
當下信息時代,企業所面臨的、最具有時代特色的環境就是以信息技術、尤其是以迅猛發展的計算機技術和互聯網技術為基礎的信息經濟環境。信息化管理思想興起并逐步向各個領域滲透,最終形成勢不可擋的浪潮,席卷全球。在這種信息化的浪潮中,推動著信息化的核心——數據庫技術不斷向前發展。新形勢下的會計信息系統必然要結合現代信息科技的發展,構建基于數據倉庫的時間驅動型會計信息系統將成為解決目前傳統會計信息系統問題的必然之路。這種情況下,在數據庫技術基礎上發展而來的數據倉庫技術就應運而生。
一、數據倉庫及時間驅動型會計信息系統相關的基本概念
由于數據管理的需求,隨著計算機硬件和軟件的發展,數據庫技術從基于“穩健系統”的數據管理起步,認同感以層次和網狀模型為特征的第一代數據庫系統進入第二代關系數據庫系統,并取得主導地位,大批數據庫產品和開發工具相繼推出,也將全球信息化推向高潮。
基于數據倉庫的時間驅動的基本思想是:對企業的資源、經濟時間和參與者機器相互關系運用計算機進行對象化、模型化處理,并按其時間語義而非人為加工過的借貸分錄的形式,與資源、經濟時間和參與者相關的財務數據和非財務數據進行確認、收集和存儲,然后,根據用戶的不同需要設計相應的用戶試圖,以提供管理所需的通用或個性化的特定信息。
業務時間是業務信息和財務信息的共同體,基于數據倉庫的時間驅動型會計信息系統是指將會計信息的采集、存儲、處理、傳輸一起嵌入到業務處理系統,這樣就可以利用現代信息技術和數據倉庫技術的成就,實現財務信息和非財務信息的實時采集、集中存儲、即時處理、全面共享和隨意訪問,從而使會計工作的重心由核算向管理轉變,為決策提供支持。
二、基于數據倉庫的時間驅動型會計信息系統的結構
以數據倉庫為機制的時間驅動型會計信息系統設置單個基本庫:事項庫、方法庫和目的庫。三庫通過中間的信息處理器進行數據整合,這使企業原有的信息孤島化零為整,合而為一,為企業財務運營、控制和決策提供了依據。
在系統框架結構中,事項庫存儲了大量的原始經濟業務數據,為后續的信息處理提供了豐富的資料來源。
方法庫是財務決策得以實現的一個基礎,用于存放控制規則,以及不同的確認和計量規則,包括會計準則和非會計準則。在信息使用者使用會計信息時,系統可以根據不同目的選擇不同的確認和計量規則,組合成與信息使用者決策最相關的會計信息內容,而不是像傳統會計信息系統那樣將規則固化進會計數據里。
目的庫中主要存放按信息使用者需求所產生的會計信息。至于存放的形式,通常是用戶選擇的方法所組成的數據庫,用戶可以通過自由選擇時間和方法,對業務活動進行自己的理解。事件庫、方法庫和目的庫的有效結合可以增強實時處理的及時性,并降低復雜性,更重要的是,企業作為信息提供者,其內部管理層應有自身的信息需求和決策模型設計。數據倉庫系統的基本體系結構如圖1所示。作為一個系統,數據倉庫至少應包括三個基本的功能部分。
數據倉庫的四層體系化結構是指在一個企業或組織內,由各面向應用的OLTP數據庫及各級面向主題的數據倉庫所組成的完整的數據環境,在這個數據環境上建立和進行一個企業或部門的從聯機事務處理到企業管理決策的所有應用。
圖2是對數據庫體系環境的一個簡單描述,它分4個層次:操作型環境、全局級數據倉庫、部門級的局部倉庫和個人級的數據倉庫。體系化環境的層次反映了數據與應用邏輯的抽象程度,可很好地與企業實際的部門組織結構對應起來,提高企業應用數據倉庫的效率。
在數據倉庫中的數據主要存有著4個不同的細節級,包括:當前細節級、高度綜合級、輕度綜合級和早期細節級。當前細節級主要存放當前的數據,而后根據具體需要,通過預運算將數據聚合成高度綜合級和輕度綜合級,早期細節級主要存放衰退的數據。在數據倉庫的數據組織結構中有3個重要的概念,它們分別是粒度、元數據和分割。
