。”事業單位的固定資產是事業單位開展業務及其他活動的重要物質條件,加強管理有利于充分發揮其效益,促進資產的保值增值;有利于提高財政資金的使用效益。但在現行的管理實際中,事業單位固定資產管理存在管理意識淡薄、管理粗放、管理不到位等現象,影響了其效益的發揮。本文擬就存在的問題及解決辦法作初步的探討。
一、事業單位固定資產管理中存在的主要問題
1.管理意識淡薄,重購買,輕管理。事業單位的固定資產主要由財政撥款投入形成,按現行會計制度規定不計提折舊,購入時直接計入當期的支出。管理層受現行評價指標的約束,往往只看重本單位固定資產的總量,過分強調規模及檔次。經費一旦落實變成實物之后就退出關注的視線,不再關注其使用是否有效、管理是否到位,核算反映是否真實。
2.分類標準不統一,造成管理困難。按《事業單位財務規則》第二十八條規定,固定資產一般分為六類:房屋和建筑物、專用設備、一般設備、文物和陳列品、圖書、其他固定資產。各單位一般也是按照這六類進行科目設置和賬務處理。而在2007年開展的以2006年12月31日為清查基準日的全國行政事業單位資產清查工作中,將固定資產分為土地房屋及構筑物、通用設備、專用設備、交通運輸設備、電氣設備、電子產品及通訊設備、儀器儀表計量標準器具及量具衡器、文藝體育設備、圖書文物及陳列品、家具用具及其他等十大類。兩類標準沒有相互對應或轉換的說明,在單位按其中一種分類標準來管理的情況下,若上級管理部門有不同的要求,單位就得從頭做起或干脆在管理中執行兩類標準,由此導致既不能提高管理的成效,還造成管理效率低下。
3.管理手段落后,管理效率低下。
(1)沒有統一的管理軟件,管理手段參差不齊。由于上級部門沒有統一規定管理軟件,各單位是根據自身工作需要自行使用一些簡單或盜版的管理軟件。單位規模小、資產少的甚至就用EXCEL管理。這樣的管理方式有時連統計數字都有困難,就更別說動態的全過程管理了。
(2)靜態管理、價值管理為主,忽視了過程管理及實物管理。由于事業單位固定資產核算的局限性,相當一部分事業單位只重視兩頭,即資產的購進和報廢。在購進后記錄固定資產的購置時間、日期、規格型號以及資產價值等基礎信息,報廢后按程序進行核銷。但對中間使用過程諸如維修保養、部門間調配、使用狀態等信息基本不予關注,也不進行記錄。由此導致一些貴重物品被私人長期無償占有,更糟糕的是決策部門不能及時掌握資產的動態信息及使用狀態,削弱了決策的正確性、有效性和及時性,造成資產重復購置、資源浪費、效率低下。
4.機構設置不健全,管理人員缺少專業知識。事業單位大多沒有設立專門的資產管理部門,而是由后勤部門、財務部門等職能部門兼管。多頭管理,責權利不明確、不對等的結果必然是不能對各職能部門的資產管理實行有效的控制、協調、檢查和監督,必然是各職能部門各施其政、各行其是,遇到復雜問題相互扯皮推諉,誰也不承擔責任,甚至在管理環節上出現真空。如資產管理人員不了解單位賬面資產數,財務人員又僅限于對資產的價值管理,對資產使用、毀損情況也不甚了解,管理相互脫節,資產存量不實,賬實不符。此外,固定資產管理人員也不是專職人員,一方面不熟悉資產管理相關的法律法規,另一方面對設備的性能、技術參數等專業知識就更是門外漢了。對資產是否全部到位,性能指標是否達標,是否能滿足工作需要等無從提出意見供領導決策。
5.內控制度不完善,執行落實不徹底,浮于表面。大部分單位沒有制定行之有效的固定資產管理制度,或對制度的執行大打折扣,主要有以下表現:
(1)固定資產的購進決策、執行、驗收等不相容崗位沒有做到有效分離,容易形成賬外資產等舞弊事件。
(2)資產使用部門及人員發生變動后,不按規定辦理移交手續。固定資產購入后管理人員按最初分配方案確定了使用部門及使用人并記錄在案。使用過程中由于各種原因需要在部門間調劑,經常是憑領導一句話資產就從A部門到了B部門,但資產管理人員不知情,所記錄的資產保管部門及人員沒有做更改,長時間下來就會造成管理混亂,資產流失。有類似情況的還有資產使用人員退休、調動后不辦理資產移交,或只做實物的交接但未到資產管理部門辦移交手續。
