醫院全成本核算作為醫院的內部經濟管理活動,它能準確地反映成本狀況,是醫院管理者制定經營決策的重要依據。我院全成本核算軟件開發歷時一年左右,該軟件在完成了全成本核算功能的基礎上,兼顧我院管理的特點,在報表中增加了成本分析、收益分析等功能。在軟件開發的過程中,有一些難點值得注意。本文從以下6個方面對這些難點和我院的解決辦法逐一進行論述。
1 關于成本核算單元
全成本核算軟件開發的第一步,就是要明確成本核算單元。我院以人事科的部門分類為基礎,將全院劃分為近200個核算單元,我們將這些核算單元按照服務和分攤的層級關系,分別歸到公用成本、管理類科室、醫療輔助類科室、醫療技術類科室、醫療科室(要將科室拆分成門診、病房,為醫療服務項成本核算做準備)和科研教學科室中。在劃分成本核算單元時,有以下兩點需要注意。
1.1關于科室歸類
對于一些有醫技性質的部門,比如血液凈化中心(隸屬于腎內科)和消化實驗室(隸屬于消化內科),不應將其歸類在直接醫療科室中,而應該列在醫療技術類科室中。因為這些科室的性質與醫技科室類似,都為臨床科室服務,其他直接醫療科室向它們開單。
1.2 對個別醫技科室開單問題的處理
對于HIS系統中存在的醫技科室開單的問題,我們請工程師專門設計了一套科室轉換的程序。我院手術均由手術室開單,而實際上這些病人都是由相關臨床科室轉來的,因此,需要將這類開單科室替換成病人科室(即直接醫療科室);除手術室之外開單的醫技科室,如“內鏡診治科”,對與這樣的科室,可以在核算單元中建一個虛擬科室,即“內鏡診治科(開單)”,并將它列入直接醫療類科室中,然后,將所有由內鏡診治科開單的項目的開單科室全部替換成內鏡診治科(開單);這樣,醫技類的全部科室都只有執行項目,開單科室都列在直接醫療科室里,這樣在第四次分攤(即將醫技科室成本分攤給直接醫療類科室)時才不會發生錯誤。
2 關于業務數據類別的設置
全成本核算系統涉及的業務數據類型主要包括:成本項目分類、收入項目分類、HIS收費項目分類、財務科支出科目分類。由于成本項目分類和收入項目分類會涉及報表展現的問題,項目分類要清晰明了,這樣有利于管理者的分析和決策。
2.1關于成本項目分類
科目分兩級核算,財務科支出科目比成本項目分類要細或者至少要保持一致。我院成本科目分類基本遵照財務科支出科目的第四級或第五級(這里要注意分類的詳細程度,如果分類過細,則在顯示報表時會比較煩瑣,沒有重點;如果分類過粗則失去了考核的意義)。成本項目對照表見表1。
關于財務數據的導入,我院采用從財務科用友軟件中導出所需的Excel格式,然后將Excel再導入到成本核算系統中,具體導出的Excel表格格式見表2。
2.2關于收入項目分類
收入項目分類是以HIS收費項目分類為基礎進行劃分,可以是一對一,也可以為一對多的關系,收入項目對照表見表3。
3關于數據來源和接口
收入數據全部來自于HIS系統。由于成本核算系統也是HIS系統的一部分,所以收入數據導入的接口做起來比較容易。但是在導入之前要做好兩個對照:一個是HIS科室與成本核算單元的對照,一個是HIS收費分類與系統收入分類的對照。
成本數據基本來源于財務科支出科目。做好財務科科室與成本核算單元的對照是數據正確導入的基礎。另外需要強調的是,最好醫院能做到全院科室分類的統一(如人事科、財務科、經管辦、設備科、信息中心等科室分類的統一),這更有利于成本核算工作的開展和醫院經濟信息的采集,如果做不到統一,就要將各個部門的科室分類與成本核算單元做準確的對照。
