一、對會計信息化及其發展的基本認識
(一)會計信息化的內涵及其特征
“會計信息化”是指將會計信息作為管理信息資源,全面運用以計算機、網絡通信為主的信息技術對其進行獲取、加工、傳輸、應用等處理,為企業經營管理、控制決策和經濟運行提供充足、實時、全方位的信息。會計信息化是信息社會的產物,是未來會計的發展方向。會計信息化不僅僅是將計算機、網絡、通信等先進的信息技術引入會計學科,與傳統的會計工作相融合,在業務核算、財務處理等方面發揮作用,它還包含有更深的內容,如會計基本理論信息化、會計實務信息化、會計教育的信息化、會計管理信息化等。
與傳統的會計模式相比,會計信息化具有以下幾個顯著特征:(1)會計信息的表現形式更加多樣化;(2)提供的會計信息能及時滿足用戶的需求;(3)會計信息的傳輸空間范圍進一步拓寬;(4)以計算機、網絡及通訊等現代信息技術為技術手段;(5)依據會計目標,按信息管理原理與信息技術重組會計流程;(6)以實現會計業務信息化管理為目標。
(二)會計信息化產生和發展的條件與動力
1.知識經濟是會計信息化產生的外部條件。知識經濟是建立在知識和信息的生產、分配和使用基礎上的經濟。為了生存和發展,企業會計只有順應時代潮流,運用先進的計算機、網絡、電子商務等信息技術,改造傳統會計,提高財務信息處理與輸出的速度,提高財務信息的質量,才能滿足知識經濟對財務信息的要求。
2.企業信息化對會計的影響是會計信息化產生的外在動力。企業信息化首推會計信息化,它是會計信息化產生的外在動力。這主要表現在以下兩方面:其一,會計信息系統是企業管理信息系統中的一個重要子系統,產生了企業70%以上的信息。因而,會計信息化是企業信息化的核心內容,并在推動企業信息化建設中發揮極其重要的作用。要進行企業信息化建設,必須進行會計信息化建設,不實現會計工作的信息化也就談不上企業管理的信息化。其二,企業信息化發展要求未來的會計信息系統應具有開放性,能利用網絡技術進行信息發送與接收,達到內外數據共享,為其他相關的部門、行業提供綜合信息服務。但現行的大多數會計信息系統根本無法滿足這些要求,因此,為推進企業信息化建設,必須構建信息化會計。
3.會計信息失真等現實問題是會計信息化產生的直接原因。會計信息失真使國家在制定各項經濟政策時缺少真實、可靠的客觀依據,使企業內部管理者對資金總量和財務成果表現出來的清償能力和變現能力缺乏正確認識,使企業的經營行為缺乏針對性和有效性。為解決問題,許多專家把目光投向了會計信息化。
4.現代信息技術與傳統會計模型之間的矛盾是會計信息化產生的內在因素。信息社會里,社會經濟環境和信息處理技術等方面發生了巨大變化,這要求會計要對此做出相應的反應,否則將會阻礙社會經濟的發展和文明的進步。傳統會計模型是工業社會的產物,是與工業社會的經濟環境和手工的信息處理技術相適應的,其處理程序和規則與現代信息技術難以適應和協調,無法滿足信息社會對會計核算、管理、決策的要求。
二、會計信息化的目的
(一)簡化會計流程
由于電子計算機具有強大的運算功能,網絡會計系統執行從會計憑證到財務報告全過程的信息處理,人工干預大大減少,客觀上消除了手工方式下信息處理過程的諸多環節。相對于手工會計而言,網絡會計的技術性及其復雜程度大幅度降低。
(二)收集整理信息
會計信息化集成所有數據于一個數據庫,實現實時獲取信息、實時處理信息、實時報告信息的新流程。在網絡環境下,信息技術的發展使得財務業務的協同成為可能,企業的管理信息系統將企業整個生產經營活動的每個信息采集點都納入企業信息網之中,大量的數據通過網絡從企業各個管理子系統直接采集,并通過公共接口,與有關外部系統相聯接,使會計系統不再是信息的孤島,絕大部分的業務信息能夠實時轉化,直接生成會計信息,會計數據處理呈集成化之勢。
(三)共享數據
共同使用數據,各級管理者可以實時動態地獲取所需的信息,支持決策。在網絡環境下,會計信息將具有更大程度的開放性和公開性。會計部門內部與其他部門之間及與外界環境之間的信息交流也變得十分便捷,財務部門的許多工作均可由其他部門完成。企業集團可以利用基于信息化的網絡財務軟件對所有分支機構實現集中記賬、遠程報賬、遠程審計、集中資金調配等處理。集團企業總部可以對數據進行及時的處理和分析,充分利用集團內部信息資源,實現真正的信息共享。
(四)動態反饋
在網絡環境下,各種數據實現在線輸入,電子貨幣自動劃轉,業務信息實時轉化,自動生成會計信息,省卻了手工方式下將業務資料輸入到會計賬簿的過程,使得會計核算從事后核算變為實時核算,靜態核算變為動態核算。這樣,信息使用者可以隨時隨地了解企業的信息,及時作出決策。
