近年來，國內(nèi)兩大石油公司利用遍布全國的加油站網(wǎng)絡優(yōu)勢，相繼推出了加油卡業(yè)務。但作為一項新業(yè)務，在資金、商品、價格等管理上也帶來了新的風險點。本文中，筆者擬結(jié)合工作實踐，就當前加油卡業(yè)務存在的風險及防控措施進行探討。
一、加油卡業(yè)務運行的基本情況
1．加油卡的主要功能
加油卡是由石油公司總部統(tǒng)一發(fā)行的一種新型電子貨幣。其功能主要有：一是實現(xiàn)了全國聯(lián)網(wǎng)充值和加油。用戶持加油卡，可在全國各地的公司所屬聯(lián)網(wǎng)加油站進行充值和刷卡加油、購買便利店商品，減少了加油時交付現(xiàn)金的不便。二是為單位用戶提供了管理功能，通過額度分配、明細查詢、權限設置等、輕松實現(xiàn)用油單位對車輛和油料費用的管理。三是具有積分功能，公司可以利用積分向用戶開展促銷活動、提供增值服務等。四是為公司客戶管理及制定營銷政策提供了詳盡的基礎信息。
2．加油卡分類
加油卡分為客戶用卡和系統(tǒng)用卡。客戶用卡是針對客戶發(fā)行的儲值消費卡，用于加油、便利店商品消費及其它服務消費，客戶用卡又分為記名卡和不記名卡。系統(tǒng)用卡分為PSAM卡和UKey。PSAM卡主要用于加油站相關設施設備密鑰管理；Ukey即作操作員卡，主要用于加油站、發(fā)卡充值點和相關部門信息系統(tǒng)權限控制。根據(jù)不同的客戶群體和各時期的銷售策略，客戶用卡又可能含有不同的折扣優(yōu)惠率，其優(yōu)惠率一般有1%、1.5%、2%、3%以及無優(yōu)惠折扣卡。
3．加油卡業(yè)務涉及的機構及崗位
卡中心設在營銷管理部門。負責加油卡業(yè)務運行的監(jiān)控和管理；負責卡接收、保管、分發(fā)以及卡掛失、補卡、退卡等；負責調(diào)整卡系統(tǒng)異常交易，負責組織加油卡交易清分及積分累積清分管理；負責加油卡業(yè)務相關統(tǒng)計報表和客戶信息、客戶消費、業(yè)務開展等情況的統(tǒng)計和分析；負責PSAM卡、UKey等密鑰的使用管理。設置崗位有運行管理崗、卡片管理崗、營銷管理崗和統(tǒng)計分析崗。
發(fā)卡充值點：一般設在加油站。主要負責加油卡的發(fā)放、充值、換卡、掛失、密碼操作和銷戶等業(yè)務工作。設置的崗位有發(fā)卡員和復核員。
加油站：負責對客戶使用加油卡和其它卡提供服務，包括刷卡消費、結(jié)算扣款、卡班日結(jié)月結(jié)、灰卡解灰等；涉及崗位有站經(jīng)理、綜合管理員、收銀員、加油員。
二、加油卡業(yè)務存在的主要風險
1．辦卡充值環(huán)節(jié)
虛假充值的風險。虛假充值是指未收到客戶款項而對其加油卡進行了充值。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部有關規(guī)定，發(fā)卡充值點設立有發(fā)卡員和復核員兩個崗位，對加油卡的充值操作由發(fā)卡員完成。如果復核人員審核不嚴或與發(fā)卡員共同作案，即可造成加油卡虛假充值，給企業(yè)帶來損失。
挪用充值款的風險。即發(fā)卡點人員收到客戶充值款后，不按企業(yè)規(guī)定交存指定銀行賬戶，而是占為己有，給企業(yè)帶來損失。在充值業(yè)務頻繁或客戶一次充值額較大時，更易產(chǎn)生此類資金風險。
