1 內部控制環境
內部控制環境是一種氛圍,可以通過塑造企業或組織文化,影響員工的控制意識,影響內部各成員實施控制的自覺性,決定其他控制要素能否發揮作用,是內部控制其他要素發揮作用的基礎。內部控制環境由以下要素組成:產權關系、治理結構、組織機構、權責劃分、操守及價值觀、人力資源政策等。內部控制環境方面醫院的財務控制存在的問題要有以下幾個方面:
1.1 權責不清
在很多醫院,存在著各科室之間權責不清的現象。由于沒有明確的職務說明書,各崗位人員責任不清,日常工作不是唯上司之命是從,就是跟著感覺走,規劃性不強。而各級主管向下多采取口頭授權的方式,且主管對于所授予下級的工作,缺乏監督和評價。由此也經常引起出現問題互相推誘,導致實際工作效率低下。影響辦公人員工作情緒等問題。
1.2 職業操守以及價值觀
有的醫院過分重視經濟利益和個人利益,內部會計人員利用職權謀取私利等現象屢見不鮮;很少對員工進行價值觀教育,缺乏書面的行為守則,對違反制度的行為不能及時予以懲戒。
1.3 人力資源政策存在缺陷
醫院不實行公開招聘,人員進入憑關系,導致人員素質低,結構失調;沒有建立員工績效考評系統,難以調動員工的積極性;不注重員工培訓,不鼓勵員工學習與發展,沒有建立完備的用人機制。
2 風險評估
每個企業都面臨來自內部和外部的不同風險,這些風險都必須加以評估。風險評估就是分析和辨認實現鎖定目標可能發生的風險,它是提高內部控制效果和效率的關鍵。醫院財務控制的風險評估存在的主要問題在于以下兩個方面。
2.1 盲目投資
醫院對于市場沒有仔細分析,對項目未經充分可行性論證的情況下,盲目購進大批設備,設備購進后相關人員培訓和宣傳工作有沒跟上。導致設備長期閑置,利用率率低,回收緩慢。造成占用大量資金,增大財務風險。
2.2 信用管理欠缺
病人記賬,結算等環節控制不嚴,出現病人逃賬卻無人追究的現象,不能及時清理應收賬款,造成大量呆賬、壞賬。使醫院遭受重大損失。
3 控制活動
控制活動是醫院財務控制的主體部分,也是醫院財務控制存在問題最多的部分,控制活動方面存在的問題如下:
3.1 門診收款與醫院結算
(1)有的醫院存在著收款系統的管理人員和操作人員的職務未分離的現象;(2)雖然規定收款室、住院處每天都對賬,但只是流于形式沒有切實得到執行,存在著科室不對賬,即使對賬發現錯誤也不處理的現象;(3)無獨立稽核人員;(4)銷售發票存根不及時交回,元人核對;(5)病人退費手續不健全,退費單不注明退費原因等;(6)會計工作人員素質差。
3.2 藥品控制
(1)個別醫院存在白條抵庫借藥,造成管理混亂;(2)微機上的藥物庫存與實際庫存不一致,藥品清資不認真,造成長期帳實不符;(3)未能真正實行價格公開,由此造成與病人發生糾紛和舞弊行為。
3.3 醫技檢查
(2)各種檢查項目收費彈性空間大,收費由個別領導決定,不符合牽制原則,易產生舞弊行為。(2)個別醫院存在做人情檢查不收費的現象。
3.4 采購與付款
(1)采購計劃未經集體討論決定。而是由單個人決定;(2)采購無預算;(3)采購過程沒有監督;(4)采購人員崗位未定期輪換;(5)采購驗收入庫形式化,把關不嚴;
3.5 倉儲與存貨
(1)倉庫物資管理不善,長期不清貨,年終清資盤點不嚴格,損失嚴重;(2)對于存貨盤盈盤虧不處理,造成長期賬實不符;(3)存貨盤點過程缺乏監督,往往由保管人員自己盤點,審計監督職能未能體現;
3.6 固定資產
(1)無專職的固定資產核算人員;(2)固定資產購進無計劃和預算,購進大型設備不進行可行性論證,盲目購進。造成某些設備長期閑置,開機率低;(3)固定資產的購進驗收不嚴格;(4)固定資產折舊方法不符合會計制度規定。
3.7 貨幣資金
貨幣資金管理是一個容易出現問題的環節。貨幣資金流動性強,易被貪污和挪用,尤其是醫院,貨幣資金種類多、經辦人員多、現金交易量大、發生次數頻繁、內容復雜、涉及環節多,所以管理難度大加果內部控制不嚴格,極易發生舞弊行為,使單位財產造成損失。(1)無獨立稽核人員;(2)收款室、住院處有白條抵庫、私自借款等現象;(3)平時缺少定期或不定期的盤點抽查工作,監督不利。
3.8 信息化系統
(1)系統維護和操作職能來分離。系統維護人員可以利用操作人員的工號、密碼等進行相關業務的操作。(2)會計電算化系統憑證輸入與復核職能未分離或不起牽制作用;(3)信息化過程沒有審計人員的參與。
3.9 預算控制
(1)預算編制的依據是上年預算,并根據上級主管部門的要求編制,編制的方法是靠財務部門的主觀估計。所以,預算不能反應環境的變化和滿足管理的要求,對經營活動沒有指導意義。
(2)預算缺乏控制,預算調整隨意,沒有實行集體決策,預算得不到執行。
(3)沒有設立具有權威性的預算管理組織機構。
4 資訊與溝通
企業在其經營過程中,須按照一定的方式和時間規定,辨識和取得適當的信息,并加以溝通,以便于員工更好地履行其職責。一個良好的信息系統有助于提高內部控制的效率和效果。但是在有的醫院里,雖然已建立了醫院管理信息系統,但在實際使用過程中并沒有很好的發揮其功能,很多事情依賴非正式溝通渠道,導致各種非正式組織形成,影響員工的士氣和工作效率。
5 監督
醫院內部控制是一個過程,這個過程是通過大量的制度和活動來實現的,要確保內部控制制度執行且執行的效果好,就必須進行監督。很多醫院的制度在日常工作中很少受到監督,大部分都是流于形式,得不到認真的執行。內部審計沒有很好的發揮作用。
