一、檔案管理過程中存在的主要心理問題
檔案管理人員的職業心理問題可稱為職業倦怠癥, 又稱“職業枯竭癥”, 它是一種由工作引發的心理枯竭現象, 是上班族在工作的重壓之下所體驗到的身心俱疲、能量被耗盡的感覺, 這和肉體的疲倦勞累是不一樣的, 而是緣自心理的疲乏。據專家介紹, 按照國際公認的定義, 衡量職業倦怠的三項指標分別為: 情緒衰竭、玩世不恭、成就感低落。
(一) 檔案管理人員職業倦怠的表現特征
據《職業倦怠自治手冊》, 判斷一個人是不是有職業倦怠, 第一是看你的情緒是不是衰竭了, 第二是看你是不是玩世不恭, 第三是看你的成就感是不是低落。職業倦怠會給人帶來不良的情緒, 而且影響我們的人際關系, 影響我們的快樂和工作效率。檔案工作是單位的一項重要的基礎工作。涉及門類廣、時間跨度大, 相比其他職業, 往往更具枯燥性、復雜性、繁瑣性。因此, 檔案工作人員更易產生職業倦怠。筆者調查發現, 產生職業倦怠的檔案管理人員一般具有以下行為特征:
第一, 對檔案工作喪失熱情, 對前途感到無望。情緒煩躁、易怒, 對人和事漠不關心。第二, 工作態度消極, 對檔案管理工作沒耐心, 徽衍了事甚至經常出錯, 工作責任感減退, 惶惶不可終日。
第三, 對檔案工作的重要性和價值評價下降,工作常常遲到早退, 有的甚至開始打算轉崗位, 后悔選擇了檔案管理上作, 有無力感或降低個人成就感, 消極地評價白己, 對前途感到渺茫。
(二) 檔案管理人員職業倦怠產生的原因
(1) 缺乏成就認可和發展的機會。調查發現,一些單位重業務重發展, 卻忽視了對檔案管理人員的重視。有的單位由于經費的緊張和管理體制問題, 檔案人員缺少培訓、進修的機會, 知識落后。檔案工作缺乏先進科學的管理模式, 個人發展受阻, 而同代人卻因不乏機會而遙遙領先, 在職稱評定、工資待遇上也體現出不平衡, 時間長了, 難免有失落感。檔案工作相對于其他職業來說, 各工作環節、操作程序化明顯受條例、規則限制, 長期跟文件、資料、檔案、電腦打交道, 工作瑣碎、單調、枯燥, 重復性較強, 缺乏新鮮感, 缺少機遇和挑戰性, 個人能力得不到發揮, 沒有成就感, 缺乏認同感。
(2) 工作負擔過重, 缺乏工作自主性。檔案管理人員干好檔案管理工作不僅需要熱情、細心、耐心, 還必須有高度的保密意識, 還要掌握檔案管理的專業知識和相關法律法規知識。由于任務繁雜,往往缺乏工作自主性。
(3) 工作內容或職場環境的失衡。面對大量的檔案材料的收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統計、編研、利用等缺乏自主性的日常工作,經常被動應付, 容易引起心理疲勞。
(4) 理想與現實之間存在較大的差距。檔案記錄著一個單位的發展軌跡。檔案管理人員使檔案具備成為現代信息機構的基礎和可能, 未來的發展應該是前程燦爛的。但是, 現狀與未來之間存在著巨大的差距, 尤其是這種差距長期未能得到很本性的改變, 使一部分人對未來的前景產生了懷疑, 對檔案事業的發展喪失了信心, 甚至懷疑自已的未來前途, 以致對檔案職業失去了興趣。
二、管理心理學在檔案管理中的具體運用
管理心理學(Managerial Psychology) 是把心理學的知識應用于分析、說明、指導管理活動中的個體和群體行為的工業心理學分支, 是研究管理過程中人們的心理現象、心理過程及其發展規律的科學。
管理心理學以組織中的人作為特定的研究對象, 重點在于對共同經營管理目標的人的系統的研究, 以提高效率, 在一定的成本控制條件下, 最大限度地調動人們的積極性和創造性。當今的管理心理學都是以人本思想為前提的, 它有助于調動人的積極性、改善組織結構和領導績效, 提高工作生活質量, 建立健康文明的人際關系, 達到提高管理水平和發展生產的目的。管理心理學在檔案管理中的具體運用, 體現在以下幾個方面。
(一) 滿足合理需要
需要是產生行為的動力源, 滿足檔案工作人員的合理要求是調動檔案工作人員的積極性的根本途徑。檔案工作管理部門應對檔案工作人員的需求有一定的了解。檔案工作人員不僅有物質需求, 還有精神方面的需求。人都想成為社會群體中的一員,希望自己能夠得到照顧和關心, 這是人的社會性需求, 人還有包括榮譽、地位、受人注意和人格尊嚴等內在的自尊需求, 人都有想充分展示自己才能的欲望, 這就是自我實現的需求。例如, 提高工作地位, 實行工作效績獎勵制, 不斷提高經濟收入, 建立新的評價體系, 調整競爭機制, 激發他們的工作熱情, 經常開展檔案管理人員的技能競賽, 激發競爭意識等, 能使他們的郁悶和疑惑得到及時的排解。
。(二) 激勵管理
激勵主要是指激發人的動機, 使人有一股內在的動力朝著所期望的目標前進的心理活動過程。激勵也可以說是調動積極性的過程。通過激勵可以使檔案工作人員充分地發揮其技術和才能, 變消極為積極, 從而保持工作的有效性和高效率。激勵的方式主要有兩種: 一是外在激勵, 包括福利、晉升、表揚、嘉獎、認可等; 二是內在的激勵, 包括學習新知識和新技能、責任感、光榮感、勝任感、成就感等; 外在的激勵雖然能顯著提高效果, 但不易持久, 處理不好有時會降低工作情緒; 而內在的激勵, 雖然激勵過程需時較長但一經激勵, 不僅可提高效率, 且能持久。
(三) 個性差異管理
由于個人經歷、智力、體力、成長的環境、工作性質、價值觀的不同, 從而形成相互間的差異。這種差異不僅表現在經驗和能力上, 而且表現在某種情緒因素上, 如態度、信念、氣質、理想等。對組織講, 個性差異有利有弊。一方面, 個人之間的差異, 反映了各人的特長和優點, 正是創新、解決問題和組織獲得成就的動力; 另一方面, 這種差異又反映了各人的缺點和不足, 是分歧、矛盾、沖突的起因, 影響組織成就, 造成辦事效率低下, 這就要求檔案工作的管理者, 應該了解檔案人員的差異, 并實行不同的管理辦法。第一, 揚長避短。對個人知識和技能方面的差異, 可以采用一些補救方法。首先對檔案工作人員進行培訓, 并輔以適當的獎懲措施, 以增強培訓效果; 其次是保持個人的心理均衡, 使個人對自己與環境都有一個比較清楚的了解, 以求得個人的成長, 促進態度與行為的改善, 增強對環境的適應性。第二, 合理分工。兼顧組織需要與個人專長, 使每個人都充分發揮自己的才能, 創造工作成績。第三, 對由于個人差異而產生的矛盾和沖突, 通常采用或分而治之, 或壓制、或疏導, 在不同的情況下, 可以采用不同的策略,但最基本的也是最有效的方法是疏導