操作員卡（Ukey）被他人盜用的風險?？ㄏ到y(tǒng)只能通過Ukey登錄才能進入，根據(jù)“一人一Ukey”的規(guī)定，每一位發(fā)卡員均有一個與其綁定的Ukey。如果發(fā)卡員對Ukey及密碼未妥善保管，容易被他人盜用并進行充值操作，將給發(fā)卡員及企業(yè)帶來損失。
優(yōu)惠折扣率未經(jīng)有效審批的風險。加油卡可以設定不同的折扣率，按照企業(yè)有關規(guī)定，發(fā)卡時應對折扣率進行有效審批。如因?qū)徟粐溃嬖诎l(fā)卡員擅自提高折扣率的風險。
2．刷卡消費環(huán)節(jié)
套取現(xiàn)金的風險。加油員、收款員與單位客戶的司機相互勾結(jié)，在其他現(xiàn)金客戶加油時將加管系統(tǒng)中的現(xiàn)金業(yè)務更改為加油卡業(yè)務，用該單位客戶的加油卡為其結(jié)算，套取現(xiàn)金，雙方人員進行私分，從而損害客戶單位利益。
套取折扣優(yōu)惠的風險。加油員在加油時，與收款員勾結(jié)，在加管系統(tǒng)中把現(xiàn)金加油業(yè)務更改成加油卡業(yè)務，用自己持有的有優(yōu)惠折扣的加油卡進行結(jié)算，套取優(yōu)惠款據(jù)為己有。
加油站員工為客戶代保管加油卡和密碼產(chǎn)生的法律風險。一些擁有多臺車輛的大客戶或在加油站固定消費的老客戶，為了自己方便，將加油卡和密碼交由加油站人員保管和代刷卡。一旦發(fā)生糾紛，極易引發(fā)法律風險，給企業(yè)造成損失。
3．其他風險
對賬清分環(huán)節(jié)產(chǎn)生的風險。加油卡所反映的是客戶與成品油銷售企業(yè)之間的資金往來關系。由于加油卡可以進行異地充值和異地消費，因此，在省級公司之間以及省內(nèi)各地市公司之間，需要定期進行對賬和清分工作。加油卡余額與卡系統(tǒng)結(jié)余額，卡系統(tǒng)資金賬、卡系統(tǒng)財務入賬資金賬和財務FIMS系統(tǒng)賬是否一致，關系到公司資金安全和客戶利益，也關系到財務報告的真實性。由于系統(tǒng)錯誤、操作不當、網(wǎng)絡故障等原因，均有可能產(chǎn)生數(shù)據(jù)異常和對賬不平的情況。如果不及時進行對賬、清算，查明原因并調(diào)整差異，有可能給客戶和公司帶來損失。
加油卡掛失或銷戶產(chǎn)生的風險。發(fā)卡人員利用掌握的客戶資料，違反企業(yè)內(nèi)控流程有關規(guī)定，擅自將客戶卡進行掛失處理，并辦理新卡，系統(tǒng)在七個工作日內(nèi)將掛失余額自動轉(zhuǎn)入新卡。如果用戶在此期間未察覺，造成損失，即給企業(yè)帶來法律風險。發(fā)卡點人員也可能通過對客戶卡進行銷戶，冒領客戶加油卡余額，損害客戶利益，形成法律風險。
系統(tǒng)不穩(wěn)定產(chǎn)生的風險。加油站管理系統(tǒng)在運行過程中發(fā)生故障是難免的。一種情況是故障造成無法刷卡加油，引發(fā)客戶不滿而發(fā)生糾紛；另一種情況是站級系統(tǒng)能夠進行刷卡加油，但因網(wǎng)絡故障無法及時傳輸數(shù)據(jù)，對已經(jīng)掛失列入黑名單的卡信息未及時下載，造成掛失卡仍可進行加油的情況，給用戶造成損失。
