一、企業會計電算化的重要性
自20世紀70年代以來,會計電算化工作越來越受到中國企業界的廣泛關注和重視。較之國外,中國會計電算化工作起步較晚,發展水平不高,大致歷經了嘗試期、發展期、穩定期和推進期(人工智能管理型會計軟件)等四個階段。從1988年開始,財政部通過規劃會計電算化的中長期目標來確立中國會計電算化工作的發展走向;通過組織商品化會計核算軟件評審來增強中國會計電算化工作的應用范圍;通過建立會計電算化管理規章制度來規范中國會計電算化工作的行為取向;通過開展會計電算化知識培訓來提高中國會計電算化工作的普及程度;通過指導基層單位會計電算化工作來提升中國會計電算化工作的發展水平。在一系列行之有效的方法和措施的作用下,中國企業會計電算化工作取得明顯發展,并且在企業會計工作中的地位和作用日益彰顯。
首先,有利于提高會計工作的績效水平。作為現代計算機技術和會計工作相互交織催生的工作模式,會計電算化能夠增強會計活動的方向性、規范性、有序性和創新性,進而提高會計工作的績效和水平。在方向性層面,會計電算化有助于會計工作者充分了解和系統把握會計實踐活動發展的內在規律,通過影響會計制度、會計準則的制定、實施和評價對會計工作進行引導;在規范性層面,會計電算化依據會計實踐活動要求,通過構建會計電算化工作模式,對會計實踐活動進行控制;在有序性層面,會計電算化在了解會計工作制度規范的基礎上,借助多層面的管理方式和多樣化的管理手段,對會計活動過程中出現的各種問題進行及時有效的管理;在創新性層面,會計電算化通過營造有利的創新氛圍,促進會計工作過程內外知識的生產、積累、創新、應用和擴散,加強會計工作過程內外信息的傳播、交流和擴充,提高會計工作的先進性、創新性和實效性。
其次,有利于增強會計工作的適應能力。會計工作的開展離不開相應的工作方法和工作模式的合理確定。這些工作方法、模式充當著會計活動的記憶載體,并通過學習、交流等方式進行“遺傳”,不斷推動會計工作發展。也正是由于會計工作者在一些工作方法和工作模式方面的慣例性行為,使得會計活動對外部環境的適應性會相對固化在某一個范圍、層次和水平上,當這種固化積累到一定程度便極有可能產生足夠的“剛性”,進而弱化會計活動的適應能力、創新能力和競爭能力,影響會計工作的持續發展。為了防止會計工作適應能力下降問題的出現,會計主體需要相機采取措施,依靠會計電算化途徑,不斷保持和增強會計工作的適應能力。
最后,有利于營造會計工作的良好氛圍。會計電算化的價值語境意義在于它構造了一種多維立體化的管理模式,改善了會計活動構成要素之間關系,強化了會計功能機制各層面之間關系,推動了會計活動與外部環境的深層次互動與協同發展,營造了一個良好能動場。由會計電算化所創造的影響效應,將會計活動更大程度、更大范圍地置身于與經濟效益、社會效益和生態效益緊密相關的生態環境系統中,進而突破了傳統會計工作的時空邊界與組織邊界,在實現企業內部的發展價值、經濟價值和效益目標的同時,也不斷擴大會計活動對社會環境的影響。
二、企業會計電算化應用中的主要問題
作為企業管理信息系統的重要組成部分,會計電算化的實施過程是企業管理理念、管理模式和業務流程等方
面的改造過程,也是會計實踐工作與外部環境交互影響的能動過程。由于企業自身原因、外部環境作用和財務工作特點等方面的影響,會計電算化工作在實施過程中逐漸表現出以下幾方面問題:
1.會計電算化重要性的認識水平較低。現階段,多數企業并沒有真正認識到會計電算化工作的重要性,沒有將會計電算化工作置于企業發展戰略高度上。一些企業將會計電算化認為是會計核算工具的改變,認識不到會計電算化對會計職能、企業管理方法和管理流程的積極作用,也有一些企業將會計電算化視為樹立企業形象的一種手段。此外,也有一些企業在應用過程中既缺乏對手工系統的全面分析,也忽視對企業管理實踐和運營模式的有效把握,沒能夠及時調整和設置會計信息系統,致使會計電算化工作績效長期處于較低水平。
2.會計電算化人才短缺。從某種意義上講,會計電算化工作實施的每一個環節都需要相應專業人才作支撐。如果離開會計電算化專業人才,會計電算化工作將難以開展,提高企業會計工作水平也只能成為一句空話。目前,由于缺少會計電算化方面的專業人才致使會計電算化工作水平不高的現象已經開始顯現,并逐漸成為制約會計電算化工作有效開展的重要障礙。事實上,會計電算化人才不僅需要具備會計、管理、經濟學等方面的專業知識,而且也需要計算機基礎知識和操作技能。這不僅是會計電算化工作實際的要求,也是會計人才綜合素質培養的需要。只有將計算機知識和財務會計知識有機結合起來,才能有效開展會計電算化工作,及時處理會計電算化工作中出現的各種問題。
