為什么要研究集團化會計集中核算標準體系呢?在當前經濟環境下,企業不斷地進行行業內或跨行業的兼并重組,出現了一大批航母級的大型企業集團,如何管理好這些超級艦船,使之不再像“鐵達尼”那樣傾覆于始航,要求我們為這些大型企業集團設計出科學的管理制度。在追求精細化管理的現代企業管理科學中,特別是隨著微利時代的到來,財務管理已經成為了企業管理的核心,它成為所有管理制度的發韌者和歸結點。筆者以某大型企業集團的省級銷售分公司財務會計運行模式為原型,對集團化會計集中核算標準體系進行了設計及分析研究,所抒管見,僅為拋磚引玉。
一、設計集團化會計集中核算標準體系的必要性和可行性分析
會計集中核算是指在企業集團內將分公司、分支機構的會計核算及監督權集中上移,形成獨立的核算中心的會計核算模式。
集團化會計集中核算標準體系是指按照會計集中核算模式,運用會計信息系統,形成一整套對經濟業務進行會計加工、編制財務報告的企業集團會計處理標準體系。
設計集團化會計集中核算標準體系的前提是:企業集團將財務管理機構和會計核算機構分開設立。相應地使財務管理的職能與會計核算的職能分離,形成以會計核算為基礎,實現財務管理為經營服務并監督經營的管理目標。
(一)設計該體系的必要性分析
1、省級銷售分公司財務集權管理的需要
財務集權管理是指大型企業集團為了控制企業內部資金流、提高存量資金的使用效率、優化資源配置而采取的集約型財務管理手段。
會計集中核算是實現財務集權管理的基礎。大型企業集團上、中、下游的產、供、銷鏈條較長,實行財務會計分級管理制度,導致資源分配和使用的效率良莠不齊。比較目前國內一些大企業通過內部銀行來運作資金流,實現資源優化配置,采用會計集中核算制度,從而實現財務集權管理更能節約系統管理成本。
2、企業降本減費增效的需要
提高營業收入和降本減費是企業追求利潤的兩條腿,兩條腿同時走路,才能使企業利潤得到持續且平穩地增長。企業在現有制度體制下,運用“完全預算、滾動預算”等先進的成本費用管理模式,降本減費的措施已經達到極致,當變動成本已經降無可降的時候,只有突破制度瓶頸,對固定成本中的一部分進行分拆,如實行會計集中核算體系,對市級銷售分公司的存量資金、人力資源成本等進行科學整合,可以起到降本增效的作用。
3、完善內控體系,防止職務違法風險的需要
目前一些地方政府職能部門及事業單位采用會計集中核算,下級單位只設報賬員,其最大的目的就是防止在職能部門或事業單位的會計人員成為領導的“賢內助”,避免“挪用專款、節流事業收入、私設小金庫”等職務犯罪。
其實,在追求利潤最大化的企業里,更加需要采用會計集中核算制度。在會計分級核算模式下,企業集團往往也設置了大量的內控制度和流程,如經濟業務簽名權的授權制度,經常被提倡的“一支筆”管理,嚴防“費用串項列支”,嚴控“拆東墻補西墻”等。實踐證明:事后問責的內控體系大量浪費管理成本,效果并不明顯;在企業管理中“亡羊補牢”,其實為時已晚。采用會計集中核算制度,不僅完善了事中控制的內控體系,防止經營效益流失,而且將大量節約企業管理成本。
4、提高會計信息質量的客觀需要
會計人員作為專業人員為企業的經濟業務提供服務并實施監督,職責的雙重性,給會計人員的角色選擇造成困惑,一部分會計人員選擇了完全經濟人角色,一部分會計人員選擇了完全道德人角色,還有一部分會計人員則左右搖擺,成為了復合人。會計人員的角色選擇,將直接反映在他所從事的工作中,再間接地影響會計信息質量。
實行會計集中核算,將加強會計人員專業水平和從業能力,職業道德的履行得到了保障,社會道德、個人道德的精神追求得以滿足,促使其完成“道德人”的角色,從而使會計信息更加真實可靠。
(二)設計該體系的可行性分析
1、新會計制度的頒布實行,為實行集團化會計集中核算體系提供了制度依據
