金被挪用、貪污等,往往源于“小金庫”。因為,要把賬上的錢裝進個人腰包,畢竟還有許多關卡,有很大難度,而要把賬上沒有的“小金庫”中的錢“劃拉”出去,顯然要容易得多。因此,各單位應該核實其收入來源有哪些項目,這些項目是怎樣操作的,并與以前年度進行動態比較分析,看收入是否與成本相配比,若不配比,則很可能存在問題。
二、守住貨幣資金的流出點
從某種意義上講,控制非法和不合理的資金流出,等于給單位帶來了等量的資金流入。如何判定其支出的合法性、合理性,關鍵一點是看支出程序是否合規。為此,要做到“四審四看”:一是審支付申請,看申請是否有理有據?！兑幏丁芬?“單位有關部門或個人用款時,應當提前向審批人提交貨幣資金支付申請,注明款項的用途、金額、預算、支付方式等內容,并附有效經濟合同或相關證明?！倍菍徶Ц秾徟?看審批程序、權限是否正確,審批手續是否完備?！兑幏丁窂娬{:“審批人根據其職責、權限和相應程序對支付申請進行審批,對不符合規定的貨幣資金支付申請,審批人應當拒絕批準?！币虼?對越權審批的要及時予以糾正;對審批手續殘缺不全的,應責令退回重新審批或補充審批。特別要注意審批人簽名、簽章及簽署意見的習慣,對有疑慮的,要及時與審批人取得聯系,進行確認。三是審支付復核,看復核工作是否到位?！兑幏丁分赋?“復核人應當對批準后的貨幣資金支付進行復核,復核貨幣資金支付申請的批準范圍、權限、程序是否正確,手續及相關單證是否齊備,金額計算是否準確,支付方式、支付單位是否妥當等。復核無誤后,交由出納人員辦理支付手續?！钡?在實際工作中,許多單位沒有復核,有的雖有,也純粹是蓋個章而已。復核工作的隨意性,加大了支付風險,應引起高度重視。四是審支付辦理,看出納人員是否按規定支付。《規范》規定:“出納人員應當根據復核無誤的支付申請,按規定辦理貨幣資金支付手續,及時登記現金和銀行存款日記簿?！?br />
三、看住銀行的開戶點
在現實生活中,一些單位經常以各種理由在同一銀行的不同營業機構和場所開立賬戶,跨行開戶、多頭開戶、隨意開戶、公款私存等現象比較嚴重。究其原因,有的是為了防備銀行扣款而“改頭換面”、“狡兔三窟”;有的是搞“小金庫”,方便支用。事實上,多頭開戶也好,公款私存也罷,對個人、單位、國家,危害都十分嚴重。有些單位只管開戶,不管檢查和清理,導致在單位重組、兼并多年后,自己認為早已廢棄的賬戶還在被某些人和單位使用,由此引發潛在的風險。因此,《規范》指出,單位應當嚴格按照《支付結算辦法》等國家有關規定,加強銀行賬戶的管理,嚴格按照規定開立賬戶,辦理存款、取款和結算;定期檢查、清理銀行賬戶的開立及使用情況,發現問題,及時處理;嚴格遵守銀行結算紀律,不準違反規定開立和使用銀行賬戶。
四、管住現金的盤存點
現金是流動性最強的資產,正因為流動性強,使用方便,所以也一直是犯罪分子最“青睞”的侵犯對象。實施現金盤點,主要看是否存在貪污挪用現象。若庫存現金小于賬面現金余額,且數額較大,就可能存在公款私存或貪污挪用等現象;若現金余額出現紅字,就可能存在“小金庫”等現象。因此,《規范》作出“單位應當定期或不定期地進行現金盤點,確保現金賬面余額與實際庫存相符。發現不符,及時查明原因,作出處理”的規定,國家有關財務制度也要求單位對現金要日結月清,目的之一,也在于此。但目前各單位的日?，F金盤點工作往往由出納人員獨自完成,不能起到應有的控制作用,這需要加以改正,至少應增加其他第三者參與盤點或進行監盤,而且應多進行些不定期盤點,這樣突擊性強,會給貨幣資金相關崗位造成一種無形的壓力,以達到控制目的。
