隨著計算機技術和網絡技術的不斷發展,許多單位都建立了會計電算化系統,從而提高了會計核算質量和會計工作效率,提高了企業的運營與管理效率。但是,由于會計電算化特有的風險以及會計人員業務素質等原因,給財務管理提出了新的問題。因此,在會計電算化的管理工作中借鑒生產制造中的全面質量管理思想,從而保證會計電算化系統正常、安全、有效地運行。
一、會計電算化的基本特征
會計電算化是以電子計算機為主的現代電子信息處理技術應用于會計的簡稱。它是一個電子計算機代替手工記賬、算賬、報賬,完成的對會計信息的分析、預測、決策的全過程。基本特征是:
1、計算機的數據處理代碼化、速度快、精度高。
會計電算化以計算機代替人工來記錄和處理數據,并采用對原始數據編碼的方式,減少數據錄入時間,從而提高了會計數據處理的速度和精度。
2、數據處理自動化,賬務處理一體化。
在會計電算化中會計數據處理過程分為輸入、處理和輸出三個環節,將所有的會計原始數據集中輸入計算機后。計算機將根據指令自動進行審核、記賬、過賬、轉賬并將所需信息以帳表形式打印輸出。使賬務處理一體化。
3、數據處理規范化,會計信息存儲介質磁性化。
會計電算化要求建立規范化的會計基礎工作。它對數據的處理按規范化程序進行。在電算化環境下,所生成的會計信息不再存儲在各種賬本中,而是以硬盤、磁盤、U盤等磁性介質為主要載體。
4、具有分析、預測、決策的邏輯功能。
會計電算化系統不僅僅具有會計數據的輸入、處理與輸出之類的簡單功能.在系統設計與開發中。各種數學、運籌學、決策論等方法的運用,也增強了系統的分析、預測和決策功能。
二、會計電算化工作中存在隱患與問題
實現會計電算化,所有的記賬憑證、賬簿、報表都存儲在計算機磁性介質上,整個賬務處理都由計算機自動完成。會計電算化改變了會計核算方式、數據儲存形式、數據處理程序和方法,減輕了會計人員的勞動強度,提高了會計核算的速度和精度。
但是,由于實施電算化后,傳統的職權分割控制作用幾乎消失,會計業務缺乏有效牽制,利用計算機犯罪具有很大的隱蔽性、更難發現,加上網絡病毒、會計人員的不正確操作、計算機運作環境的不達標也都會對會計數據造成威脅。因此,加強對人和機器兩方面的全面管理;加強會計工作組織制度建設,以及計算機軟、硬件的配置維護、會計人員素質和知識結構的改進、會計內部審計方法和技術的改變,是提高會計工作效率和質量的保證。
三、將全面質量管理的概念引入會計電算化系統中的建議
1、 全面質量管理的概念
全面質量管理是以質量為中心,以全員參與為基礎,目的在于通過讓顧客滿意和本組織所有成員及社會受益而達到長期成功的管理途徑。全面質量管理是一套以質量為中心綜合的、全面的、全過程的、全員參與,影響企業全部經營管理工作和技術工作的管理方式和管理理念。
2、會計電算化工作基礎質量管理
會計基礎工作主要指會計制度是否健全,核算規程是否規范,基礎數據是否準確、完整等,是搞好電算化工作的重要保證。根據財政部發布的會計電算化工作規范、財務軟件規范要求、計算機設備及機房管理制度、人員分工職責和操作權限制度、電算化數據檔案的備份、稽核、保管制度等,制定出一套全面、規范的管理制度和方法。
3、會計電算化系統中人員的質量管理
由于電算化工作都由財務人員擔任,加上這些從業人員對計算機知識和網絡知識了解甚少,不能將計算機與財務知識有機的結合,在實踐中只懂得財務軟件的簡單操作,遇到計算機系統方面的故障束手無策,往往造成數據丟失。針對這一問題,首先.要解決人們的思想認識問題。第二,通過培訓提高會計人員的計算機業務素質,培養一批既懂財會、審計業務、又精通計算機應用技術的復合型專業人才。第三,加強人員的職能控制管理,職責明確。
4、會計電算化系統中操作權限管理
制定相應的管理章程,根據會計法規規定,執行不同會計職能的會計人員相分離,每個崗位的人員只能在職責范圍內進行操作,不得超越權限,操作權限的管理通常是采用設置密碼口令來實行。
5、會計電算化系統中操作規程管理
操作系統時必須遵循標準的操作規程。初次實施會計電算化時,要先創建賬套并進行初始化設置,然后再根據會計職能的順序及會計軟件的相關規定進行日常操作。在日常操作中還要加強對輸入數據、處理數據、輸出數據三方面的管理控制。
6、會計電算化系統中安全的質量管理
會計電算化系統的建立改變了數據的存儲媒介,數據庫技術使會計數據高度集中,非法人員可能通過計算機和網絡技術不留痕跡地復制、偽造、銷毀企業重要的會計數據,增加了控制舞弊、犯罪的難度。
因此,必須加強內部審計。管理會計系統實現電算化后,手工審計方式與方法已不能適應現代技術的需要,審計人員必須根據電算化系統的特點,研究電算化系統的內部控制,掌握其審查方法,并利用計算機輔助審計技術進行審計,監督會計電算化系統賬務處理的正確性,數據保存方式安全合法性。通過對系統運行各環節進行審查,防止存在漏洞出現,同時對系統內部控制的弱點,評估其影響并提出意見和建議。
7、會計電算化系統中病毒防范
網絡技術的普及,實現了會計信息資源的共享,同時也面臨新的風險,如黑客、病毒攻擊、網上泄密等。為此,我可以采用防火墻技術、網絡防毒、數據加密存儲、數字簽名技術、授權身份認證等。
8、會計電算化系統中應用范圍的質量管理
現行會計體系包括財務會計和管理會計,但會計電算化僅實現在財務會計上.由于計算機數據處理的代碼化、程序化、自動化和數據共享,為財務和管理結合提供了條件和可能.管理會計應建立適應管理需要的會計模型,運用財務會計中產生的信息。對企業各部門的業績進行評估、分析、預測為企業的決策規劃提供及時準確的信息,使會計電算化從核算型向管理型、智能型發展,從而實現信息化。