目前中國的經濟體制是社會主義市場經濟制度,新會計準則充分體現了這一主題,與國際會計準則進一步靠攏,部分準則更是超越國際準則,更加符合市場經濟的客觀要求。如:新會計準則要求對交易性金融資產等部分經濟業務采用公允價值進行初始確認和后續計量,以及要求對資產進行減值測試和計提減速值準備等,這些經濟業務要求會計人員運用職業判斷;但低層會計人員因為水平或制度規定的限制,不能準確地完成這一工作,而這一工作對于企業來說又是需要的。
會計集中核算就是以新會計制度為依據,將有經驗的高級會計師或會計師集中到會計核算處或核算中心,運用他們的的專業水平來完成高層次的會計工作。
2、ERP管理系統的使用,為實行集團化會計集中核算體系提供了技術保障
從“結繩記事”開始,隨著社會經濟和科學技術的發展,會計的手段和職能已經發展成為以電子科學技術為支撐的一整套結合即時經濟業務的信息技術系統。其中具有代表性的德國SAP公司的ERP管理系統逐步被我國大中型企業接受和運用。ERP管理系統對我國傳統會計職業無異于一場革命,它弱化了會計的專業性,但同時強化了會計反映經濟業務的及時性和準確性,并通過系統自動完成了崗位牽制和內部控制功能,為企業財務管理制度的創新和會計集中核算體系的運行提供了條件和保障。
3、市級銷售分公司財務會計實行專業性條線化管理,為實行集團化會計集中核算體系提供了實務基礎
現行分級設置的財務管理體制雖然沒有從形式上將財務與會計分開設立,但市級銷售分公司基本上都在財務部內分專業版塊設置了資金組、資產組、賬表組和稽核組,對財務會計業務實行專業性條線化管理,從崗位設置和職責劃分上進行了區分。各專業組的工作內容相對獨立,其中賬表組的工作主要負責市級銷售分公司的會計核算、報表編制提供等,這為會計集中核算的整合提供了實務基礎。
二、集團化會計集中核算標準體系的組織機構與崗位職責設計
設計集團化會計集中核算標準體系的核心是:會計核算組織機構與崗位職責的設計。
(一)組織機構設計
1、組織機構設計的原則
本文對會計集中核算標準體系的設計所遵從的原則包括:系統性原則、控制性原則、效率性原則和適用性原則。
系統性原則,是指在符合國家頒布的會計法律法規的前提下,會計集中核算體系的組織機構設計,既要從企業整體的制度設計上宏觀把握,使組織機構的設計與各項制度構成企業管理制度的有機整體,又要結合目前會計核算的硬件和軟件等相關支持條件,使組織機構的設計能保證會計信息真實、完整。
控制性原則,是將內部控制的方法、措施和程序設計在會計核算和會計業務處理的程序中,利用組織機構的崗位設置,做到不相容崗位相互牽制。
效率性原則,是以盡可能少的成本產出盡可能多的有價值的會計信息,實現成本效益的最優組合,提高會計信息質量和工作效率。
適用性原則,是根據省級銷售分公司會計集中核算業務的需要,切合實際,有針對性地設計組織機構,以保證該組織機構有效地完成會計核算任務。
2、組織機構的標準模型
省級銷售分公司的包括會計核算體系在內的所有管理體系必須在總部管理體系的權限規定下進行細化。本文分析研究的集團化會計集中核算標準體系是一套呈上啟下的會計核算運行機制,其組織核心設置于會計核算處,而執行機構為會計核算中心。為了直觀地表現組織機構的架構,下面通過圖示進行描述:
圖1集團化會計集中核算標準體系組織機構模型圖
3、組織機構中上級與下級之間及相關部門之間的關系
第一層級的關系:總會計師或財務總監對省級銷售分公司總經理負責,根據總經理提出的管理要求,安排開展財務會計工作。
第二層級的關系:會計核算處、財務資金資產處和審計處對總會計師或財務總監負責,根據領導要求組織實施企業的財務會計及內控審計工作。
第三層級的關系:會計核算中心主管對會計核算處處長負責,落實執行企業會計核算制度,開展具體會計核算業務。
第四層級的關系:會計核算中心各崗位人員對會計核算中心主管負責,根據崗位職責完成本崗位的各項會計核算及會計監督工作。
會計核算處、財務資金資產處和審計處三者之間的的關系:自成體系、相互牽制、相互監督,并形成有機統一的整體;最終共同完成企業的財務會計及內控管理工作。