3.會計電算化信息安全系數偏低。財務信息和數據是企業經營管理的重要內容,它在很大程度上攸關企業生存發展實踐。會計電算化環境下,會計數據被電子符號所取代,降低了財務信息的安全系數。客觀而言,中國財務軟件生產基本處于簡單模仿和加工階段,產業規模尚未形成。多數財務軟件都將理財和提供多功能管理與決策作為研發重點,對財務信息和數據的安全問題稍有忽視,加之企業針對會計電算化工作沒有設置較為全面和完善的防范體系,給黑客或病毒侵入會計信息系統帶來了隱患。
4.會計電算化基礎管理制度不健全。會計電算化工作是一項內容豐富、環節復雜的系統工程,需要相關基礎管理制度作保障。然而,現實中多數實施會計電算化的企業沒有建立嚴密的管理制度。集中表現為對電算化操作人員與系統維護人員的職位分析不明確、職位評價不客觀,造成工作任務分工不合理;對會計檔案和會計資料的磁盤儲存不到位、歸檔不合理,造成會計信息更新不及時。這些問題都對企業財務信息的安全構成了潛在威脅。
5.會計電算化應用范圍不全面。會計電算化一方面發揮了計算機的分析功能和處理信息快捷的優點,另一方面也提高了會計工作的水平。然而,由于受到傳統手工會計工作事后核算特點的影響,使得會計電算化工作出現“重報賬、輕管理”的現象。當前,會計電算化的應用范圍僅僅停留在記賬、算賬水平上,沒有充分發揮其管理預測和分析功能。所以,會計電算化應用范圍相對偏小。
三、解決企業會計電算化應用問題的對策措施
有效解決當前企業會計電算化應用中存在的突出問題,需要采取相應的行之有效的對策措施。這些措施既有認識層面的,也有人才培養層面的,既有信息安全層面的,也有管理制度層面的。只有構建多層面、多角度的對策措施體系,才能提高中國企業會計電算化工作的整體水平。
1.提高會計電算化重要性認識是前提。要提高企業領導對會計電算化重要性的認識水平,為會計電算化工作實施構建領導層面的支持。企業可以設置專門負責和管理會計電算化的部門,并選配領導負責,制定切合企業實際的實施綱要和工作規劃。要提高企業財務人員對會計電算化重要性的認識水平,為會計電算化工作實施構建員工層面的支持。企業可以要求財務人員在實施會計電算化工作過程中,明確工作目標,堅持“手工系統研究與會計電算化工作內容分析”相協調,認真處理會計電算化工作各個環節問題,嚴格控制會計電算化工作成本,實現會計電算化工作效益最大化。
2.加強會計電算化人才培養是關鍵。會計電算化工作要求的不斷發展使得培養會計電算化人才的重要性日漸明顯。會計電算化人才不僅需要精通計算機技術,還需要熟悉財務會計知識,不僅需要分析財務信息的專業能力,還需要解決工作問題的綜合素質。這就需要加大對會計電算化專業人才培養模式和結構的改革力度,在設置人才培養課程時注重計算機課程和財務課程以及二者相結合課程的選擇。另外,也要加強對財務會計人員的計算機技能培訓,對計算機系統維護人員的財務知識培訓。
3.加強會計電算化信息安全防范是核心。首先,要加強會計信息數據處理的控制力度,構建一個包括“軟件開發和維護控制、硬件管理和維護控制、組織機構和人員的管理和控制、系統操作的管理和控制、文檔資料的管理和控制、計算機病毒的預防和消除”的管理制度;其次,要及時安裝并更新殺毒軟件,采用防火墻技術、信息加密存儲技術、身份識別技術等措施來保證財務信息的安全;最后,要加強對計算機機房設施的管理,制定防火、防水、防盜的管理辦法以及處理突發事件的應急方案。
4.完善會計電算化基礎管理制度是保障。要建立內部管理制度,包括崗位責任管理制度、操作管理制度、維護管理制度、機房管理制度、檔案管理制度、財務管理制度和計算機病毒的防治制度等;要加強財務信息檔案管理,包括數據輸入輸出的管理、備份數據的管理、存檔數據的管理和保密規程等方面。
5.擴大會計電算化應用范圍是重點。提高會計電算化工作應用范圍,既需要將會計電算化置于企業發展戰略高度,也需要將會計電算化納入管理信息系統,完善會計軟件系統,優化會計軟件功能,挖掘會計電算化分析職能,增強會計電算化管理預測水平。此外,也要樹立全球化意識和觀念,使得會計電算化軟件能夠適應跨國企業經營管理實踐需要,實現會計電算化應用范圍從記賬、算賬到預測、分析,從本土企業到國外企業的拓展。
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