醫院科室成本核算,就是將醫院成本按一定的科室進行歸集和分配,用以監督和考核各項醫療活動,從而提高醫院效益的一項核算、管理工作。它是醫院經濟管理的重要組成部分,其各項工作的好壞直接關系到醫院管理水平的高低,其中,醫院科室成本核算數據的正確性尤為重要。筆者所在的江蘇省鹽城市中醫院,積極利用用友財務軟件的統計、輔助核算、報表函數等功能,并切實運用于醫院科室成本費用的歸集、分配,提高了工作效率,保證了醫院科室成本核算數據的正確性。
一、醫院科室成本核算的主要內容及用友財務軟件的應用情況
1.醫院科室成本核算的主要內容。我們江蘇省鹽城市中醫院自上世紀80年代開始著手探索醫院成本核算方法以來,經過多年的理論研究和實踐總結,逐步形成了科學、合理而又行之有效的醫院科室成本核算制度體系。其主要內容為:(1)以醫院建制科室或成本收益相對獨立科室為成本核算對象,歸集各個成本核算單元的直接成本費用;(2)根據各個成本核算單元在醫療服務過程中承擔的角色和發揮的作用的不同,將成本核算單元歸類為五種成本責任中心,即臨床成本責任中心、醫技成本責任中心、輔助成本責任中心、后勤成本責任中心、行政成本責任中心;(3)模擬市場運作,以醫院內部價格結算方式分配輔助、后勤成本責任中心各科室成本;(4)按照誰受益誰分擔的原則,以一定的權數(如各成本核算單位職工人數比重)分配行政成本責任中心各科室成本;(5)根據各成本核算單元成本費用歸集、計算、分配的結果,針對不同的成本責任中心,結合各核算單元的收入、工作量等具體考核指標進行績效分配、本量利分析等成本管理,并分析各科室不同時期及同一時期不同科室間考核結果的差異,找出產生差異的原因,及時糾正醫療服務和管理活動中的偏差,充分發揮醫院科室成本核算的管理作用,努力提高各科室及醫院的經濟效益。
可見,科室成本核算的基礎、重點工作在于各成本核算科室成本費用的歸集與分配,各成本核算科室成本費用的準確計量是醫院科室成本核算工作的內在要求。
2.用友財務軟件應用情況。根據業務需要,我們采用了用友網絡財務軟件(V8.11)“總賬系統+工資管理+固定資產+UFO報表”應用方案。其中:(1)總賬系統主要包括憑證處理、賬簿管理、個人往來管理、部門管理、項目核算等功能,能夠提供總、分類明細賬及部門、項目等各類輔助明細賬。(2)工資管理系統主要幫助進行職工的工資核算和發放,能夠提供部門工資、人員類別工資等各種工資匯總表和分析表。(3)固定資產管理系統為有效管理固定資產提供了固定資產登記、轉移、增加、減少以及折舊計提、資產評估、資產盤盈盤虧等處理功能,及固定資產分布、使用等查詢功能。(4)UFO具有強大的報表制作功能,主要包括文件管理、格式管理、數據處理、圖形、打印、二次開發等功能。總賬系統、工資管理、固定資產管理和UFO報表這四個功能模塊既相互獨立,分別有著較為豐富的具體功能,最大限度地滿足會計核算的需要,又能融會貫通地結合為一個有機整體,滿足經營管理上的整體需要,其關系如圖所示。
可見,我院應用的財務核算軟件能夠提供分科室、分人員、分項目的支出報表,從而為各成本核算科室成本費用的準確計量,醫院科室成本核算用友財務軟件的實現提供了可能。
二、用友財務軟件的具體實現方法
1.基本原則。
(1)醫院科室成本核算與醫院會計核算相一致原則。在經濟學中,成本屬于價值范疇,是物化勞動和活勞動的貨幣表現,會計是以貨幣為主要計量單位,反映和監督單位經濟活動的一種經濟管理工作。醫院科室成本核算與醫院會計核算具有共同的核算對象,即以貨幣表現的醫院經濟活動,這就決定了兩者核算的內容和結果都應該一致,也就是說,醫院會計核算的支出的內容包括醫院科室成本核算的成本費用的內容,只是醫院科室成本核算的核算單元和核算內容較會計核算更為具體、明細;無論醫院科室成本核算的成本費用怎樣歸集、計算和分配,一定期間各成本核算單元的成本費用的總和都應等同于相同期間會計核算的支出總數。