五個會計核算中心的劃分:按照地域相近,兼顧工作同質性及工作量大小等相關條件分設。如本部核算中心包括公司本部和廣州分公司的會計核算,粵中或珠三角核算中心包括深圳、珠海、東莞、中山和惠州分公司的會計核算等等。會計核算上移核算中心可以通過對有條件的單位進行上移試點,在實踐中發現問題即解決問題,以便在制度改革中取得主動。在條件成熟的省級分公司,也可將核算中心進一步合并,設置一到兩個核算中心。
(二)崗位職責設計
崗位設置原則主要有:崗位設置完整、崗位職責清晰、按會計科目性質設崗和不因人設崗。
崗位設置可以是“一人一崗、一人多崗、一崗多人”,如工資核算、稅務核算可以設置成一人一崗,核算中心主管與稽核設置成一人多崗,往來科目核算設置成一崗多人。
崗位職責按崗位的業務性質進行劃分和歸納,對不相容的崗位職責明確規定其崗位牽制的內容。
1、總會計師或財務總監崗位職責和要求
1領導省級分公司財務與會計工作,對財務與會計機構設置、人員的配備和任用、專業職務的聘任等事項提出方案和建議
2審核、批準省級分公司的會計制度和組織制度的實施,審核和批準會計部門編制的各種報表
3組織經濟核算、編制財務計劃、省級銷售企業預算,協調各項經營業務
4審查省級分公司的購、調、銷、存等經營業務和投資方案,審查重大開支項目
5審批省級分公司財務收支,組織進行成本費用項目的預測、計劃、控制、核算、分析和考核
6參與制定改造項目、商品定價、工資獎金等方案,參與擬定企業重大經營決策
7組織和監督省級分公司貫徹執行國家的各項財經法令、法規、制度,保護企業財產的安全和完整
8負責組織會計人員學習,并定期對會計人員進行考核
9其他與財務、會計有關的管理工作
要求:總會計師或財務總監崗位應由具有5年以上財務與會計管理工作經驗的高級會計師擔任
2、會計核算處處長崗位職責和要求
1負責省級分公司會計核算管理工作,執行總會計師或財務總監確定的經濟核算計劃
2參與組織制定省級分公司的各項會計管理制度,并監督貫徹執行
3熟悉省級分公司的購、調、銷、存等經營業務各環節的情況,參與各部門的經濟活動,并為企業整體經營預測、決策提供會計信息
4參與擬定經濟合同及其他經濟文件
5負責會計人員的考核,并根據會計人員的實際情況調整其工作崗位
6負責向總會計師或財務總監報告會計工作情況,向分公司內有關會計報告使用者提供內部財務報告
7審核并提供省級及市級分公司對外報送的財務報告
8組織本部門會計人員理論和業務學習,負責會計人員的業績考核,參與研究會計人員的作用和調整
9總會計師或財務總監交辦的其他與會計核算有關的管理工作
要求:會計核算處處長崗位應由具有三年以上會計管理經驗的高級會計師或會計師擔任
3、會計核算中心主管職責和要求
三、集團化會計集中核算標準體系的配套體系和內部控制系統的設計
設計集團化會計集中核算標準體系的保障是:配套體系和內部控制系統的設計。
(一)配套體系設計
配套體系的設計非常重要,有些配套體系甚至可能成為會計集中核算體系是否能夠順利運行的關鍵因素。限于本文篇幅,只對會計集中核算體系的配套體系進行一些列舉和說明,并不深入設計配套體系的運行機制。
圖2會計集中核算標準體系配套體系圖
配套一:財務集中管理體系
會計集中核算是為財務集中管理服務的,反過來,財務集中管理的要求又對會計集中核算進行指導和監督。設計財務集中管理體系應該將資金管理、資產管理、信用管理、稅務管理、出納的相關職責與會計核算業務內容結合,達到有機統一,又相互制約,避免制度設置脫節,形成制度真空。
配套二:會計信息技術系統
會計信息技術系統是會計集中核算的保障。ERP系統的強大集成功能已經取代了大部分會計核算的基礎工作內容,沒有良好的技術系統支持,會計核算業務就會自動罷工。會計人員對信息系統的依賴性已經演變成“皮與毛”的關系,信息技術系統是“皮”,會計集中核算業務成了“毛”,“皮之不存,毛將焉附”!對會計信息技術系統的設計和維護是設計會計集中核算體系中的關鍵點。
配套三:建立遠程報賬、查賬系統
