筆者認為:外經貿企業內部控制建設應該從以下幾個方面加以改進:
一、不相容職務相分離
進出口企業由于業務流程長,不相容崗位多,容易由于信息的不對稱產生舞弊行為。這種舞弊可分為直接舞弊和間接舞弊。直接舞弊就是在發盤、詢盤過程中直接要求外商或國內供應商給予回扣。這種舞弊容易被發現和識別,經辦人的風險高。與此相對應的間接舞弊主要表現在當和外商建立起信任關系后,經辦人把本該由公司做的業務介紹給其他公司,或者干脆自己注冊一家新公司自立門戶。這種舞弊行為在過去的進出口業務中屢見不鮮,其行為更隱蔽更難以被發現,對企業造成的傷害也更嚴重,往往會失去一個地區或一個板塊的業務,甚至造成連鎖反應,整個企業就此解體。
結合內部控制的理論框架和管理舞弊的理論基礎及進出口業務本身的特點,要比較好的解決進出口業務的舞弊行為,特別是間接舞弊行為,首先是要嚴格做好崗位輪崗和不相容職務的分離。特別是在接觸外商和國內供應商的崗位上一定要定期輪換。為了使得崗位輪換順利和高效,在平時的工作中一定要按照內部控制基本規范的信息傳遞要求,做到業務崗位手中的客戶資料等信息共享以及流程的標準化,使得與客戶打交道的是公司而不是具體某個業務員個人。同時,在一個業務流程結束后,一定要有獨立的監督部門對整個業務進行合法性、合規性、合理性的審核。監督的及時性可以防止舞弊人員的僥幸心理,防范于未然。職務分離,流程標準化,信息共享,及時監督是企業進出口業務內部控制制度設計的關鍵點。
二、培養優秀的企業文化和團結協作精神
培養優秀的企業文化,才能為企業提供一個更高層次的內部控制環境。企業的管理層有責任培養積極向上的企業價值觀,有責任讓每個員工看到美好的企業愿景,培養員工的社會責任感和遵紀守法的意識,倡導愛崗敬業,進取創新,團隊協作的精神。同時做好員工的效績考核,評價,激勵工作,從制度上讓每個員工認識到有付出就有回報,有舞弊就有懲罰。基于舞弊的特點,要讓員工知道,企業加強和完善內部控制制度,是為了從制度上更好地保護員工的職業生涯,更好地完成企業的目標,而不是為了控制和監督員工個人,控制和監督的是具體的崗位。
加強企業的團結協作精神是現代內部控制思想的創新。它不僅有利于提高員工的工作積極性,而且也能避免產生舞弊。由于個別銷售業務員包辦了公司整個流程的業務,導致企業的業務資源載體個人化。企業可把其中的經常性業務獨立出來,派專人或部門來負責辦理。如配載發運可由專門的貨運部門負責,而采購商品可另設助理,提供貨源。這樣銷售業務員可以把大部分精力集中在銷售上,并且在制度上限制個別崗位放權過大,避免個人包辦所有業務管理,反對個人主義的風氣。此外,還可以建立有效的績效考核和激勵機制,加強業務員間的合作和競爭,逐步弱化個人壟斷對企業業務資源的制約作用,使業務資源的安全性建立在有效的內部控制制度的基礎上。重視“以人為本”的集體主義精神文明建設,建立良好的企業文化氣氛。
三、應收賬款的系統化管理
應收賬款對于企業的價值在于支撐銷售規模的擴大。一般說來,應收賬款與銷售收入規模存在一定的正相關,當企業放寬信用限制時,往往會刺激銷售,但同時也增加了應收賬款;而企業緊縮信用,在減少應收賬款時又會影響銷售。
如果企業沒有有效的銷售信用管理,導致應收賬款過多或回款期過長,則企業的資金循環和周轉就不能順暢地完成,經濟效益就不能完全實現。這就形成企業一個非常大的風險點,因為只有最終能夠轉化為現金的應收賬款才是有價值的,而那些預期將無法轉化為現金的部分就是無價值的。在會計上,對預期無法收回的應收賬款將通過提取壞賬準備的會計核算方式來反映,這就是用會計方法來管理商業風險的主要體現。
加強應收賬款的管理,應把它看成是一個系統工程。這就需要做到在企業內部建立一個獨立的信用管理機構或人員;強調要對企業信用進行全程跟蹤管理,企業內部應建立3個不可分割的應收賬款管理機制,分別是前期的資信調查和評估機制、中期的債權保障機制以及后期的應收賬款管理和追收機制。并且需要各部門之間相互協調、相互配合、相互監督,形成一個應收賬款信用管理的組織體系。
