住房公積金制度是國家法律規(guī)定的重要的住房社會保障制度,對于住房公積金的計算有著特殊的規(guī)定。以筆者所在城市江蘇常州為例,根據《常州市住房公積金管理辦法》規(guī)定,職工住房公積金的月繳存額為職工本人繳存基數乘以住房公積金繳存比例;每年7月調整住房公積金的繳存基數,基數為職工本人上一年度月平均工資。
鑒于計算住房公積金的特殊規(guī)定,如果純手工操作的話,加之單位人數多,流動性強,則公積金繳存基數即月平均工資計算的工作量相當大,差錯率高;如果購買專門的管理軟件,又給單位帶來不必要的支出。那么,有沒有什么辦法來解決這一問題呢?事實上,Excel的函數完全可以滿足我們計算住房公積金的所有要求。
一、編制“住房公積金基數調整表”(以2009年為例)
首先把上一年度即2008年1-12月工資表復制并粘貼到同一個Excel文檔(命名為住房公積金2009年調整表)中,一共12個工作表,按月份分別命名“0801工資”至“0812工資”(也可以復制到同一工作表中)。每月的工資表只需保留身份證號、姓名、月工資3個字段,我們需要以身份證號為每個表中相同的字段,因為工作表中,無論工資數據如何變動,每個人的身份證號碼是不會改變的,而且具有唯一性,所以我們可將其作為查找條件,同時必須將每個工作表中身份證號都調至第一列(如圖1所示),這是下文所用函數的要求。
在同一Excel中插入一個工作表“公積金2009年調整表”,這張表以公積金管理中心提供的公積金調整清冊為基礎,主要有公積金號、姓名、身份證號、0801-0812工資、2008年工資平均數和2009年公積金繳存基數等字段(本文為簡化僅建立0801月和0802月兩個)。0801工資等12個字段用來存放從前面建立的1-12月工資表中取出的某一人的工資數據,據此計算全年工資平均數和公積金繳存基數。
二、利用Vlookup函數提取職工月工資
三、利用Isna和If函數計算月平均工資數(2009年繳存基數)
工資月平均數為職工2008年工資總和除以發(fā)放月數。在本文中,函數Vlookup 返回錯誤值 #N/A,意味著該職工該月的工資表中沒有被查找到,也意味著在計算該職工2008年月平均工資時,發(fā)放月應該少算一個月。Isna()函數特性是檢測一個值是否為#N/A,返回True或者False,利用這個特性,我們在計算某個職工年工資總額時,用 If(Isna(D2),0,D2)和If(Isna(D2),0,1)分別來取月工資數和發(fā)放月數(D2為圖2公積金2009調整表中單元格,表示0801月工資),即如果單元格為#N/A,則月工資和發(fā)放月數均為0,反之為月工資數值和1。假設從D欄到O欄分別為從工作表中取出的2008年1月到12月的工資,則在2008年月工資平均數單元格中輸入=(If(Isna(D2),0,D2) If(Isna(E2),0,E2) …… If(Isna(O2),0,O2))/(If(Isna(D2),0,D2) If(Isna(E2),0,1) …… If(Isna(O2),0,1)),即可以計算出2008年月平均工資,即2009年公積金繳存基數。
