計算機輔助審計主要依靠審計軟件開展工作。通用性的審計軟件一般包括了數據的采集轉換、審計項目作業管理、財務數據查詢分析、進銷存查詢分析、通用工程審計系統、法規查詢等,先進的審計軟件甚至還配備了專家系統和審計實時監控系統。實際工作中,計算機輔助審計(特別是現場審計)主要包括數據采集轉換和數據分析兩個核心環節。
數據的采集與轉換。數據采集就是應用一定的方法,對被審單位的數據信息進行遷移,按審計方案的要求以及財務管理的基本原理進行整理。
目前,通用的審計軟件都提供了較為完善的數據采集和轉換工具,解決了當前主流財務軟件及數據庫采集的問題,如中普審計管理平臺,能采集幾乎所有財務軟件的數據,可以針對不通用財務軟件,專門定制數據采集接口,利用網絡技術,還能實現遠程數據采集,大大提高了計算機輔助審計的通用性,拓寬數據處理的范圍,提高了審計的效率。
審計數據分析。我們可以直接將被審單位的財務、存貨、固定資產、工程結算等數據采集回來后,可以導入access2000、foxpro、SQLserver等數據庫,利用數據庫中可視化的查詢分析器對數據進行篩選,得出所需要的數據。對大多數審計人員來說,更多地結合使用通用審計軟件。通用的審計軟件具有極其強大的分析功能,通過數據分析模塊或工具,利用計算機超強的數據處理能力,進行多層次、多角度的數據比對分析,使用起來也特別方便靈活。
我們以中普審計管理平臺軟件功能為藍本,主要是采取以下幾種方法進行數據分析:
一是利用審計軟件的“對應科目發生分析”功能,發現不正常的會計分錄。主要通過查看明細賬、記賬憑證,審查會計科目的對應關系,發現不正常的會計分錄。如:“實收資本”科目一般對應“銀行存款”、“固定資產”或者是“原材料”等資產類科目,如在查詢中發現,有的對應科目卻是“應付賬款”、“其他應付款”等科目,就可將這種不正常的會計事項作為審計重點,經調閱有關的原始憑證和調查相關往來單位,容易發現虛列股本、轉移國有資本、化公為私等情況。
二是利用“賬戶綜合審計分析”功能,對科目余額表進行實質性測試,對關聯科目進行智能疑點分析,對單個科目或多個科目進行縱向或橫向比較分析,發現疑點。以“生產成本”審計為例,將本期、上期生產成本各明細項目作比較分析,必要時比較本期各月份生產成本,對有重大波動和異常情況的項目所注明原因,必要時作適當處理。審計工作中,我們通過對生產成本各項目的構成、各個時間段成本的變化,特別是按照費用的變化率進行排序,很容易查出虛列成本、超計劃列支、人為調節成本、轉移利潤之類的情況。
三是利用分類匯總、規劃求解和拖動復制柄等功能,可幫助我們提高工作效率。比如審查債權債務,對于有的單位往來款項多、金額大,若一個審計人員用人工查賬法,按賬齡分析其發生的現狀,摸清其真實合法情況,需要幾天時間。但運用計算機輔助審計,在EXCEL電子表格中,按照“單位”、“賬齡”等檢索條件,一個小時之內就可查出三年以上的不良資產金額和往來單位的多少。在審查電價標準方面,我們首先將被審計單位用電量數據庫采集過來,存為EXCEL電子表,售電量中分居民生活電量、農民排灌電量、優惠電量等,通過對電價、二次綜合加價等電量收費分類匯總,再把每項價格的收取標準編制計算公式,定制為相同公式單元格,并使用規劃求解模擬計算出二次綜合加價、農網還貸等每項的收取總額,再與入賬收入核對,以此可以查出違反電價多計收入之類的情況。
四是利用賬套功能,可發現收入不入賬等問題。這一點主要體現在行業性、系統性的審計中。盡管其中某些單位使用的財務系統版本不同,但只要我們使用通用審計軟件,就可把多單位、多版本的電子數據,統一到一臺電腦中,通過選擇賬套功能,調閱不同單位的電子賬,關注關聯單位異常的經濟往來。抓住疑點,通過追蹤查詢、核實,容易查出單邊掛賬、收入不入賬之類的情況。
五是利用報表分析,查證人為調整會計報表。會計實行電算化后,會計報表可以由賬戶系統自動生成,但是對生成后的報表允許手工修改,被審單位可能會基于某種需要手工修改報表某些項目數據。運用審計軟件,可以生成資產負債表、損益表、現金流量表、經濟技術指標表,系統內置了各行業的報表模版,可快速生成各會計期間的財務報表,如生成“比較分析表”、“比較和百分比資產負債表”等,與被審單位進行比對,并可對其進行結構、趨勢、比率分析,容易查出人為調節報表項目之類的情況。
此外,運用計算機開展輔助審計,要重視運用其強大的二次數據加工能力,包括:升序、降序重序;按金額、科目、摘要過濾;再統計;快速數據運算等,通過數據的整合,查找數據變化的規律,從而查找數據變化的原因和實質。計算機輔助審計還可以運用“計量經濟學”方法,建立財務等數據的數學模型,由系統從數據的突變點直接找出可能存在的疑點。
二、運用計算機輔助審計能開展的一些新審計工作
