一、當前我國事業單位財務會計制度存在的問題
1.1 管理層內部控制意識薄弱
許多單位領導認為內部控制是企業單位的事與事業單位無關,但事實并不是這樣,據我們對幾家內部控制較為完善的大型事業單位的調查,內部控制完善能有效地確保單位資金調度,保證單位正常業務的有效進行,保證預算外項目的合理進行。
1.2 組織機構設置不合理
不能根據本單位的特點進行組織結構和人員崗位的分配,導致內部控制隱患叢生。
1.3 疏于執行內部會計控制制度
很多單位的內部會計控制制度只是“寫在紙上,掛在或貼在墻上”,流于形式。即便是執行對許多重大事項決策和執行程序有一定隨意性,部門預算在實際執行中約束力度不夠,存在“重大無標準”、“決策無民主”的現象;有的單位領導凌駕于內部控制制度之上,自身不注意遵守內控制度,頻頻使用例外原則,使內部控制制度的信任度和威懾力下降;有些執行人員素質不高,執行力度有限,造成內部控制失控。
1.4 產權歸屬不清
部分從事對外經營活動的事業單位在創收的過程中,將大量的非經營性資產無償轉作經營性資產。產權歸屬不清,監督管理不到位,存在國有資產被長期無償占用、損毀、流失等現象。同時,這些隱性資產在單位長期掛賬,虛增單位的資產,造成會計信息的失真。
1.5 項目建設資金管理不規范
未建立項目資金專款管理,存在擅自調整項目建設內容和資金使用計劃、專款不專用等現象。出現上述問題固然有很多因素,但缺乏制度健全運行有效的內部會計控制是其中的一個重要原因。為此,必須采取有力措施進一步加強事業單位內部會計控制建設。
1.6 實體資產賬實不符
購入固定資產只進行費用化核算,不進行實物核算,管理職責不明確;部分行政單位在資產購置中不從實際情況出發,盲目追求高檔次、高配置,資產使用效率較低。
■二、我國事業單位財務會計制度改革的措施
2.1 會計機構設置
會計機構是財務部門計劃、協調和控制各項財務活動的整體框架。會計機構建設的好壞,直接影響到單位業務完成的結果和內部控制效果。良好的組織機構必須以執行工作計劃為使命,并具有清晰的職位、層次順序,流暢的意見溝通渠道和有效的協調合作體系。比如就某某事業單位財務處來說,就是以財務處的三人分別對會計核算、財務管理、審計、稽查等中的各個職能按相互牽制、成本效益、不定期輪崗、權責事項明確、權責平衡等原則和方法進行分配,從整體來說就相當于財務處設置了多個部門,每個部門都設置了三名成員。這樣做的好處在于按職能及人員理順了財務人員各自在各項會計業務中的位置和權責,有利于會計工作的開展,而不是像以往,除了對會計核算這一塊分工明細外,其他各項功能如財務管理、審計、稽查等都只是臨時性的,并且對各人的權責劃分模糊,導致出問題時只能由財務負責人擔負的局面。同時各項常規權限分配得越細,特別授權就會相對減少,從而降低了整體授權風險。
2.2 個人能力素質
管理者的能力素質是整體素質中的核心素質。從實踐角度看,它是管理者的知識、經驗相結合并運用于日常管理實踐的過程。而管理作用于對象并產生效果要靠能力作為工具。能力素質具體分為:(1)決策能力,決策能力是管理能力的核心部份,任何決策能力低下導致的決策失誤對單位的打擊都是致命性的:(2)組織能力,組織能力是組織運用好各種資源以實現既定目標的能力;(3)領導能力,領導能力是指揮、帶領、引導、鼓勵部下為實現目標而努力的過程:(4)控制能力,控制能力是傈證單位計劃與實際操作之間的動態適應的能力;(5)創新能力,當代經濟是一種不斷創新的經濟,而管理也是一個不斷創新的過程,沒有創新就會被淘汰。
2.3 合理監督