五、盯住與銀行、客戶的對賬點
一切貪贓枉法行為都喜歡秘密、黑暗,都怕見光,怕公開。對賬就是公開,就是使雙方或多方經濟交易事項明朗化。單位與銀行之間的對賬,最常見的是通過編制銀行存款余額調節表,看單位銀行存款余額與銀行對賬單是否相符。《規范》指出:“單位應當指定專人定期核對銀行賬戶,每月至少核對一次,編制銀行余額調節表,使銀行存款賬面余額與銀行對賬單調節相符。如調節不符,應查明原因,及時處理。”而單位與客戶往來是通過與對方核對往來賬余額,及時發現挪用、貪污貨幣資金等違法行為,以評價清欠貨幣資金是否及時入賬或貨幣資金還欠是否真實的一種控制方法。無數事實表明,單位虛構經濟業務、偽造往來交易,經常“聯系”異地單位,而內部“蛀蟲”利用往來賬牟取私利,不少是和同城單位“親密”合作。因此,單位應主動與銀行、客戶對賬,通過對賬,發現問題,完善管理。特別應注意核對應收賬款中是否存在有收回后不入賬,尤其是對于已作壞賬處理的應收賬款是否有收回后未入賬以及被其他業務人員“私結”的情況。
六、護住票據及印章的保管點
《規范》強調:“單位應當加強與貨幣資金相關的票據的管理,明確各種票據的購買、保管、領用、背書轉讓、注銷等環節的職責權限和程序,并專設登記簿進行記錄,防止空白票據的遺失和被盜用?！边@是貨幣資金安全性控制的要求。同時《規范》還要求:“單位應當加強銀行預留印鑒的管理。財務專用章應由專人保管,個人名章必須由本人或其授權人員保管。嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章。”這是內部牽制原則的具體體現。然而在現實工作中,有的單位總是圖一時使用方便,把票據和印章都交由一人保管,埋下隱患。一旦發生遺失、被盜或因一人保管支付款項所需全部印章而引發經濟違法犯罪,造成單位嚴重損失,則悔之已晚。因此,每個單位必須嚴格按《規定》要求保管好票據和印章。
七、抓住貨幣資金的監督檢查點
人都可能或多或少有些惰性,那就需要督促;制度也可能或多或少有些不足,那就需要及時修正;規章制度的執行情況如何,那就需要及時檢查。總之,只有必要的監督檢查,才能把工作落到實處,也才能使制度不斷得以完善。因此,各單位應當建立對貨幣資金業務的監督檢查制度,明確監督檢查機構或人員的職責權限,定期或不定期地進行檢查。
八、把住財會人員的任用點
《規范》要求:“單位負責人對本單位貨幣資金內部控制的建立健全和有效實施以及貨幣資金的安全完整負責?！边@意味著單位負責人不僅是單位會計工作的第一責任人,也是單位貨幣資金內部控制工作的第一責任人。在公司治理結構日趨健全、委托代理關系日益發展的情況下,承擔第一責任的單位負責人不可能事事時時親自過問各項財務管理事項,因此,如何把政治思想好、道德素質高、業務能力強的有任職資格的人員安排在財會崗位上,至關重要。為此,《規范》要求:“辦理貨幣資金業務的人員應當具備良好的職業道德,忠于職守,廉潔奉公,遵紀守法,客觀公正,不斷提高會計業務素質和職業道德水平?！蓖瑫r,應根據單位具體情況,建立定期換崗、輪崗制度。通過崗位輪換,可以使財會人員接觸新業務、掌握新知識,并使其經驗更全面,閱歷更豐富,綜合能力進一步提高,同時又使常年不“挪窩”易滋生的懶散習氣和小團體勢力得以克服和抑制,還可能使一些長期隱蔽的違法犯罪活動因人事變動、新人接手而暴露或揭示出來。