重復開具發(fā)票的風險。加油卡的開票方式有三種：即充值時在發(fā)卡充值網(wǎng)點開具普通發(fā)票、消費時在加油站開具普通發(fā)票、消費后在開戶地指定的發(fā)卡充值網(wǎng)點統(tǒng)一開具普通發(fā)票或增值稅發(fā)票。用戶只能選擇一種開票方式，并且在充值時通過系統(tǒng)對開票方式進行了設定。若發(fā)票開具人員未認真核對刷卡用戶消費小票上提示的開票方式，僅根據(jù)客戶要求開票，容易重復或錯誤開具發(fā)票，產(chǎn)生虛開發(fā)票的稅務風險。
三、加油卡業(yè)務風險防控措施
1．嚴格實行發(fā)卡充值點崗位分離，明確落實充值資金責任人。發(fā)卡員和復核員不能由同一人擔任，發(fā)卡員不得擔任收款員。實行崗位分離，明確崗位職責，強化崗位間的相互約束、相互監(jiān)督。最大程度防范虛假充值和挪用充值款的風險。
2．加強Ukey的保管?？ㄖ行膶Ｈ素撠烾key的管理和發(fā)放，Ukey的下發(fā)必須“一人一Ukey”，并填寫Ukey領用記錄。Ukey與發(fā)卡操作員進行綁定后，操作人員對Ukey的保管和使用承擔全部責任。要求領取Ukey后應妥善保管，并盡快更改默認密碼，防止被其他人員盜用充值。
3．強化充值資金的日常監(jiān)控，確保每日及時回籠。充值資金一般數(shù)額較大，應重點關注。其日常監(jiān)控主要由財務人員來完成，每日監(jiān)控卡系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否日結(jié)和上傳，提取每個發(fā)卡充值點當日充值金額，與網(wǎng)上銀行系統(tǒng)到賬數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)進行核對。
4．實行加油卡優(yōu)惠折扣審批，防止效益流失。加油卡優(yōu)惠折扣的大小應根據(jù)市場形勢、促銷策略和客戶類別分別制定。通過卡系統(tǒng)權限設置，實現(xiàn)加油卡優(yōu)惠折扣的有效審批，能防止發(fā)卡人員任意設置優(yōu)惠折扣，避免效益流失。
5．多種方式并舉，嚴密監(jiān)控套取優(yōu)惠行為。對套取加油卡優(yōu)惠的監(jiān)控，一直是管理的難點和重點。可采取的主要手段有：一是通過從卡系統(tǒng)中調(diào)取加油卡消費明細，排查“消費頻率高、消費金額大、折扣優(yōu)惠幅度大、消費時段間隔短”的異常刷卡業(yè)務，堅持對加油卡消費明細記錄的日常監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)異常刷卡行為。二是由管理部門不定期對加油站資金進行現(xiàn)場盤點，對加油機銷售現(xiàn)金、卡系統(tǒng)充值款、交存銀行金額及保險柜內(nèi)庫存現(xiàn)金進行核對，對長短款及時查找差異原因。三是有效地利用視頻監(jiān)控，查看異常刷卡時的現(xiàn)場情況，判斷是否為套取現(xiàn)金及優(yōu)惠行為。對套取折扣優(yōu)惠的，一經(jīng)查實，從重處理。
6．嚴禁加油站人員為客戶代保管加油卡和密碼。一是對客戶和員工進行宣傳，使其意識到為客戶代保管卡對雙方均存在風險；二是一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴肅處理。