(2)經濟原則。經濟即節約。如何利用有限的資源獲得最大的效用是經濟學一直在研究和需要解決的課題,經濟管理的宗旨就是充分優化資源配置,以最低的消耗獲取最大的收益,醫院科室成本核算的目的就是促進醫院優質、高效、低耗,降低服務成本,提高市場競爭力。醫院科室成本核算工作本身也要消耗一定的成本費用,同樣也要求成本的最低消耗。另外,醫院科室成本核算與醫院會計核算內容的一致性為會計數據信息的資源共享提供了前提。基于此,在醫院科室成本核算工作中、人力上,我們并未設置專門的科室和人員單獨負責核算、分析工作,而是由財務科及相應的會計人員承擔該項職能,在處理會計核算業務的同時進行科室成本核算工作;財力、物力上,我們并未增加資金投入研究、開發專用的醫院科室成本核算計算機管理軟件,而是積極利用現有計算機資源,充分發揮財務核算軟件功能,并切實應用于科室成本核算成本費用的歸集、計算與分配。
(3)高效原則。醫院科室成本核算計算機應用的目的在于最大限度地減少人工操作,提高數據信息的及時、準確性,提高工作效率。針對達到同一目的可采取多種方法的情況,我們在權衡比較中,力圖選擇最簡單、最直接、最能減少工作量而又能最及時提供最準確的科室成本核算數據的方法。
(4)數據的計算機自動采集與手工錄入相結合原則。會計的目標在于向信息使用者提供有助于其作出正確決策的數據信息,不同的信息使用者基于不同的決策目的而所需求的數據信息的形式也有所不同。財務核算軟件是根據財務核算的要求設計的,在一定程度上并不能完全滿足醫院科室成本核算對數據形式的要求。因此,我們在采集醫院科室成本核算的數據信息時,并不只是單純依靠計算機的自動采集,還輔之以手工錄入的方式。
2.具體實現方法。
(1)基礎設置。一是用友財務核算軟件按醫院科室成本核算的核算單元建立總賬系統、工資、固定資產等各系統模塊共用的基礎部門檔案。二是根據醫院科室成本核算的數據要求,設置總賬系統中相應會計科目的輔助核算。
“固定資產”的一級明細科目設置部門輔助核算。《醫院財務制度》第三十四條規定:“固定資產管理應建立健全三賬一卡制度,即財會部門負責總賬和一級明細分類賬,財產管理部門負責二級明細分類賬,使用部門負責建卡(臺賬)。”根據這一制度,我們將固定資產系統模塊交由固定資產管理部門使用,并按醫院科室成本核算的核算單元設置部門檔案,管理各使用部門的固定資產,并向財務科提供各部門固定資產的原值、使用等情況;同時,為滿足醫院科室成本核算各科室固定資產折舊的需要,在總賬系統模塊中,分別設置“固定資產”總賬科目下“房屋和建筑物”、“專用設備”、“一般設備”、“圖書”、“其他固定資產”明細科目的部門輔助核算。
設置支出類會計科目的部門輔助核算。醫院科室成本核算的成本是用貨幣衡量的價值范疇,與會計核算的支出內容相一致。另外,會計核算的支出是通過記賬憑證對原始數據進行收集、整理、分類、匯總而生成會計制度要求的各類數據信息,因而,在總賬系統中設置支出類科目的部門輔助核算,在錄入記賬憑證的同時將各項支出歸集到所屬部門,產生的數據信息不僅能滿足會計核算要求,同時也能滿足醫院科室成本核算的各科室成本費用的歸集需求。
(2)運用UFO報表歸集、計算、分配醫院科室成本核算各核算單元的成本費用。
業務、通用函數。用友財務軟件(V8.11)的一項主要特征,就是劃分各個業務子系統和唯一的系統管理,即劃分客戶端和服務端,形成簡易的C/S結構。總賬、工資、固定資產等業務子系統是業務數據的“入口”,UFO則是業務數據的“出口”。而數據本身,經過處理后被貯存在業務數據庫中,從數據庫中取出數據則依賴于取數工具,也稱業務函數,數據一旦進入“出口”(UFO),就可通過通用函數及圖表功能加工成適應不同要求的各類文檔和圖表。醫院科室成本核算工作中主要運用了以下業務及通用函數。
{1}業務函數。
總賬函數。
期末額函數(QM),函數格式為:<期末額函數>∷=<期末額函數名>(<科目編碼>,<會計期間>,[<方向>],[<賬套號>],[<會計年度>],[<編碼1>],[<編碼2>])
發生額函數(FS),函數格式為:<發生額函數>∷=<發生額函數名>(<科目編碼>,<會計期間>,<方向>,[<賬套號>],[<會計年度>],[<編碼1>],[<編碼2>])
工資函數:部門工資函數(BMGZ),其格式為:<部門工資函數>∷=<部門工資函數名>(<工資類別>,<起始月份>,<截止月份>,[<部門名稱>],[<人員類別名稱>],[<賬套號>],[<會計年度>],[<工資項目名稱>])
其中∷=表示“即”或“是”;<>表示語法單位;[]表示可缺省。
{2}通用函數,是相對于業務函數而言的,主要包括:
