一是電算會計檔案與傳統會計檔案的比較。首先，電算化會計檔案與傳統的會計檔案相比，不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且有其特殊的存儲方式。除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，還包括電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其存儲在計算機硬盤中、其他磁性介質或光盤存儲的全套文檔資料，擴大了會計電算化檔案存儲的范圍和領域。其次，電算化會計檔案的調用需要一定的軟硬件環境，必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可調用存儲在磁性介質上的會計檔案，與傳統的會計檔案相比具有占用空間小、調用速度快、查閱方便等優點。最后，電算化會計檔案的保管不僅有作為會計資料信息載體的紙張，而且包含磁性介質或光盤，與傳統的會計檔案相比具有雙重保險作用。但電算化會計檔案也具有易遭破壞、難留痕跡的特點，同時他們受載體的質量、存放環境、存儲信息的有效期等條件的影響，因此對電算化會計檔案的安全性、完整性要求更高，更需要科學地管理。
二是電算化會計檔案工作的完成。要做好電算化會計檔案管理工作，必須充分利用電算化會計檔案的優點，分別做好會計檔案的收集、分類、管理與保存等方面的工作。電算化會計檔案的收集。財務部門應將財務數據的備份文件保存好，以防計算機因病毒或其他原因造成硬件系統損壞后，能在最短的時間內和最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。同時還應收集計算機財務軟件的銷售與維護公司的信息，以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。電算化會計檔案的分類。業務主管單位的電算化會計檔案是由各下級單位層層上報組成，必須要對各單位上報的數據進行分類管理，分別存儲入不同的科目，然后進行分類歸檔。電算化會計檔案的管理與保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上，根據這些信息載體的物理特性進行適當保存，對采用磁性介質保存的檔案，應定期進行檢查與復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失。在形成這些檔案時應采用“雙備份法”進行數據的備份，并且在每份財務數據上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，同時存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。因此，筆者建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本。
三是電算化會計檔案的調閱。隨著軟件系統的不斷升級，所調閱的會計檔案會存在以下兩種情況：所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可；所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時也只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進行調閱。不管采用哪種方法的調閱會計檔案，都必須嚴格遵守會計檔案管理的規定，不得違反規定，隨意調閱會計檔案。
四是電算化會計檔案的利用價值。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析，為企業或部門的決策者提供可靠的決策依據，從而使決策者在遵循市場經濟規律的前提下，制定出適合自身發展的行為規范；可利用會計電算化會計檔案的數據設計出有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實現會計電算化會計檔案的再利用；整理后的電算化會計檔案是建立社會誠信系統的最基礎資料，其記載的會計數據更具準確性、可靠性和誠實性，從而具有更高的利用價值。
中小企業會計電算化實施問題及途徑
何艷玲 李詠新
一、中小企業實施會計電算化的問題
