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基于會計信息化的路橋施工企業會計內部控制分析

由于經濟危機的影響,我國國有路橋施工企業面臨的競爭愈發激烈,如何在會計信息化的環境下生存并發展,是我國國有路橋施工企業需要面對的現實。在無法改變的外部現實條件下,建立健全的企業內部控制體系,提高企業內部控制的效率,防范風險,降低成本,從而提高經濟效益無疑是有效的低成本途徑。

一、會計信息化環境下路橋施工企業內部會計控制的影響因素

會計信息化系統與傳統會計處理相比具有數據實現高度共享、處理高度自動化且表現形式多樣化等特點,從而導致企業內部會計控制環境發生了管理觀念、方式、風格與企業組織結構及管理控制、內部審計等多方面的因素的變化。環境的改變自然而然的影響了企業內部會計控制。

(一)身份的識別與權限的控制受到的影響

在傳統的手工會計中,工作人員分工明確,形成相互制約的工作鏈,很自然地形成了相互監督的局面,任何越權行為也難以得手。但是在計算機會計系統中,由于中介工具——計算機的介入,這就涉及到系統如何識別身份和權限控制這兩個問題。而路橋施工企業具有項目點多面廣、流動性大的問題,在施工場所很難建立起安全設備齊全的財務室,也不太可能應用指紋識別技術,加上人力資源的限制,每個項目分配的財務人員必將受到限制。因此,和其他行業相比,路橋施工行業在身份識別和權限控制受到的影響較大。

(二)審核、復核控制機制受到的影響

在會計信息化環境下,很多需多人多途徑的處理程序轉變為由計算機系統統一完成,因而,存在于每道手續中的對前幾道手續的審查、復核等控制機制也就隨之削弱甚至消失了。同樣,因為所有的輸出賬簿和會計報表都是直接來同一個憑證文件和科目匯總文件,所以傳統的總帳和明細帳之間的相互核對、勾稽的作用不復存在,也不能利用平衡原理去發現初始憑證的錯誤。此外,系統的某些處理過程一旦開始,人便很難進行干預。在這種情況下。如果輸入的初始數據有錯誤,或軟件本身存在錯誤,則輸出結果也必然是錯誤的。而對于施工規模、投入成本高的路橋施工行業來說,每一個哪怕是很小的數字錯錄都將會導致最后結果出現幾萬、幾十萬甚至上百萬的偏差。

(三)會計信息化使企業內部控制手段和技術受到的影響

傳統手工會計下。控制方式和手段是手工控制,但是在會計信息化條件下。控制方式和手段由手工控制轉為手工控制和程序化控制相結合。因為會計信息系統要求在程序設計的各個環節、階段留下審計線索。所以,會計信息化條件下,原有的手工控制功能降低,但增設一些包含于計算機程序中的程序控制。對于路橋施工企業來說,這是一個有利變化。因為由于行業特點,跟隨施工隊伍的財務人員數量有限。使得傳統的手工控制在一定程度上受到制約,而程序化控制在一定程度上彌補了這個缺陷。

二、會計信息化環境下路橋施工企業會計內部控制認識誤區

對于路橋施工企業來說。其內部會計控制是一個事前、事中、事后的全面控制過程,但在實際情況中,企業往往只重視事后控制,對事前和事中的控制則忽略了。在實際施工中有的部門很容易就達到要求,而有的部門就是日夜趕工也達不到計劃標準,事后的獎懲也沒有發揮其應有的作用。這就致使各崗位的責任權利不對等,出現了干好干壞一個樣,干多干少一個樣的局面。此情形一方面會影響員工工作的積極性,另一方面也會給施工企業的成本帶來不可估量的損失。

(一)路橋施工企業會計內部控制工作難度大

路橋施工企業有其自身的行業特點:在項目施工中技術含量高,工藝復雜;新材料、新技術的推廣迅速;各種工程材料的品種多,材料也因質量、規格的不同而價格差異大,定量分析和預算編制口徑較難統一;很多材料無法從廠家直接采購,而且新品種的層出不窮也使價格不易控制,增加了施工成本:同時公路施工中施工管理層級的增多,不可預見情況的出現也使控制難度加大。