三、我國企業會計信息化發展中存在的問題
(一)企業管理層對會計信息化的重要性認識不足,且理論研究嚴重滯后
目前,相當一部分企業管理者以及會計人員都認為實現會計信息化的目的只是為了讓會計人員從復雜的手工勞動中解放出來,只是為了減輕會計人員的工作量,提高勞動效率, 提高信息輸出的速度。而沒有認識到會計信息化建設是企業信息化建設的重要組成部分。還有的企業只滿足于眼前的現狀,認為不加強企業的會計信息化建設,企業也能搞好;甚至有的企業發展了,但是管理水平仍然停留在原來的水平上,管理手段和措施沒有多大的變化;還有些領導甚至認為,企業實現會計電算化就夠了,沒必要再實現會計信息化,所以對企業的會計信息化不夠重視,殊不知推進會計信息化建設對進一步提高企業經濟效益有著重要的意義。
信息化會計理論研究滯后是制約我國會計信息化發展的又一十分重要的方面。目前的會計理論很少考慮計算機及網絡進入會計領域所引起的變化,嚴重制約了會計信息化的發展進程。例如,會計假設作為傳統會計建立的基石,主要劃定會計核算的時空范圍,是建立在時間和空間“二維”坐標基礎上的一種“二維平面單向傳遞”會計觀念,但在網絡環境下對會計信息系統支持相對不足。具體表現在:(1)企業作為會計主體,其外延不斷變化,使會計主體呈現模糊性,這就需要重新認識和拓展會計主體假設的空間界限。(2)現代經濟中不確定因素不斷增加,隨時都可能導致企業解體,由此而引發了對持續經營假設的否定,縮短了會計的時間界限。(3)網絡環境支持下的信息化會計重點突破速度問題,時間上使會計核算從事后達到實時,財務管理從靜態走向動態,使會計分期假設消除了時間和斷點。此外, 建立在傳統會計假設基礎上的會計原則也不能適應信息化會計的要求,也要在新的會計假設基礎上進行重新設定。
(二)會計信息化從業人員綜合素質偏低,缺乏復合型人才
目前我國許多單位、部門的會計人員很多,而且對會計業務也很精通,但是精通計算機知識的人員卻不多。一部分是“半路出家”的信息化會計人員,對計算機知識了解極其有限,無法將計算機知識和會計知識有機結合起來,造成了會計信息化人員知識的不全面、不均衡、不系統;另外一些計算機專業人員對會計知識又比較貧乏,對運行會計軟件過程中出現的問題不能及時解決和處理。所以,長期以來,會計信息化復合型人才的缺乏一直是制約我國會計信息化發展的關鍵問題。雖然有不少部門組織各種培訓,但由于培訓時間、培訓內容、單位事務及個人精力等因素的制約,會計信息化方面的人才總體素質仍然不高。
信息時代會計信息化的應用,對會計人員提出了更高的要求。既要求會計人員要掌握會計專業知識,還要掌握相關的信息技術、網絡技術、計算機科學等知識,了解財務軟件的使用、保養和維護。會計信息化從業人員綜合素質偏低的突出表現是對財務軟件的應用方法和技巧掌握得不夠透徹和熟練,對軟件的認識有局限性,對軟件運行過程中出現的故障不能及時排除,導致系統不能正常運行。這個問題已成為企業快速實現、發展會計信息化的障礙。
(三)財務數據難以實現共享,其安全性缺乏有力保障
從我國目前的實際情況來看,有一部分企業由于管理意識不到位、資金短缺、人員缺乏、業務鏈脫節等原因,而不能實現財務與業務一體化,這樣就會影響企業會計信息化實現的進程。同時在網絡環境下,財務信息的傳遞借助網絡完成,如何保證信息從傳遞到接受的真實性、可靠性,成為會計信息化發展過程中的突出問題。尤其是一些集團性企業和跨國公司,利用Internet來傳遞數據、溝通信息時,由于Internet的開放性,將不可避免地出現一些問題。另外,對企業內部信息使用者來講,如果使用權限劃分不當,內部控制不嚴,也容易造成信息濫用和泄密。
(四)盲目投資
目前,許多企業信息化建設效果并不理想,有些企業一味強調一步到位,貪大求全,造成員工素質、基礎管理和系統需求之間的“巨大鴻溝”,甚至由于資金問題而使項目難以為繼、中途夭折。究其原因,主要是盲目上馬、缺乏規劃造成的。信息化是一項復雜的系統工程,要根據企業自身的實際情況,進行統一的整體規劃,確定信息化的階段性目標;要根據企業自身的承受能力,以及企業管理中的突出問題和主要矛盾,采取量力而行、循序漸進的方法。
四、解決會計信息化發展中相關問題的對策
(一)建立信息化會計新理念,提高對會計信息化的認識水平