應建立獨立的應收賬款信用管理部門。企業應認真組織不同部門的專業人員,專門研究企業的營銷策略,調查了解客戶的資信程度,真正制定一套適合自身特點的信用管理體系。例如很多外資企業采取的是在財務部下將信用職能和其他職能分離,由總經理直接領導,將有經驗的人員充實到該部門,根據公司的總目標對銷售進行全程信用管理。公司從流程制度方面建立了一整套的防范方法。首先,為了確保信用管理制度在實際的業務運行中不被架空,在業務流程上作了更改。任何一張訂單,都必須首先通過信用管理部門的審核才能放行。超過信貸額度的特殊訂單,必須經過信用管理部門的特別批準。而且,信用管理部門有最終裁定權。銷售總監放行的訂單,也可以被信用部門一票否決。
四、完善信息傳遞機制
應當對收集的各種內部信息和外部信息進行合理篩選、核對、整合,提高信息的有用性。從內部信息來講,要求企業根據經營目標等建立與其經營活動相適應的信息系統,持續性地收集經營活動所生成的各種信息。比如建立起ERP系統對整個企業進行資源整合,分類匯總,這樣也有利于對企業整個經營狀況的正確反映、確認、計量、披露以及各個節點上的控制。由于所收集的各種信息來自于不同的渠道和信息源,屬于零散的、非系統的,必須對所收集信息進行必要的篩選、整理和加工,以提供給有關方面。
信息的最終目標在于為企業經營目標的實現服務,處于內部控制之中的信息則必須服務于內部控制,服務于內部控制的有效性。為了提高內部控制的有效性,企業應當將相關信息在企業內部各管理級次、責任單位、業務環節之間進行內部傳遞。內部信息傳遞一方面要完善信息向下傳遞機制,使企業內部參與經營活動各個方面和全體人員了解企業實現經營目標方面的信息,明確各自職責,了解自身在內部控制體系中的地位和作用;另一方面要完善信息向上傳遞機制,使企業員工能夠及時將其在企業經營活動中所了解的重要信息向管理層及董事會等方面傳遞。此外,還須建立信息橫向傳遞機制,特別是要使信息在管理層與企業董事會及其委員會之間進行溝通。企業應當建立良好的外部溝通渠道,加強與外部投資者、客戶、供應商、中介機構和監管部門等有關方面之間的溝通和反饋。
五、加強監督管理
由于一項經濟業務往往會由幾個部門同時進行,要做到相互之間的信息溝通。財務負責人可以指派專人隨時隨地與銷售及發貨等部門核對賬務,及時互通信息,查實原因,做到賬賬相符。如交付一筆銷售定貨,會涉及到銷售部門取得定單,信用管理部門檢驗信貸批準情況,倉庫部門挑選貨物,會計部門作出經濟業務的記錄,貨運部門檢驗發貨項目的正確性,并準備發貨。這種由幾個不相容的部門和人員相互協作、相互監督共同完成一項業務,不但能激勵員工完成工作的積極性,提高作業效率,而且也加強各部門間的信息溝通,確保會計信息的真實,使內部控制成功發揮作用。另外也可以鼓勵客戶索取所有業務票據,這可以防止收款人員少記銷售數量,從中謀取利益,加強外部監督。
內部控制的管理體系,需要信用管理部門、銷售部門、財務部門、生產部門等部門的共同參與和密切配合。供應商與買方訂立完善的銷售合同并完全履行是買方付款的前提條件,各部門包括售后服務部門的疏忽或產品或服務的質量瑕疵,都會影響貨款的及時和完全收回。賒銷的決定權、應收賬款的監控權、考核權、核銷權徹底地分開,使每個環節都處于其他相關部門的監控之下,最大限度地減少了個別人員或部門徇私舞弊的可能性。并使得各部門和銷售人員一定期限內的應收賬款發生額保持在一定限額之內,從而使公司的總體風險被控制在一定范圍之內,不至于對生產經營造成巨大影響。而動態監控有利于及時發現和處理應收賬款管理中存在的問題,并及時調整相關的策略,避免問題擴大,保證了公司現金流動順暢、充足,為公司進一步發展提供了堅實的基礎保障。可見,完善的應收賬款管理體系的建立不僅僅是信用控制部門的管理職責,也不是銷售部門催收時的單兵作戰。而不能一味地讓某一部門負責,只有各部門相互配合才能達到理想的效果。
隨著企業管理理念的發展,內部控制也需要與時俱進,它不僅僅是一個規范,更是一個指引,讓管理者在從事經營管理活動中,知道干什么和怎么干,它已經作為企業管理的一部分,還涉及了風險控制和預算管理等方面內容,并且它是為企業的健康發展和實現最終目標而服務的。其職責不僅包括保證財產的安全完整,檢查會計資料的準確、可靠,還將促進企業貫徹經營方針以及提高經營效率納入其中。