(二)路橋施工企業會計內部控制執行力度不夠

在會計系統信息化環境下,會計內部控制具有人工控制與程序控制相結合的特點,信息化系統中的許多應用程序包含了內部控制功能,如程序發生差錯或不起作用,將會出現錯誤重復發生的現象。部分企業對內部會計控制不重視。有的管理人員自身都不能遵守有關的控制制度。企業管理層存在重生產、輕經營、重開發、輕內部管理的思想,甚至把內部會計控制看作僅僅是財務管理部門的事情;有的高層領導者越權管理,使原本有效的內部會計控制制度不能發揮應有的作用;有的員工粗枝大葉。責任心不強造成人為失誤,甚至聯合起來舞弊,使內部會計控制失去了其基本功能;有的規章制度制定的比較嚴密,但僅僅停留在紙上而未貫徹執行,成了流于形式的一紙空文。如設備租賃未按制度貫徹內部牽制原則:有的財務付款手續不健全,不按合同規定付款;合同的簽訂、執行、付款都由一人來執行等。
(三)內部控制執行不嚴

內部控制重在執行,但對路橋施工行業而言,財務工作人員隨項目的流動而流動,遠程加大了管理的難度和實效,制定的內部控制制度往往是“印在紙上、掛在墻上”。在實際運用中卻是流于形式而未真正發揮其功能。

三、會計信息系統內部控制的實施與監督

(一)建立完善的內控機制。加強監督功能和執行力度

對路橋施工企業而言,在會計信息化的環境下同樣要做好資金、材料采購和生產環節的控制。所以企業首先應該制定嚴格的資金管理責任制,由出納人員專門負責辦理資金的收付業務:按照銀行開戶辦法規定申請開設銀行賬戶;會計部門必須隨時掌握資金的收支動態和余額,做好企業貨幣資金的調度和收支平衡,保證企業生產經營所需資金的供應。其次,在材料采購上則要做到采購前制定周詳的預算。并由項目經理審批;認真考察供應商,以保證材料質量與供給時間;采取三重驗收,質量人員、采購人員、倉庫保管同時驗收方可入庫。最后。工程施工前必須編制科學合理的施工組織設計,以科學合理的計劃來指導施工:嚴格按計劃執行各項工作,若出現計劃外事情必須查明原因并糾正,若有偏差查明原因并糾正。

建立完善的內部控制機制后必須通過健全的監督機制來監督其有效實施。所以企業應當重視監督機構,加強監督機構的功能和執行力度。

(二)正確選擇會計軟件,降低內控錯誤風險度

俗話說解鈴還須系鈴人,內部程序化使錯誤出現的重復性和嚴重性增加的問題需要從軟件本身出發。正確選擇會計軟件不僅能減少錯誤的出現,還能積極利用會計信息化給企業內部控制手段和技術的利好條件。選好會計軟件來降低內部控制錯誤風險度必須綜合考慮各種關鍵因素:第一,應該選擇成熟的軟件而不應該為了低價格而選擇沒有質量保證的軟件。質量不高的軟件毫無疑問不僅不能為企業的財務管理很好的服務,甚至還會大大降低工作效率,加大錯誤出現可能性。第二,軟件模塊應該滿足路橋施工企業的要求,例如項目造價分析管理、施工預算管理、項目驗工計價管理、分包隊伍管理、項目預測決策分析等。而其他的功能則無需做太多的要求,那不但增加購入成本而且沒有實用價值,甚至會導致財務人員不熟練增加錯誤。第三,應該選擇和供貨客戶等合作伙伴能完好兼容的會計軟件。施工項目所需材料從簡到繁,從小大大,小到螺絲釘,大到大型施工機具。數量非常可觀,做好這些原材料的統計,和供應商使用的軟件相同無疑會帶來很多的便利,同時自然而然的也降低了出現錯誤的可能性。此外,路橋施工企業自身同時也應該加大在軟件開發的科研經費和人力資源,以開發出適合本企業的安全系數高的財務軟件。

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