會計電算化是以電子計算機為主的現代電子技術和信息技術應用到會計實務的簡稱,是電子計算機代替人工,實現報賬、記賬、算賬、查賬以及部分需要人工完成的對會計信息(數據)的統計、分析、判斷乃至提供決策的過程。由于計算機運行的速度快,大大提高了會計信息的及時性、準確性和完整性,使財會人員有更多的時間和精力用于資金管理、資金分析、資金評測,參與醫院管理與決策,為提高醫院現代化管理水平和經濟效益服務。
一、目前醫院會計電算化工作存在的主要問題
通過對國內不同省份、不同等級15家醫院的會計電算化工作進行調研,結合筆者從事醫院財會工作10余年的工作體會,筆者感到,實現會計電算化管理是醫院財務管理和會計自身發展的客觀需要,無論是主動的還是被動的,各級醫院都在不同程度地實行電算化管理。綜合來看,目前各級醫院會計電算化主要存在以下問題:
1. 對會計電算化的認識存在偏差
調查中發現,部分醫院電算化水平之所以不高甚至相對落后,與單位領導對會計制度改革重視不夠、對會計電算化重要性認識不到位有關。有的領導甚至認為,會計電算化只會增加工作成本,對單位經濟效益并不能產生實質性的影響,甚至對推行電算化存有抵觸情緒;有的單位領導對會計工作的認識還停留在人工記賬、報表、審計等傳統方式階段,對引入電算化工作熱情不高;有的單位領導認為,推行電算化就是添置幾臺計算機、裝上財務軟件就可以解決所有問題;部門會計人員對學習會計電算化有畏懼心理,得過且過,不愿意把心思和精力放在提高電算水平上,以至于有些醫院上了電算化手段卻得不到很好的利用,白白浪費了寶貴資源。
2. 各類電算化軟件的兼容性有待進一步改進
目前,醫院系統使用的會計軟件大多是由不同的軟件開發公司根據客戶需要設計開發的,有的甚至在商業銀行會計軟件上稍加修改就應用到醫院計算機系統,除了少數軟件相互間可以兼容以外,多數軟件往往更注重賬務處理與報表管理功能的開發,而對于諸如成本核算、市場預測等功能的開發力度較小,使得在處理此類問題時,即從一個處理系統(模塊)到另一個處理系統(模塊)時,不能直接使用基礎數據進行自動轉換,這不僅增加了工作量,而且人工核算和輸入等必然增加出錯概率,大大降低了財務軟件的管理功效和預測功能。
3. 電算化軟件的信息安全性有待加強
目前,醫院大多建有局域網絡系統,這些網絡同時與互聯網相連,由于多數單位對信息安全缺乏足夠認識,以至經常發生信息被盜、數據流失,甚至遭到網絡黑客攻擊而導致系統癱瘓。
現行的財務軟件雖然具有操作員權限限制功能,但是可以設置幾個不同的操作員,通過轉換操作員姓名來進行不同的會計操作,從而使得權限管理形同虛設,使審核功能流于形式。另外,各功能模塊之間缺乏牽制,即使“明細賬”和“總賬”不符,也依然可以報出財務報表。
4.會計工作人員電算化水平亟待提高
會計電算化的實施,對會計人員提出了較高的要求。會計人才應是復合型人才,要求既精通財務知識,又精通計算機知識;既懂會計業務,又懂經濟管理;既有原則性,又有創造性、靈活性。
二、加強醫院會計電算化管理的對策思考
任何新興事業都有其從不完善到逐漸成熟的過程。醫院會計電算化的推廣與使用,需要一個逐步適應和循序漸進的過程,出現以上矛盾和問題是正常現象,切不可操之過急,關鍵是要想辦法解決和克服。
1. 提高各級領導對會計電算化的認識
切實提高思想認識,像抓醫療服務質量一樣把會計電算化工作落到實處。單位領導是推廣實行會計電算化的最重要力量,領導要帶頭解放思想,勇于接納新鮮事物,樹立和明確醫院會計電算化管理的目標,充分利用計算機快速提供信息的能力,提高會計信息加工的效率,為管理和決策提供滿意的服務。
2.提高電算化軟件的兼容性和安全性
醫院會計電算化系統在結構設計上應盡量選擇通用的模塊化、標準化和網絡化技術,應當使系統既可聯網實時處理,又具有單機批處理的靈活性。在代碼、數據結構設計上,采用標準化、統一化格式。在人機界面設計方面,采用聯機在線幫助或提示信息,在有限的屏幕中給出多窗口的信息,處理運行時連續給出操作的提示信息,使信息系統有較好的透明度。在系統數據信息安全和保密設計上,采用各子系統和重要數據加密和規定必要的使用權限口令,并采用自動備份重要數據等措施,必要時可加裝多道“防火墻”,以確保系統和數據的安全。
3.加大對會計人員電算化技能的培訓力度
各級醫院應從本單位實際和會計人員素質現狀出發,加大對會計從業人員的教育和培訓,可參考部分商業銀行定期輪訓、先考核后使用的辦法,通過辦班培訓、請專家授課、橫向交流、比武競賽等措施,盡快提高會計人員電算化水平。
4.完善會計電算化內控制度
醫院應合理地進行崗位設置和分工,按照內部控制的要求,遵循不相兼容職務相分離和內部牽制的原則,設立相互稽核、相互監督和相互制約的機制來保障會計信息的真實可靠,減少發生錯誤和舞弊的機會。在設計工作流程時既要避免中間環節的重復或遺漏,也要考慮能否充分調動會計人員的工作積極性,保證會計信息的時效性。醫院應制定上機守則和操作流程。上機守則主要是對電腦機房內工作的一般性規定;操作流程則是業務處理過程的具體操作步驟和要求,包括各種操作命令、各種設備的使用說明以及特殊情況的處理等。