數據粒度是指數據倉庫中數據單元的級別和詳細程度。數據越粗略,粒度就越大,級別也就越高,數據綜合度越低,粒度就越小,級別也就越低。數據倉庫中的數據量以及查詢質量將受到粒度的直接影響。單一粒度形式或多重粒度形式的選擇主要是根據數據倉庫中的數據粒度。
數據的分割是數據倉庫中的又一個重要概念,其目的同樣在于提高系統運行的效率。是指把邏輯上整體的數據分割成較小的、可以獨立管理的物理單元進行存儲的方法。使用數據分割能夠便于數據的恢復、重構和重組,以提高順序掃描和創建索引的效率;數據概況也是由于受到數據分割的影響。數據分割主要包括系統級和應用級兩種。系統級的分割是由數據庫管理系統和操作系統來實現的,應用級的分割是由開發人員通過代碼來直接控制。因此,應用級的分割更為靈活。數據的分割策略定義應該在邏輯模型的設計過程中完成,只有這樣,才能為數據倉庫的物理實施提供設計基礎。
元數據,即所謂關于數據的數據。作為數據倉庫結構的一個重要組成部分,元數據為數據提供了存儲及管理環境,有了元數據存在,才使得數據倉庫得以有效的管理。在數據倉庫環境下,主要包括兩種類型的元數據:第一種元數據在數據倉庫中是用來和終端用戶的多維商業模型/前端工具之間建立映射,這種元數據稱為DSS元數據,常用來開發更先進的決策支持工具;第二種是為了從操作性環境向數據倉庫轉化而建立的元數據,包含了所有源數據屬性、項名及其在數據倉庫中的轉化。
連續文件、簡單堆積文件、輪轉綜合文件及簡化直接文件等是數據倉庫中主要的數據組織形式。關于各種文件結構的最終表現,在關系數據庫中仍然要通過“表”這種最基本的結構形式。
三、現代信息技術下的企業級會計信息系統的構建
時間驅動型會計信息系統并非是一個物理上獨立的系統,而是將實時信息處理流程嵌入到業務處理過程中。這樣,數據能以不匯總的方式進行存儲,以改變原先信息或報告傳遞內容和方法,把外部用戶和企業的業務時間數據通過特定的端口進行連接,直接獲得更原始的數據供其決策,企業應為外部用戶提供連接的終端程序,并且應為一部分沒有對原始數據進行提取加工能力的用戶提供程序化的模型,以減少加工成本。
以“省公司-市公司-縣公司”這種垂直模式管理的企業集團為例,新形勢下的會計信息系統應著眼于加強企業內部統一管理,嚴格貫徹相關管理制度與決策,強化對下屬公司監控,降低管理成本;做到會計信息的真實、完整、及時,為領導層決策提供依據。
要通過“四集中、兩集成、兩共享”方式,即管理集中、控制集中、數據集中、分析/預警集中;流程驅動集成、工作流集成;業務共享、財務共享——通過共享數據倉庫在不同角色之間共享數據流程,體現新會計信息系統的核心功能和價值。
設計基于數據倉庫的時間驅動型會計信息系統的總體思路應為:以“核算+經濟業務記錄”為基礎,以“計劃制定結合計劃執行跟蹤+標準制定+自動體系機制”為手段,以“查詢、報表等方式”為補充,構建集團性企業財務管理系統。
事件驅動型會計信息系統必須嚴格記錄經濟業務的原始事項信息,并向信息使用者提供各種復合決策需求的信息,這與“時間驅動”體系的主張是一致的。并且,只有使用“事件驅動“的體系結構,才能更好地完成會計信息系統的目標。
四、結束語
以上系統設計思路僅是筆者對企業集團的會計信息系統以時間驅動為機制的應用數據倉庫技術的探討。在計算機網絡技術和數據庫技術飛速發展的今天,基于數據倉庫的時間驅動型會計信息系統能夠最大限度地與不斷發展的信息技術相適應、相協調,將無可替代地成為當下會計信息系統。數據倉庫技術是當前信息處理領域一個新興技術,加強了決策分析的功能和靈活性,有助于在大量數據中挖掘多層次的知識,一定能在我國得到廣泛應用和發展。