應收賬款是指企業因銷售商品、產品或提供勞務業務應向購貨方收取的款項。它的變現性較強,是企業的一項重要流動資產。在市場經濟條件下,企業間的競爭愈演愈烈,為了擴大市場占有份額,相當一部分企業不惜采取賒銷的方式來增加銷售收入,增加盈利,應收賬款在流動資產中占的比例也較大。其中,賒銷作為企業促銷產品的重要手段之一,已越來越被廣大企業所采用,對企業產品的銷售工作起到一定的促進作用。與此同時應收賬款在資金中所占的比例越來越大,加上企業間相互拖欠貨款的現象日益嚴重,使企業應收賬款金額增長更快,壞賬損失也日益增多,給企業的正常生產經營活動造成嚴重影響。如何有效地控制應收賬款的增長,已成為企業管理和生死存亡的重要議題。
■一、應收賬款管理中存在的問題
就性質而言,應收賬款屬于一種營業性的短期債權,它所涵蓋的方面廣泛且復雜,在目前的企業經營中,應收賬款的管理都存在著不同程度的問題,總結分析,主要表現在以下幾個方面:
(一)缺乏科學的客戶信用管理。面對越來越復雜的市場環境,不少企業未建立健全企業信用管理體系,一些企業為了片面追求賬面價值,擴大銷售額,不顧自身經濟實力和風險控制能力,大量向客戶賒銷商品,導致流動資金被大量占用,同時還存在應收賬款壞賬損失的風險。
(二)沒有嚴謹的應收賬款內控制度。在較多的企業中沒有制定科學嚴謹的應收賬款管理制度,企業的內部控制制度不完整,存在一定的缺陷。還有相當一部分企業只設立銷售和財務部門,沒有設立相應的內部監管部門。財務部門只負責會計記賬工作,對應收賬款的形成和催收不承擔責任。銷售部門則可能利用相關權力和為了自身的利益而隨意賒銷商品,形成應收賬款,也不對其賒銷決策承擔實際責任。
(三)缺乏跟蹤問效和事后監督控制。很多企業在應收賬款發生后聽之任之,沒有定期對應收賬款進行核對和賬齡分析、回收分析。企業領導無法掌握應收賬款的全面情況。這樣呆賬形成的風險越來越大。壞賬成本和機會成本、管理成本也在不斷增加。甚至一些單位和個人為了謀求小團體及個人利益,利用應收賬款調節利潤、轉移資金、私設“小金庫”,使資金體外循環,給腐敗分子提供了可乘之機。
(四)缺乏分類指導和適宜的清收政策。很多企業在應收賬款回收過程中,不綜合分析哪些客戶超過了信用期和超過時間的長短及款項的多少,因而缺乏分類指導。沒有制定出針對不同應收賬款的收賬政策,這樣不僅沒有達到預期的收款效果,還失去了一些客戶和市場。
■二、應收賬款形成壞賬的原因
(一)企業經營者法律意識淡薄。客戶不按合同、協議規定歸還到期債務,是負債方的一種違法違章行為,或有的因合同不規范被客戶利用,收到貨后,以各種理由推遲付款或拒付,形成呆賬。企業應重視債權人,有權利利用法律來維護自己的合法權益。
(二)應收賬款管理不善。有些客戶超過期限(信用期限),客戶認賬,但以資金緊張或企業虧損為理由拖欠賬款。還有些客戶以企業改制為由,故意拖欠賬款。針對這類狀況,企業應加強應收賬款的管理,但有些企業應收賬款管理制度形同虛設,管理人員沒有把責任落實,使得潛在壞賬越來越多,甚至形成呆賬。
(三)銷售人員激勵機制不健全。很多企業在銷售考核體系中,只將工資報酬與銷售額掛鉤,卻忽略了貨款的回籠,這就加大了壞賬的可能性,因為銷售人員只關心銷售指標的完成。
(四)缺乏信用管理。大多數企業在銷售過程中,不了解客戶的資信狀況,就輕易地將產品賒銷出去,這就加大了壞賬的風險。由于我國目前社會信用程度普遍較低,相當數量的企業或單位不能嚴格信守合同契約,而很多企業并未對此引起足夠重視。
■三、應收賬款的核算與管理
(一)實施應收賬款核算的審計
1、企業在銷售業務過程中發生應收賬款業務時,是否立即填制應收賬款憑證并據以登記應收賬款明細分類賬,是否明確了收回期限和結算方式,是否能夠及時組織人員催收。
