針對科研項目資金越來越多,資金來源渠道越來越復雜,科研項目核算與管理的難度越來越大的現狀。本人在會計核算與財務管理工作過程中摸索出的一套帳務設置方法,現在寫個體會,與大家共勉,希望能起到拋磚引玉的作用。
一、帳務處理中項目管理的“概念”與預算項目的區別
帳務項目管理是財務人員根據政府收支分類改革的相關規定,結合本單位財務管理的特點與目的,以帳務核算系統化為手段,按資金的某種性質、來源、用途或形式,把資金進行分類核算與管理的財務活動。它與科研事業單位預算支出中的項目有外延上的區別,帳務處理的項目支出應該包括預算功能科目的基本支出和項目支出,這主要是為了方便帳務會計處理,以便達到資金管理的目的而做出的一種“假設”。
項目的分類,只按帳務處理的實用性分類,因為財務管理系統存在的缺陷,項目的分類也被動的接受了它的極限性,在用友ERPU8財務管理系統中所做的項目分類屬于非嚴格概念性范疇,或者說打破項目概念的界限。
根據資金來源渠道的不同,科研項目大致上可分為如下幾類,1、財政撥款資金項目,是指使用直接從上級財政取得撥款的科研項目,也稱為縱向來源資金的科研項目;2、自籌資金項目,是指使用單位的歷年創收結余資金、當年的事業收入、經營收入、附屬單位繳款、其他收入等資金的科研項目;3、綜合資金項目,是指既有財政資金,又有自籌資金,還有資金來源只知道方向而不必區分其資金性質的資金,主要是一些沒有上下級關系的,科研單位之間的,科研單位與企業之間等關系的科研項目,也稱為橫向資金來源的科研項目。
根據政府收支分類改革規定,年度預算的預算功能科目及預算經濟分類科目的內容,使科研項目帳務設置盡可能的接近預算的形式,力求會計核算結果與預算目標的趨同,在以成本核算為基礎,通過項目核算,是有力控制科研項目成本的手段。
二、項目帳務設置
(一)會計科目設置
按財政部規定,事業支出會計科目下設基本支出,項目支出兩個二級科目。基本支出和項目支出科目下都同時設有相同的三級經濟分類科目,即是按預算支出的經濟分類模式設置三級科目,把每個末級科目都設成項目核算(如果有部門核算的也同時設為部門核算),在REPU8財務管理系統里,具體設置舉例如下表。
(二)項目設置
以ERPU8為例,首先,設置項目的級次,一般項目都要設為三級以上,級次代碼為233(一級2位數、二級3位數、三級3位數)或更多,單位可根據具體項目多少來設置級次。其次,項目按資金來源分為幾類,如:財政撥款資金項目,自籌資金項目,綜合資金項目。第三,具體項目根據明細情況歸類到二級類名下,如果還需要分級的再次往細項分級。如:科研啟動費為末級,科技基金下的XX課題為末級,修購專項下的XX維修項目為末級等等。
根據項目級次,資金分類,項目明細等要素,列舉中國熱帶農業科學院本級核算單位的項目設置簡表如下。
項目設置簡表
項目編號規則:XX XXX XXX
三、會計分錄的實現
在會計帳務處理時,只要在做會計分錄的過程中,按電腦頁面提示就能實現,科目設置為按項目核算后,只要涉及的是項目核算的科目,項目選擇窗口就會彈出,可供錄入員按業務的需要,選定項目名稱進行處理。
四、項目帳務設置時,應該注意REPU8財務管理系統存在的極限性問題
(一)項目大類與科目存在唯一對應關系。由于ERPU8系統的科目對應項目大類存在唯一性,所以項目設置時必需考慮項目核算的完整、帳務查詢的方便、數據統計的及時等要求。對于不同科目核算的不同項目,可以按項目大類來設置,但筆者實踐過程中發現,項目大類設置,應以整個帳套只設一個項目大類為宜,而在項目大類的下一級再設置若干個項目分類二級類,可見,二級分類才是真正的項目類型;因為科目的核算與項目之間不必使用唯一對應關系,從系統性考慮,科目與項目的對應關系以多對多的線性關系最為科學。
(二)項目分析功能相對薄弱。無法同時實現多科目對應多項目的明細精確性分析,查詢結果相對模糊,查詢分析條件相對刻板,只由系統給出的幾個,不能由使用者按要求靈活組合;在記賬前無法實現項目數據的綜合分析也不夠科學,所謂的分析,就應該是不管記賬前和記賬后都應該可以查詢到所需數據,使用者才覺得功能更加友好。
(三)無法實現項目預算的實時監控。預算的實時監控是單位財務管理的重要環節,如果財務系統在核算時無法實現實時監控,勢必要求財務人員在財務系統外進行數據處理,以便對預算進監控,這就會增加財務會計人員的工作量,如果財務系統可以做到預算的實時監控,例如,一個項目支出時,在錄入會計憑證的時候就提示預算的收入、支出、結余數據,是會計人員一目了然,對超支的項目給予警告提示,做到事前監控,為財務管理者做決定將是非常有利的。
參考文獻
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