會計集中核算將使核算中心與省、市兩級銷售分公司不在同一地辦公,空間距離被拉長,使得各種經濟數據和業務報表的提供和查閱及時性和準確性難以得到保障。就像修建一座大廈,通水、通電、通路等是最基本的配套工程,建立遠程報賬、查賬系統成為了會計集中核算必要的配套設計。
配套四:財務會計人員及財務管理團隊
科學是第一生產力,其中起關鍵作用的還是人,作為具有專業知識的財務人員,企業領導者將其作為企業的重要資源加以開發、培養和運用,最終達到“為我所用”,將人力資源轉變為生產力。通過組織培訓全面提供財務人員職業道德和業務水平;通過系統考評選拔人才,疏通財務人員的有序晉升通道;通過技能比武等專業活動活躍學術氛圍,提高財務人員團隊的創造力和創新精神。
(二)內部審計與內部控制系統設計
企業內控的要求是規范行為、明確責任、防范風險,內控系統是企業管理制度自身的檢驗檢疫系統。
目前銷售企業的內控系統是按照美國“薩-班斯法案”、結合企業自身業務流程設計的,其主要牽頭執行部門設在各市級分公司的財務部。通過會計集中核算整合,這種經辦人“左手管右手”的內控執行模式已經不適合會計集中核算體系。強化內部審計在內控系統中的執行和監督作用,通過審計處的崗位設置和職責劃分,將內控的職責與會計核算中心分離,使內控系統轉變為“我的手管你的手”的執行模式,而企業領導成為“管得好與不好”的裁判。
四、在省級銷售分公司實施集團化會計集中核算標準體系的利與弊
一項管理制度的進步要經歷創新、發展和完善的階段,在最初的階段,我們應該看到它有利于企業管理目標的一面,同時也要看到它不利企業管理目標的一面。
(一)實現集團化會計集中核算將在四個方面得到加強和提高
1、有利于省級銷售分公司集中會計核算的監督權
會計集中核算使會計監督權從市級銷售分公司上移,主要體現在“會計業務決策者與執行者分離、財務審批與會計監督分離、會計憑證的存放管理與單位分離”上。通過會計業務決策者與執行者的分離,防止市級銷售分公司的單位領導指使會計人員進行虛假的會計處理;通過財務審批與會計監督分離,使財務職能與會計職能分離,形成財務審批與會計處理的相互監督;通過會計憑證的存放管理與單位分離,保證了會計業務的公開透明,形成了對舞弊行為的有效遏制。特別是會計核算業務處理過程的完全公開,讓監督權行使更加“陽光”。
2、有利于提高資金使用效率,優化收支兩條線的資金管理制度
企業集團對資金流實行收支兩條線管理,能夠將銷售收入的資金即時地回籠到企業總部,保證收入資金不被侵占和坐支,但支出的資金通過余額考核的辦法并不能完全有效地控制。市級銷售分公司常常要留有保障性資金額度,以備應急之需,有些時候這部分存量資金的余額非常大。會計核算業務的上移,將存量資金也從市級銷售分公司一并上移,只在核算中心支出賬戶內保有應急保障資金,更有效地運用了企業資金,優化了收支兩條線的資金管理制度。
3、有利于提高會計信息的質量
會計信息質量的要求是對企業財務報告中所提供的會計信息質量的基本要求,是使財務報告中所提供的會計信息對投資者、管理者等相關使用人作出決策應具備的基本特征。會計信息質量的要求主要包括可靠性、相關性、可理解性、可比性,以及實質重于形式、重要性、謹慎性和及時性等。
通過會計集中核算,對會計信息質量的可靠性、及時性要求的提高比較明顯,雖然可靠性與及時性的權衡取舍仍然存在,但是由于財務審批權與會計處理權的分離,使會計信息質量更加客觀可靠,以及采用科學的數據單據傳遞方法,使會計信息提供的及時性也得到了加強。
4、有利于加強會計人員的專業性,完善人才培養體系
由于強大的會計信息技術系統的運用,已經使基層的會計核算人員成為某種意義上的“體力勞動者”,基本上不需要運用會計專業知識就可以完成工作,不利于企業人才的培養,也不符合企業人力資源的發展理念。會計集中核算將會計人員與其服務的單位分開,從工作內容上要求會計人員更加專業地處理會計業務。同時還增強了會計人員的獨立性,使職業道德的履行得到了保障。
(二)實行集團化會計集中核算將在以下三個方面弱化會計的管理職能