為了更加有效、真實、會法地進行會計核算,會計部門還必須在充分理解國家有關財經法律、法規、規章及單位內部的預算、財務計劃、經濟計劃、業務計劃等的情況下進行合理的監督。具體事項如下:對不真實、不合法的原始憑證,不予受理。對弄虛作假、嚴重違法的原始憑證,在不予受理的同時,應當予以扣留,并及時向單位領導人報告,請求查明原因,追究當事人的責任。對記載不準確、不完整的原始憑證,予以退回,要求經辦人員更正、補充;對偽造、變造、故意毀滅會計賬簿或者賬外設賬行為,應當制止和糾正;對實物、款項記性監督,督促建立并嚴格執行財產清查制度。發現賬簿記錄與實物、款項不符時,應當按照國家有關規定進行處理。超出會計機構、會計人員職權范圍的,應當立即向單位領導報告,請求查明原因,做出處理。
2.4 電算化檔案管理
電算化檔案的管理控制是指明檔案的建立、保管、使用、復制和修改應由專人負責,以全面及時反映資產、負債和經營成效的動態情況。應主要應完善兩類檔案:第一種是以原材料形式存在的原始數據資料。原始憑證的采集、保存、整理和傳送過程中,都應與其處理程序及說明書相聯系歸檔。諸如反映系統功能及其相互關系的系統說明書,反映程序目標及處理流程的程序說明書流程圖與清單,反映輸入信息的內容、格式、項目代碼、數據長度等的數據結構說明書,反映系統啟動數據輸入與輸出、程序運行、停機及應急措施的具體規定的運行說明書。這些資料在歸類入檔之前必須經審核批復并作好維修。第二種是以磁盤等軟件形式存在的數據文件資料,因是隱性的信息,其保管、防改與防盜的技術性特別強。應加以細心保護和嚴格控制,對磁盤的轉移、交接、使用和維修都必須建立記錄、時間、運用和有效期等內容的檔案,并作適時檢查。鑒于電算化會計檔案的特征,在檔案管理方面,要從以下幾方面加強管理:第一是制定電算化檔案管理制度,包括存檔手續、安全措施、管理員的職責和權限,使用審批手續,介質文檔保存期限等;第二是建立必要的定期的數據備份制度和磁盤定期轉儲制度;第三是加強數據文件韻保密工作,如操作口令加密,操作員與審核員,或操作員與出納員的雙人備份,雙人雙密碼加密。
2.5 內部控制監督與獎懲
要把監督落實到日常工作中去,建立長效的監督機制;加強內部審計的職能,對于內審工作由負責財務的領導任小組長以保證內部監督的有效性;加強對監督的宣傳工作,讓職工把監督當成一種責任;對于一些違規行為可以通過開通匿名舉報通道;對于重要獎勵事項給予張榜表彰。
2.6 內部控制信息溝通
溝通是通過信息交換影響和控制他人的過程。管理的質量取決于溝通的質量,溝通的效果決定管理的效果。溝通的方式與方法:(1)等距離溝通。溝通者之間要做到等距離,尤其是主管層對下屬工作人員要保持一視同仁的態度,否則就會產生相當多的負面影響,獲得上司寵愛者自是心花怒放,怨言漸少,但與此同時,其余工作人員便產生對抗、猜疑和放棄溝通的消極情緒,溝通工作就會遭遇很大阻力。(2)變單項溝通為雙向溝通。單位與工作人員的立場難免有不同之處,只有善用溝通的力量,及時調整雙方利益,才能使雙方更好地發展,互為推動。(3)提高溝通效率。溝通是處理管理不當所引起矛盾的主要工具,也是信息得以有效快速流通的方式,如果溝通效率過低,就無法及時“分解”內部不良反應或信息流通不暢影響單位整體運作效率。
總之,財務會計內部控制是一個動態的發展過程,由于內外部環境和單位各項事業的發展,財務會計內部控制也應隨之變化。單位應根據自身事業單位的特點及國家宏觀調控的方向,選擇適合本單位的內部控制方式,設計出適合于本單位的財務會計內部控制制度及相關配套執行措施。
參考文獻:
[1] 谷禚,張相洲.內部控制的三維系統觀[J].會計研究,2003(11).
[2] 于在群.簡論計算機會計信息系統的內都控制[J].遼寧行政學學報,2004(5).
[3] 周修字.完善會計電算化條件下內部控制制度[J].稅務與經濟,2003(1).
[4] 趙拴文.應處理好五個關系建立內部控制制度[J].財會月刊,2004(10).
[5] 趙選民,劉海斌,揚惠賢,張立民.我國企業內部審計[J].財會月刊,2004(14)
