一、會計電算化會計檔案的特點
1.會計電算化檔案載體的顯著特點
傳統的會計檔案主要以紙作為載體。會計電算化檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據。
2.會計電算化檔案的讀取必須要有特定的軟硬件環境
傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，也才具有生命力。
3.會計電算化檔案對安全性、完整性要求更高
會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響。電算化會計檔案大量采用軟盤、光盤等存貯介質，受存貯介質質量、存放環境和存貯有效朗等因素的影響很大，保存不當容易遭到破壞。
4.電算化會計系統對人員的素質提出了新要求
電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識。
二、目前會計電算化下檔案管理存在的問題及成因分析
1.針對目前企事業單位檔案管理的實際情況，結合電算化下檔案管理的新特點，歸納實際電算化會計檔案管理存在的一些問題如下：
（1）會計檔案保管不完整。某些企業財會人員和單位領導不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出，過于依賴計算機存儲，沒有做到將電算化數據定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，從而影響電算化系統的正常工作。
（2）機制記賬憑證內容不完整。盡管機制記賬憑證上面已經打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等，但是卻缺少上述相關人員的印章或者簽字。作為會計憑證，內容不完整，責任不明確。
（3）會計檔案管理行為不規范，制度不完善。《會計檔案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，并對保存期限作了規定，但目前由于一些單位受條件限制，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限；沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份。
（4）缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才：會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業知識，又要懂檔案業務知識和計算機知識，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統。
2.以上存在的問題，有其主觀和客觀方面的原因：
（1）主觀原因
①會計人員對會計電算化本身理解的偏差：許多企業的會計人員，僅僅將電算化看成自動運算做賬的工具，而忘記了它本身所應包含的管理會計分析、預測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。
②尚未引起有關部門的重視：不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業務指導，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴重妨礙了電子文件、數據的歸檔。
（2）客觀原因
會計電算化實施時間不常，很多企業缺乏會計電算化檔案管理的經驗。很多企業缺乏明確的規章制度：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。
三、會計電算化檔案管理的改進措施
1.強化領導的會計檔案管理意識
會計人員一方面要大力宣傳國家的財經法規和管理規章，增強大家的會計電算化檔案管理意識；另一方面，積極主動地爭取領導的重視、關心和支持，強化領導的會計檔案管理意識，將會計電算化檔案管理工作納入企業整體工作的范圍加以考慮和安排，加大經費投入，完善硬件環境，不斷升級軟件，確保會計檔案管理工作順利進行。
2.提高會計檔案管理人員的業務素質
會計檔案管理是一項專業性、技術性、政策性很強的工作，企業應重視會計檔案管理人才培養，進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的政治素質和業務素質，使他們盡快掌握現代化的管理方法和技術，不斷提高會計檔案管理水平。
3.完善電算化下會計檔案管理各項制度
（1）建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
（2）建立電算化會計檔案的保管制度：根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。
（3）建立嚴格的借用手續制度：查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。
（4）建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。
（5）建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電算化會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據，可較大范圍共享；涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用，減少人為修改的可能。
4.完善軟硬件設施建設
提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業務的電算化會計軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
5.采取行之有效的措施，確保會計電算化檔案的安全性和完整性
針對電算化會計檔案受質量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞的特點。在管理時應注意如下問題：
（1）對電算化會計檔案管理要做到防磁、防火、防潮、防塵等工作；
（2）采用磁性介質存儲的會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制；
（3）嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放會計檔案，嚴防毀損、散失和泄密；
（4）各種會計資料包括打印出來的會計資料，以及存儲會計資料的軟盤、光盤、微縮膠片等，未經單位負責人同意，不得外借和拿出單位；
（5）借閱會計資料，應該履行相應的借閱手續，經手人必須簽字記錄。
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