同一表頁不同單元格之間的簡單四則運算,如D10=PTOTAL(D1∶D9), 即對所有表頁,D10單元的值等于D1單元到D9單元的值的總和。
取本表他頁數據函數,如D5∶D20=C5∶C20+SELECT(D5∶D20,年@=年AND 月@=月+1),即D5∶D20區域取本年累計數,其中SELECT為函數名,@表示當前表頁,年、月為建立表頁間關聯關系而設置的“關健字”。
取他表數據函數,如E2=”B”->A2+”C”->D4 FOR月>6RELATION月WITH”B”->月,月WITH ”C”->月,即對于報表A中關鍵字“月”大于6的表頁,E2單元的值取報表B中關健字“月”與報表A 相同的表頁的A2單元的值加上報表C中關鍵字“月”與報表A相同的表頁的D4單元的值,其中FOR表示篩遠條件,RELATION WITH表示關聯條件,“月”為關鍵字。
成本費用的歸集與分配。一是設置醫院科室成本核算成本費用報表項目。醫院科室成本核算的成本費用內容就是會計核算的支出內容。醫院業務支出的內容包括工資福利支出(基本工資、績效工資、津貼補貼、獎金、社會保障繳費、伙食補助費、其他工資福利支出)、商品和服務支出(辦公費、印刷費、咨詢費、手續費、水電費、郵電費、取暖費、物業管理費、交通費、差旅費、出國費、維修費、租賃費、會議費、培訓費、招待費、專用材料費、勞務費、委托業務費、工會經費、福利費、其他商品和服務支出)、對個人和家庭的補助支出(離休費、退休費、退職費、撫恤和生活補助、醫療費、住房補貼、助學金、其他對個人和家庭補助支出等)、債務利息支出和其他資本支出。其中,基本工資、津貼補貼等項目數據來源于工資表,社會保障繳費及住房公積金等是按月工資的一定比例提取的,維修費中提取修購基金科目的數據是按照固定資產原值的一定比例計提的,工資福利支出、商品和服務支出、對個人和家庭的補助支出、債務利息支出和其他資本支出中的其他項目數據來源于零星發生的日常業務,因此,為方便工作,減少重復、不必要的賬務處理程序,在醫院科室成本核算成本費用報表項目設置上,原則上按醫院基本業務支出的明細科目設置。同時,將來源于工資表項目的科目合并為“工資”項目,將以工資為基數按一定比例提取的項目合并為“社保經費”項目,增設“折舊”一項反映固定資產折舊,增加“分配數”項目反映各核算單元分配增加或減少的成本費用。二是設置“成本費用提取表”,其縱欄按核算單元設置,橫欄按“工資、社保經費、固定資產(房屋和建筑物、專業設備、一般設備、圖書、其他固定資產)原值、折舊”項目設置。通過部門工資函數取各核算單位的工資數據,通過總賬期末額函數取各核算單位的固定資產原值數據,通過單元格的四則運算計算各核算單位的社保經費及固定資產折舊,另外,在各報表項目下增設一欄“調整項”,用以手工錄入需增加或減少的成本費用,從而增強報表的靈活性。三是設置“成本費用歸集表”,其縱欄按核算單元設置,并反映合計數,橫欄按醫院科室成本核算的成本費用報表項目設置,各報表項目除反映賬務發生數外,增設一列“調整項”(可手工錄入數據以調整因憑證錄入而產生的誤差),并反映賬務發生數與調整項的合計數。通過取他表數據函數取“成本費用提取表”中工資、社保經費、折舊項目數據,通過總賬發生額函數取其他報表項目數據,通過單元格四則運算計算合計數。四是設置“成本費用分配表”,其縱欄按報表項目設置,并增加“分配標準”一欄,同時反映合計數,其橫欄按擬分配成本費用和接受分配的核算單元設置。通過取他表數據函數從“成本費用歸集表”中提取擬分配成本費用的核算單元各報表項目的數據,通過單元格的四則運算計算各受益核算單元應分配的成本費用。五是設置“成本費用明細表”,每一核算單元設置一個報表名,其縱欄按醫院科室成本核算成本費用報表項目設置,并反映合計數及分配數,橫欄反映本月數和累計數。通過取他表數據函數從“成本費用歸集表”和“成本費用分配表”中取各核算單元的相應成本費用項目的本月發生數和分配數,通過取本表他頁數據函數計算累計數,通過單元格的四則運算計算合計數。
通過上述的步驟和方法,醫院最終產出的是各核算單元的成本費用明細表,該種方法下,初始化報表后,每月的成本費用報表自動生成,不僅提高了工作效率,而且保證了成本核算與會計核算數據的一致;同時,該種方法簡單、靈活、適用,還可應用于科室收入的歸集、計算與分配,為醫院科室經濟核算、績效分配等提供快速、準確的依據。