7．加強清分和對賬的管理，保證加油卡系統(tǒng)余額的賬實相符。遵循“誰發(fā)卡誰管理，誰充值誰受益，誰消費誰受益”的原則，對加油卡異地交易進行資金清算，做好幾個環(huán)節(jié)的對賬：加油站和卡中心每天及時核對卡系統(tǒng)與加管系統(tǒng)的對賬差異，并進行調(diào)整；財務部門堅持對卡系統(tǒng)、加管系統(tǒng)及財務系統(tǒng)的卡資金賬務的核對，確保三賬一致；加強對異地交易資金的清算和賬務處理，避免因賬實不符導致出現(xiàn)風險。
8．嚴格加油站脫機銷售的審批，及時解決系統(tǒng)故障。加油站如因系統(tǒng)故障、停電等原因需脫離加管系統(tǒng)加油的，須上報脫機時間及原因，由管理部門及相關領導審批，防止加油站擅自脫機加油。對系統(tǒng)及網(wǎng)絡故障及時處理，作好記錄，并在系統(tǒng)恢復后及時進行數(shù)據(jù)傳輸和補錄。
9．加強客戶資料管理，嚴格掛失和銷戶流程的審核。制定客戶資料管理制度，加強充值網(wǎng)點對客戶資料的歸檔與保管管理。掛失和銷戶辦理均不能由一人操作，所需證件及證明材料應嚴格審核。經(jīng)辦人員不得代客戶領取銷戶余額款。
10．規(guī)范發(fā)票開具，避免重復開票。加油站開票員應認真核對刷卡客戶消費小票上提示的開票方式，充值時已開發(fā)票的不得再開。開票方式屬統(tǒng)一開增值稅發(fā)票的，應攜帶加油站預收貨款憑據(jù)、稅務登記證（原件）、增值稅一般納稅人資格證（原件）到卡中心辦理。
四、加油卡業(yè)務風險防控的思考與探索
1．加油卡業(yè)務中多數(shù)風險的產(chǎn)生，其根源在于人的思想素質(zhì)，如虛假充值、挪用充值款、套取優(yōu)惠款等。建立嚴格的管理制度和內(nèi)控流程是必須的，但重視對關鍵崗位人員的任用考察和對員工的思想教育也是防范風險的必要工作。
2．對員工套取優(yōu)惠款的防控措施，基本是“嚴防死盯”，勢必增加工作量和管理成本，如何利用信息手段自動識別和報警，提高工作效率和防控效果，值得進一步探索研究。
3．加油卡消費業(yè)務遍及所有加油站，涉及所有加油員工，點多面廣成為管理的難點。如果能將部分權限上收一級管理，應該能更加有效地防范風險。如將給客戶的優(yōu)惠折扣變?yōu)樵诔渲禃r直接多充入金額，刷卡消費時不再享受優(yōu)惠，即可將對每個加油員工的監(jiān)督變?yōu)橹粚Τ渲等藛T的監(jiān)督，大大降低了管理難度。
4．利用系統(tǒng)功能，實行對優(yōu)惠折扣的靈活管理。對客戶而言，加油卡的吸引力除了具有聯(lián)網(wǎng)加油的便利外，更重要的是具有一定折扣的價格優(yōu)惠。如何掌握適當?shù)膬?yōu)惠尺度，確保量效雙增，是營銷策略上需重點思考的問題。如1%的優(yōu)惠幅度，對銷售毛利的影響是比較大的，但對部分客戶而言，卻顯得微不足道，對銷量增加的作用不大；如果將優(yōu)惠幅度提高到1.5%或更高，增加的銷量是否能夠彌補優(yōu)惠所損失的毛利，這就帶來了加油卡銷售是否能夠創(chuàng)效的風險。在營銷策略中，可以根據(jù)不同的市場行情、不同的時間段實行不同的優(yōu)惠折扣，以保證效益的最大化。在客戶辦卡時進行約定、調(diào)整時進行告之的前提下，可以利用系統(tǒng)功能，適時調(diào)整加油卡優(yōu)惠折扣的大小。
總之，對成品油銷售企業(yè)而言，加油站資金和商品管理是財務管理的重點和難點。加油卡業(yè)務所產(chǎn)生的風險點，是發(fā)展過程中的必然現(xiàn)象。在實踐中去充分認識，積極應對和防范，也將促進管理工作更加精益求精。