1.開展IT審計。采用會計電算化后,計算機舞弊日益嚴重,主要表現在:被審單位在檢查部門來之前基于某種目的,手工修改財務數據庫,等檢查完再改回去。開展“計算機信息系統審計”,也就是針對目前存在的問題,要求審計人員檢查被審單位“電子”數據的正確性,即IT審計。由于涉及到復雜的計算機軟件技術,對審計人員來說具體操作上難度太大。運用計算機輔助審計,通過審計軟件的“重新記賬”技術,將被審計單位的科目年初數及所有記賬憑證、往來、項目等核算數據采集到審計系統中,再按照“財政部”標準的記賬方法,重新記賬,產生各種匯總數、明細賬簿;然后利用財務數據本身的勾稽關系,從多個角度,對記賬后的數據進行自身核對及與被審單位提供的資料進行校對,充分利用計算機強大的計算能力,快速、準確地完成以上工作。
2.固定資產賬卡審計。對于大中型企業,固定資產有幾萬項,甚至十幾萬項,固定資產占資產總額一般比例都較大,固定資產折舊費占總成本比例逐年上升,對固定資產的賬卡審計顯得很有必要,而手工完整地對固定資產賬卡進行審計幾乎是不可能的。開展計算機輔助審計,通過導入資產卡片數據,利用“固定資產專項調整工具”功能,重新計算固定資產增加減少,重新計提折舊費并與賬戶比較,按類別對比資產折舊率,從數據采集到數據分析過程全部自動化完成,上萬張卡片不過一個小時就能完成,折舊率的正確性、折舊費提取的正確性、固定資產分類的正確性、固定資產卡片增減變動與賬戶的一致性能夠迅速地得到查證,大大地提高了審計效率,降低了審計風險。
3.抽樣審計。由于審計的資源有限,對于企業較長期間發生的經濟業務,審計人員不可能每張憑證都審到位,所以審計抽樣是常選的審計方法。而手工抽樣在樣本的選擇上隨意性大、對所有業務同等對待,無法控制審計風險。計算機輔助審計能夠運用“現代統計抽樣原理和技術”(分層屬性貨幣統計抽樣),幫助審計人員設計有效的抽樣計劃、衡量證據的充分性,并根據抽樣條件,由系統自動計算出樣本總量、樣本量,指導樣本的選擇以及評價發現的問題,對重點業務,發生金額大的業務抽中的概率比較大,可以控制審計風險。審計軟件還提供詳盡的內部控制制度測評模版,采用量化技術幫助審計師完成內部控制制度的測試與評價工作。強大、全面的審計分析工具再結合科學的計算機統計抽樣技術,可大幅度地提高審計工作效率、審計質量,降低審計風險。
4.審計工作的流程化管理及審計過程的規范化、網絡化。計算機輔助審計可以建立審計網絡,通過審計網絡,組長或審計部門領導可以對一個審計項目從準備階段、實施階段到審計報告階段,實施全過程計算機管理與監控,項目進展到什么程度,發現了哪些問題、疑點、做了哪些底稿可以一目了然;審計人員可隨時調用法規系統,查看被審單位的財務處理是否合乎相關法規及會計準則;審計組長通過局域網、廣域網,可實時了解及協調審計工作進程,審計小組成員共享審計工作中發現的疑點與問題,輕松實現現場審計、非現場審計及異地遠程審計。
三、存在的問題及對策
1.從事計算機輔助審計的人才較缺乏。計算機輔助審計需要一批既掌握財會知識,又熟悉計算機技術的復合型人才。但從目前審計人員的知識結構來看,大多屬于會計或工程專業,對計算機的應用局限在上網瀏覽、用WORD打字或是用EXCEL做圖表上,遠不能滿足計算機輔助審計的要求。這就要求我們一方面加強對在崗審計人員計算機應用能力的培訓,不斷擴展和更新他們現有的計算機知識,以適應會計電算化審計的需要;另一方面也要有計劃、有重點地培養一批IT審計人員,對他們進行審計理論和業務的培訓,以滿足計算機輔助審計的需要。
2.計算機輔助審計受信息化及自動化水平制約。計算機輔助審計的基礎是數據的電子化,從目前信息化建設來看,發展很不平衡,財務上基本實現了電算化,但物流管理、工程管理、人力資源管理、生產管理等自動化、信息化水平還不高,一些電子數據難以取得,影響了計算機輔助審計工作的開展。社會的進步以及信息技術的革命,要求我們重視信息化的建設和發展,改變審計手段落后的局面,應隨信息化的發展而不斷發展。 3.計算機輔助審計制度建設滯后,影響了計算機輔助審計工作的開展。一些單位對計算機輔助審計認識不深,沒有相關的計算機輔助審計制度作保證。在開展計算機輔助審計時,有可能遇到被審計單位以各種理由,數據不讓采集,不提供數據接口,數據多層加密,為審計人員數據采集設置障礙等情況;也存在計算機輔助審計不提供必要裝備,不組織人員培訓和學習,軟硬件設備難以滿足審計工作的需要,這些現象反映了計算機輔助審計制度不完善,軟件和硬件都得不到保證,使得計算機輔助審計工作難以開展。因此,要統一對計算機輔助審計的認識,建立健全完善的計算機輔助審計管理制度,切實為開展計算機審計提供制度保證,以促進計算機輔助審計。
4.計算機審計軟件功能還較為單一,審計技術和審計方法研究探索得不夠。目前的審計軟件還不具備審查會計軟件的功能,使審計在制止被審單位在惡意篡改程序、故意違反國家財經法紀方面還存在盲區;計算機輔助審計在政策法規的應用方面還有待完善。計算機輔助審計目前尚處在初級階段,在實踐中還有許多新的方法和技術,需要我們去研究、去探索。
(作者單位:贛州供電公司)