在網絡經濟時代,需要跨越現行會計的時空觀念,建立適應知識經濟下網絡環境的會計信息系統時間、空間和速度“三維觀”新理念。首先,網絡經濟環境中“會計主體”假設應重新解釋,其應該是“以經濟利益為紐帶,以項目合作為目標的社會組織集合體”。其活動空間范圍可以包括傳統會計系統界定的“實”的物理空間中的公司、企業、集團及其分支機構和內部獨立核算組織、責任中心、行政事業單位、基金組織、獨資企業等,也可涵蓋以網絡“虛”的媒體空間為主的“網絡公司”、“虛擬企業”等網絡化開放式公司、組織、社團等臨時性結盟組織。其次,廢除“持續經營”假設,建立“項目清算”假設。最后,廢除“會計分期”假設,建立“實時傳遞”假設。總之,會計基礎理論的創新,將使會計方法和會計實務的發展得到理論上的指導。以網絡經濟、信息化會計為背景而建立“三維”會計假設新理念,將會是會計理論發展史上又一次重要的突破。
(二)大力培養合格的信息化人員,提高財務人員整體素質
1. 企業應立足于國際水準,培養或聘用一批高級技術人才,他們能夠掌握國際先進技術,精通信息技術,熟練應用會計信息化,推動企業信息化事業由“核算型”向“管理型”、“職能型”轉變。
2.各單位應積極組織會計人員學習和提高會計信息化知識,維護軟件正常運行,掌握計算機先進技術,培養復合型人才為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造人才條件。
3.培養復合型人才,可以在院校開設會計信息化專業或在財會專業中增設計算機編程、維護等課程,可以讓財會人員進修計算機課程,還可以讓計算機人員、在崗人員實習并進修財會知識。
4.加強并制訂實事求是的會計信息化人員培訓計劃,要注重實效,不搞一刀切。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員,應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員,應盡量聘用計算機專業人員,畢竟計算機系統維護是一項專業性很強的工作,對這些計算機專業人員只要進行簡單的會計培訓就可以收到良好的效果。
5.加大對會計信息化人才的培養力度。要針對單位會計人員的特點和工作要求,科學地確定培訓內容,做到教育對象層次化、知識結構系統化,更新會計人員的知識,提高會計技能以適應市場經濟的要求。應把會計信息化列入學歷培訓、會計專業技術資格考試范圍之內,以形成必要的外部壓力。可通過建立培訓中心,抓好在職會計人員的培訓,保質保量培訓合格人才。還可以在各財經院校開設并逐步增加會計信息化課程,保證會計信息化后繼有人。同時,單位會計信息化人員要正確認識會計信息化后自己的作用和地位,在實踐中學習,在實踐中成長,不斷豐富工作經驗,提高操作技巧,提高發現問題和解決問題的能力。
(三)進一步健全“網絡財務”系統,加強系統的安全控制
財務信息是反映企業財務狀況和經營成果的重要機密,不得出錯、泄露和損失。因此,必須要加強“網絡財務”實施后財務數據在網上的安全存取和傳遞。
對網絡財務系統的安全問題,應從以下幾個方面進行防范:(1)建立一套健全的內部控制制度。企業為了保護資產的安全、會計信息的準確性和可靠性,應在內部采取一系列控制措施。完善的內部控制可有效減輕由于內部人員道德風險、系統資源風險和計算機病毒所造成的危害。企業應從軟硬件管理和維護控制、組織機構和人員的管理控制、系統環境的管理控制、文檔資料的保護和控制、計算機病毒的預防與消除等方面建立一套行之有效的制度,從制度上保證網絡環境下會計系統的安全運行。(2)通過完善網絡技術來防范網絡風險。在技術上對會計信息系統的各個層次(通信平臺、網絡平臺、操作系統平臺、應用平臺)都要采取安全防范措施,建立綜合的多層次的安全體系。(3)建立能夠使計算機網絡安全、健康發展的法律制度。通過法律給會計信息化提供健康、良好、寬松的發展環境,對于利用網絡進行犯罪的不法之徒,一經證實,一定要繩之以法,懲前毖后。
(四)分階段、分步驟有計劃實施
會計信息化不可能一步到位,這是由會計工作與信息技術的特點決定的,首先會計理論和會計處理方法是隨著經濟環境的變化而變化的,軟件只能解決當前存在的問題,無法解決未來未知的問題;其次信息技術在不斷地向前發展,網絡、計算機、系統軟件每過一段時間就有一次大的發展,因此,在實施會計信息化時,如果一味地追求技術上的先進性,一方面成本高,另一方面,如果沒有先進的管理理論、管理方法、管理工具,也不能充分發揮軟件應有的功能,形成極大浪費。所以企業要從實際出發,循序漸進發展;應從自身情況出發,結合人力、財力、物力,有計劃、有步驟地實施會計信息化戰略。
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