2、企業有關應收賬款的工作人員能否按職能分工,發票、記賬、收款等收入憑證是由哪些部門開具的結算手續,各程序如何規定,銷售發票上是否有銷售部門、出納、審核人員的簽章和單位公章。
3、銷售發生的退回、折扣與折讓是否經有關領導批準,授權人與收款的職責是否分離,銷售退回是否有倉庫部門的退貨驗收單,銷售折扣與折讓在核算上是否采用總價法入賬,是否有嚴格的復核手續,是否發生折扣損失。
4、企業的內部審計機構是否定期對應收賬款進行內部審計,能否定期對應收賬款和各主要的明細分類賬相互核對,能否對應收賬款的結構和賬齡進行分析,企業規定的工作程序是否得到貫徹執行。
(二)加強應收賬款的管理控制
1、嚴格執行應收賬款的日常賬務核對工作。財務人員依據完整合法的憑證及時、準確登賬。對本期發出的商品數量、金額以及當期的回款金額在明細賬中要詳細如實反映,并定期和總賬核對,保證應收賬款的真實性,維護企業資產安全完整。要逐月編制外欠貨款余額明細表,詳細列清外欠單位金額并及時向領導和銷售部門反映。銷售部門應依據銷售人員建立發貨、收款、外欠臺賬,并及時和財務部門核對,確保業務人員責任到位。只有這樣,才能對企業的應收賬款作出合理的歸納、總結,對應及時清理的應收賬款作出準確的判斷。
2、完善客戶檔案,評價客戶信用等級。要盡可能地掌握現有及潛在客戶的檔案資料,銷售部門要對企業用戶做定期調查,記錄用戶的名稱、地址、電話、稅號、開戶行、賬號、企業法人代表、企業經營規模、經營性質、財務狀況、負債情況等等,多方面為企業的清欠提供線索。要準確判斷客戶的信用程度,增設專門的信用管理部門,就客戶的履約意愿進行經驗性的評價,以對其信用風險程度作出大致的判斷,將客戶的信用狀況和交易價值分類管理。只有提高自我保護意識,把應收賬款的風險減到最小程度,才能進一步加強企業的市場主動權,減少壞賬損失。
3、加強企業各部門之間的協調配合。應收賬款的管理是一個系統工程,在企業內部需要各部門之間相互協調、相互配合、相互監督,形成一個應收賬款管理的組織體系。企業銷售部門要制定合理的營銷政策,財務部門要提供真實完整的原始資料,調動一切積極因素,最大限度地提高企業貨款回收率。各部門職責要分離但又相互制約,將賒銷的決定權,應收賬款的監控權、考核權、核銷權徹底分開,使每個環節都處于其相關部門的監控之下,最大限度地減少個別人員或部門徇私舞弊的可能性。
4、強化應收賬款的日常管理。要針對每一客戶,確定相應的信用政策,企業的營銷要根據客戶的不同情況,采取不同的銷售策略,要建立賒銷審批制度,要加強客戶的信用等級評定,嚴格審查客戶的資信狀況,設立賒銷批準權限,最大程度減少應收賬款的形成。加強債權的簽證工作,對各項應收款項,每年均應同客戶核對,取得有效的債權簽證,以保證應收賬款的真實、準確。
5、建立銷售回款一條龍責任制。為防止銷售人員片面追求完成銷售任務或廣種薄收追求業務提成而出現的強銷、盲銷,企業內部應明確追討應收賬款是銷售人員的首要責任,同時,要制定嚴格的資金回籠考核制度,銷售人員必須對每項銷售業務從簽訂合同到回收資金的全過程負責。
6、加強銷售合同的審查。合同的簽訂必須執行平等互利、協商一致的原則,首先應審查合同雙方簽約者是否都有權簽訂合同。如果代簽,應取得有效的委托書。其次對合同條款進行審查,主要審查合同的標的、價格、違約責任、結算方式等,最后要看對方履行合同的能力,避免因此而產生壞賬損失。
總之,企業應收賬款的管理是企業財務管理中的一項重要組成部分,它涉及財務管理的方方面面。應時刻重視產品的適銷對路、控制應收賬款的增長,樹立現代的營銷觀念,加強管理力度,切實將各項措施落實到實處,只有這樣才能將企業應收賬款的總額保持在最佳的、合理的、可控的信用投資水平之內,避免造成應收賬款許多壞賬和損失,企業的經濟益才能夠持續不斷地提高。
