
內控會計是指會計人員利用會計信息對資金運動進行的控制,確保財務目標實現的管理活動。這個新型會計類型是中石油碧辟有限公司(下稱“中油碧辟”)在內控工作中,結合企業管理實際創新設置出來的。
中油碧辟從基層風險控制入手,完善內控會計崗位設置,通過“創新崗位設置、控制關鍵環節、優化工作方法”等系列做法,持續提高風險預防能力,強化體系有效運行,內控執行力明顯增強,提升了公司的精細化管理水平。
完善內控會計崗位設置,實現內控職責落地
中油碧辟財務部下設3個大區,每大區約150個加油站,大區下設網絡會計經理、會計核算與內控會計、出納三級財務人員。其中,每15個營業站創新設置1名內控會計,現有28人,占全部大區會計人員的5.8%。
內控會計的主要職責是:(1)監督、檢查油站各項財務制度及流程的具體執行,參與相關內控事件調查;(2)監督、指導、考核加油站出納工作并對出納工作負責,輔導出納提高工作業績;(3)在指定區域內日常出差巡站,管轄內區域油站間巡站檢查周期不得超過30天;(4)定期編制工作報告,及時匯報、總結日常巡站所見違規現象及可能風險;(5)及時反饋區域內財務問題、潛在財務風險等特殊事項,幫助公司降低財務管理風險;(6)及時跟蹤、落實、反饋日常巡站所見的以上所述各項財務問題。
明晰工作頻率,控制關鍵環節
按照經常性巡站標準,內控會計對轄內油站每站每月至少巡檢1次,主要登記檢查內容、存在問題和改正辦法,由被檢查責任人簽字確認,并于檢查當天完成工作底稿的編制和相關登記表格。每周編制一次檢查報告,將存在的問題和改進建議及時上報給區域財務經理,每月5日前匯總上報大區網絡會計經理。涉及的特殊事項須在24小時內匯報區域財務經理及大區網絡會計經理。網絡會計經理匯總分析后編制《月度內控問題匯總表》,并上報給中油碧辟內控專員匯總形成全網絡的月度內控???,每月下發給全體員工閱讀與學習。
在檢查內容方面,建立稽查關鍵環節、稽查方式與方法的管理標準,內控會計按照標準針對資金管理、收入控制、存貨管理等9個方面44條重要環節的執行進行逐項檢查。
優化工作方法,提高檢查效果
中油碧辟常規使用的審計技術與檢查方法包括記錄核對、數字復算、分析比較、因果分析、資料調查、函件質詢、實物盤點、數據調節、操作觀察、專業鑒定等實用的工作方法。在此基礎上,中油碧辟創新應用了證據保全和遠程監控的工作方法,切實提高了檢查效果。
(1)證據保全。證據保全即證據固定與保管,是指用一定的形式將證據固定下來,加以妥善保管,以供司法人員或律師、認定案件事實時使用。在內控實踐中,主要包括原件提取、物證核對、錄像驗證、錄音保存、離職驗證等方式,確保檢查內容和證據的真實性、完整性與準確性。
同時,對涉及到國家機密、商業秘密和個人隱私等證據,都應設有專人保管,以免向外流傳,造成失密或不良影響。
(2)遠程監控。遠程監控是指采用現代信息技術手段以非現場監督途徑獲得油站網絡各類業務及管理信息,實現有效的監控。中油碧辟是利用RMS(油站零售系統)、FCS(油機中控數據)和財務管理系統等信息系統,通過遠程數據審計對油站業務的監督和管理,發現油站營運數據的異常對公司帶來的風險。從而達到提高效率,減少到站檢查的路途勞累和費用,實現內控調查工作的信息化,目前中油碧辟能夠實時查詢油站的每筆現場流水和中控數據,并可以調閱監督錄像和RMS實時流水。現時開發的內控遠程審計模塊,將實現對非油品銷售流水查詢、印花支付異常、油品損耗分析、油品銷售流水查詢、便利店盤點盈虧異常數據分析、加油卡加油異常管理??欤约斑h程油站運營數據審計等功能。