(3)按發票驗收,沒有親自見實物。資產購進后,資產管理人員應會同有關責任人逐一將實物對照合同驗收,需要安裝調試的還要進行試運轉實驗。但實際工作中經常是采購部門拿合同、發票等紙質材料找資產管理人員驗收,管理人員也僅憑這些資料就填寫驗收記錄,不對實物進行現場勘驗。對資產是什么樣,放置地點等都不清楚。往往到資產清查時就會發現資產實物與記錄不符甚至盤虧的現象。
(4)待報廢、閑置資產隨意堆放,不辦理相應手續。資產使用部門只關心有無設備使用,對待報廢或閑置資產,不上報資產管理部門作報廢或調劑,隨意丟棄,造成資產賬面價值虛增、資產閑置等不利于充分發揮資產使用效率的“浪費行徑”。
二、存在問題的解決對策
1.加強管理層對固定資產管理重要性的認識。事業單位的固定資產是開展各項活動的物質基礎,各單位對固定資產的投入日益增大,管理工作的重要性日益顯現。加強固定資產管理不僅僅只是日常管理活動的需要,更是防止國有資產流失,保證資產保值、增值,安全完整的重要措施。管理層必須進一步提高對固定資產管理的重要性認識。
2.上級管理部門要統一并細化事業單位資產管理的要求。首先,應統一固定資產的分類標準。資產管理的目的是為了充分發揮資產的使用效益,管理的手段要科學、可行、有效,不同的分類標準最終會對管理造成混亂。其次,事業單位的各項管理制度都比較粗放,不像企業有一整套從購進到報廢的細化操作辦法,對大多數單位來說財政部第36號令《事業單位國有資產管理暫行辦法》就是管理的依據了。但該辦法過于原則性和粗線條,只具有指導意義而無可操作性。因此,建議各有關歸口管理部門能統一固定資產分類標準,并細化資產管理辦法。
3.構建信息平臺,建立全過程的動態的監管系統。針對事業單位固定資產管理手段落后,管理水平低下的現狀,要充分發揮信息化手段的作用,不斷提高管理效率,加大監管力度。建立從資產購置申請到資產處置,涵蓋審批、購置、驗收、使用、調劑、維修等過程的信息平臺,實現固定資產存量和變量的事前、事中、事后的動態管理,以滿足不同層次的管理需要。
4.成立專門的固定資產管理部門,逐級管理分級負責。事業單位應成立專門的固定資產管理機構,配備具有一定專業技術知識和業務能力專職人員進行管理,主要負責貫徹落實上級有關固定資產管理政策、制定單位相應的規章制度并檢查落實、指導部門固定資產管理員開展工作。各職能部門相應配備固定資產管理員,業務上接受單位固定資產管理員的管理和指導,負責本部門資產臺賬的建立及資產的動態管理。
5.建立健全規章制度,強化日常動態管理。固定資產管理是一項復雜而重要的工作,必須建立起一套完整的規章制度,實現對固定資產從投資形成、使用、管理到最后處置各個環節的有效管理。固定資產管理部門在日常管理中,首先,要不折不扣地落實制度,規范行為,要加大管理力度,重視內部管理,按規定建賬設卡,定期進行清理盤點。其次,管理工作不應僅局限于資產購置后的驗收,而且應在設備購置事前、事中、事后都應介入其中。第三,應加強固定資產動態變化過程中的信息溝通,保證資產的實物管理與價值管理同步和一致。對購進、轉讓、調配、毀損、報廢固定資產,經辦部門必須及時通知財務部門并履行相應的手續。
6.強化責任意識,獎懲分明。對涉及固定資產管理的資產管理部門、財務部門、資產使用部門要明確職責權限,確保固定資產管理權責明晰、責任到人。加強責任意識,明確資產管理部門負責固定資產的實物賬和卡片賬,定期組織盤點,做到賬實相符。財務部門負責資產的總賬和明細賬、做到賬賬相符,賬實相符。使用部門負責設備的安全完好及有效使用。單位要建立資產管理成效與個人業績考核相結合的考核制度,獎懲分明,責任明確,真正實現固定資產的有效管理。
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