1、財務會計管理第一責任人的職責弱化,導致會計核算的客觀性得不到保障
市級銷售分公司經理是市分公司財務會計管理的第一責任人,財務會計管理職能上移后,市分公司經理對財務審批權和會計處理權的監督職責弱化,甚至由對財務會計的監督轉為對核算中心的依賴,主要表現在:市分公司只設報賬員,對單位內部的資產及費用支出等管理不進行監督,遇到財務檢查時,就讓檢查人員到核算中心查賬;在固定資產的管理方面,對上級單位調撥固定資產的增減變動查不明原因,而核算中心只憑調撥文件入賬,賬實相符得不到保障。
2、財務現場監控職能的弱化,導致遠程報賬、查賬容易流于形式
會計集中核算使會計人員與各市級銷售分公司的實際業務分離,一個會計人員可能要同時負責多個單位的同類科目的賬務,很難詳細了解每一筆經濟業務的細節。比如市級公司在發生經濟業務時,不可能及時地通知會計人員買了什么,花了多少錢,甚至是否真正產生這項經濟業務,會計人員都有可能不知道,會計人員只能在市級分公司報賬時進行監控,辨別經濟業務的真實性和合理性。所以,集中核算后,會計人員能夠保證“賬證、賬賬、賬表”相符,但保證不了“賬實”相符,這就導致遠程報賬、查賬不可信而流于形式,影響到會計集中核算體系的“停電、停水”。
3、預算編制及執行分析職能的弱化,導致突發性問題得不到及時解決
會計集中核算使單位的預算編制及執行分析職能上移到核算中心,由于核算中心與市級銷售分公司經濟業務的職責分離,核算中心能夠按照降本減費的目標嚴格執行預算,沒有預算指標和超預算指標的支付申請予以拒付,有時出于本身職責或對經營單位的情況不了解,對一些突發的事件、客觀的問題不能及時予以解決或彌補,出現“沒事拖出事”的情況。
因為會計集中核算會有以上弊端的產生,前文提及的四項配套體系的設置和完善顯得尤為重要。
五、集團化會計集中核算標準體系與會計核算業務外包的比較與借鑒 (下轉第72 頁)
(上接第16 頁)
1、什么是會計核算業務外包
會計核算業務外包是指公司將會計核算業務委托給會計師事務所或代理記賬公司等專業的會計代理公司,并支付相應勞務服務費用的委托業務;簡單地講就是“我的賬,你替我記;我的報表,你替我編;我付費”。現在有一些經營業務在美國的公司,下班時將當天發生的業務清單通過電子郵件發送到機構在中國的會計業務代理公司,由代理公司進行核算記賬,在美國的業務人員第二天一上班,就能及時地看到前一天的相關報表。這種跨時區的代理核算是目前比較典型的案例,他們巧妙地利用時間差,非常明顯地提高了工作效率。
2、會計核算業務外包的歷史沿革
會計核算業務外包業務發源于西方市場經濟體制,最初實行的是會計外部審計,注冊會計師事務所的持證會計師充當的是“經濟警察”的角色。經過會計師事務所的業務發展要求,和上市公司的客觀需要,出現了管理咨詢和稅務服務等外包業務,到本世紀初,國際上的五大會計師事務所的咨詢業務收入已經遠遠超過了外部審計業務。發展到今天,上市公司為了輕裝上陣,將會計核算業務作為“服務包”外包給會計師事務所等機構,與會計核算業務同時成為業務外包的還有人力資源外包等。
3、會計核算業務外包與集團化會計集中核算體系的比較
首先,兩者有異曲同功之處,兩者通過不同的途徑,都解決了企業會計核算的問題;只是各自的側重點不同,會計核算業務外包側重效率,而集團化會計集中核算側重內部監督。
其次,外部會計人員能夠更加獨立地執行企業會計核算的規定和要求,保證會計處理更客觀地反映經濟業務;但銜接不當,也容易走向反面,導致會計核算與實際經濟業務脫節,產生偏差。
“他山之石,可以攻玉”,如何借鑒會計核算業務外包模式完善集團化會計集中核算標準體系,在以后的會計工作中,仍值得我們長遠的研究和探索。
綜上所述,企業集團在管理制度創新和變革中,都應以企業價值增值為目標,不做魯莽之事,不打無準備之仗,只有讓更科學的制度取代過時、低效的制度,才能使企業從優秀走向卓越。
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