另外需要說明的是,由于人員隸屬于大科室,人員在門診、病房、實驗室之間的流動不可避免,這就給人力成本在門診、病房和實驗室的分配造成了一定的困難。在與工程師討論之后,我們專門請他們設計了一套程序,即根據人員在門診、病房、實驗室的工作時間來拆分人力成本。比如一位醫生一個月在門診、病房工作的時間比例為3∶7,我們就可以將這位醫生的工資按照這個比例分配到門診和病房中,對于跨多個科室工作的人員我們也可以這樣進行分配。
4 關于分攤參數數據的獲取和成本分攤方法的設置
4.1 關于參數
全成本核算軟件的開發應該考慮到程序設置的靈活性,比如對于參數的設置問題。設置參數數據的目的是將它們作為成本分攤的依據。常用的參數包括:科室人數、科室面積、床日數、出院人數、掛號人次、工作量等,這些都可以請工程師設計程序每月自動從HIS獲取,自動導入到成本核算系統中。對于不同的科室、不同的成本項目應該根據自身特點來選擇參數,而不能只選用一種參數來分攤。比如,對于公用費用如物業管理費可以按照科室面積分攤,對于管理科室成本可以按照各科室人數分攤,對于醫輔科室相對比較復雜一下,應按照服務量來分攤。
4.2 關于分攤方法
設置成本分攤方法程序是全成本核算軟件最核心的部分。這部分程序的目的是要完成全成本分攤的全部過程。通過這個程序,對哪一層級(即是管理類科室還是醫療輔助類科室)哪個科室的哪個成本項目按照什么參數去分攤都可以進行靈活的設置。設置好之后最好不要經常變動,因為修改之后會影響到分攤結果,進而影響到各期報表的比較。另外對于醫技科室的成本分攤應按照收支配比的原則分攤給直接醫療科室,即按照開單科室向醫技科室開單收入的比例來分配成本,例如超聲診斷科某月份的成本為100萬元,收入50萬元,呼吸內科向他開單10萬元,腎內科向其開單10萬元,消化內科開單30萬元,所以比例為1∶1∶3,所以分攤給呼吸內科、腎內科、消化內科的成本分別為20萬元、20萬元、60萬元。
5關于大額憑證分期
對于醫院的一部分支出,比如一部分資本性支出、預提費用、待攤費用等,這些費用不能一次性計入成本,而應該按照一定的期限分期計入到成本中,只有這樣才能真實地反映當期的成本。我們請工程師設計了程序,每個月將這些數據錄入到系統中,在系統中設置好每筆費用的開始計費時間和分攤期限,系統就會每個月自動將分期計算好的成本記錄到成本報表中。
6 關于報表
成本報表是全成本核算系統最終的目標和結果,報表設計的好壞直接影響到整個系統的功能和作用。我院系統共包含30張報表,共分為四大類:①直接成本查詢類報表(包括按科室查詢和成本項目查詢);②全成本分析報表(包括成本跟蹤分析表、成本分類分析表、成本構成表、成本差異分析表);③收入分析類報表(包括開單和執行收入數據統計表、收入差異分析表);④收益分析類報表(包括直接醫療科室收益分析和醫技科室收益分析、全院收入成本收益表、收益差異分析表)。這四大類報表可以從各個角度對醫院的成本、收入、結余進行全面、系統的分析比較,可以有效地幫助院領導發現管理中的問題,并做出有效的經濟決策。在程序全部設計好之后,需要對數據進行測試、檢查,要注意對報表之間數據的勾稽關系進行認真的核對。
全成本核算工作對醫院的發展意義重大。目前北京市衛生局對多家醫院進行了試點,通過補貼方式來減少醫院過度醫療行為,而究竟補貼多少則需要醫院通過全成本核算工作來完成。軟件的設計工作暫時告一段落,但是我們對醫院全成本核算工作的研究仍要繼續。隨著醫院管理水平的不斷提高和業務量的增加,我們的工作將面臨更多的挑戰,我們也只有在工作中不斷創新,才能讓全成本核算軟件在醫院的發展中發揮更大的作用。