一是中小企業思想觀念沒有及時轉變，會計電算化普及不平衡。隨著計算機在各個領域中廣泛應用，使其在會計方面的應用也逐步顯示出優越性，并廣泛應用于會計工作的各個環節。但由于各地區、各企業的實際情況有較大的差異，從而導致了我國會計電算化發展的不平衡，中小企業會計電算化普及有待提高。二是會計電算化安全機制有待加強。我國會計電算化應用、推廣、發展迅速，取得了較為顯著的成效。但隨網絡系統更進一步的發展，會計電算化在信息安全方面有較大隱患：在外部有計算機病毒和網絡黑客的攻擊等；在內部有軟件本身的缺陷，計算機內部控制制度的不完善，將導致會計數據的不完整性、會計工作內部控制失效。三是軟件功能單一，數據共享程度不高。我國基層單位使用的財務軟件有自己開發和商業購買兩類，其中又以商業購買的財務軟件為主，但目前財務軟件之間的不兼容性導致了一系列的問題的存在，特別在同一行業內部，由于未從行業的整體角度出發，各下屬單位使用的財務軟件品種多，各種財務軟件的數據接口，使用方法不一致，導致了報表匯總、數據查詢、數據轉輸的不方便，從而不能真正滿足企業管理信息系統對信息傳輸和處理的要求。四是硬件軟件搭配不合理。我國大部分的中小企業都在開展會計電算化工作，但有些單位為盲目追求會計電算化的實施程度，從追求硬件的超前性著手，導致該單位的硬件購置與布局，嚴重不符合企業規模，未從成本效益原則出發，形成了資金的嚴重浪費。
二、中小企業實施會計電算化的途徑
一是計算機硬件配備與布局。計算機硬件與布局是指計算機及其外部設備的聯結方式，由于會計主體的差異，決定了會計電算化系統硬件結構的不同，如何有效地配置適用本單位的計算機的硬件結構，應根據單位的發展規劃及具體情況決定。目前，常見的硬件結構有以下幾種：單機結構、多機松散結構、多用戶結構?？蛻魴C／服務器網絡結構、企業內聯網結構。二是會計電算化系統軟件的配備。會計電算化系統軟件可包括數據管理系統和會計核算軟件。數據庫管理系統主要提供對數據的處理功能，包括數據的存儲、篩選、查詢等功能，目前會計軟件可分為專門開發的專用軟件和商品化的通過軟件。前者有利于滿足本行業、本單位的特殊要求，但往往開發費用大，開發周期長，軟件質量參差不齊。而后者的優勢在于上馬快，投資省，售后服務容易得到保證。因此購買商品化通用會計核算軟件是普通中小企企業的首選方案。但在購買商品化會計核算軟件時，應遵循的原則是：會計軟件的特點是否與單位業務相符；會計軟件信息處理流程是否符合本單位的會計核算要求，在選擇會計核算軟件時，僅僅考慮軟件的行業特點是遠遠不夠的，且在同一行業的各個企業中，會計核算也有不同的要求；如企業的規模有大中小的不同，大型企業往往需要設置較多的部門，進行較詳細的核算，有的需要分級核算，而小型企業則機構相對簡單，核算也比較集中。此外，每一個具體單位，都有其自身長期形成的工作傳統，都有其自己特定的人員構成以及相應的素質，所以應本著尊重傳統的原則認真選擇軟件。會計軟件能否保證企業發展的需要，隨著改革的深入，會計工作也必須適應和滿足這些不斷提高的要求。一個軟件是否能夠適應發展的需要，應該從兩方面來考慮：一方面是軟件是否有可擴充的余地，另一方面是軟件開發公司是否具有繼續升級軟件的實力和愿望。會計軟件性能方面的要求，軟件性能方面的要求包括會計核算軟件與計算機硬件、操作系統以及漢字系統的適應能力；軟件本身操作的簡便性、系統運行的速度。三是搞好會計電算化人員的培訓。會計電算化是一項系統工程，不僅涉及財會部門和財會人員，還涉及到單位內部各個部門和相關人員，需要具體有新知識結構的人才來完成會計電算化的組織、實施、開發和應用等工作。因此，必須首先搞好會計電算化管理人員、操作人員、技術人員的培訓工作。財會人員作為會計電算化的主力，擔任著操作使用、內部管理、分析決策等職責。財會人員素質的高低直接關系著會計電算化工作的成敗。加強財會人員的培訓，提高會計電算化人員的素質，是一項極其重要的工作。四是制定會計電算化管理制度。會計電算化管理制度，是保證單位會計工作有序進行的重要措施，也是會計電算化工作成功的基礎。實行會計電算化后，會計核算工具與程序、會計數據與信息的表現形式、會計檔案的保管方式都發生了很大的變化。制定會計電算化管理制度時，除了遵守手工會計管理制度的基本原則外，還要考慮會計電算化系統的特點。會計電算化管理制度的基本內容是：會計電算化崗位責任制，根據本單位會計工作的實際情況，結構計算機系統操作、維護、開發的特點，劃分電算化會計崗位，明確系統內各類人員的職責與權限；會計電算化操作管理制度。通過對系統操作的管理，保證系統正常進行，完成會計核算工作；計算機硬件、軟件和數據管理制度。該項管理制度內容是做好計算機硬件、軟件和數據的維護，以保證電算化系統的正常運行；電算化會計檔案管理制度，電算化會計檔案是以磁性介質或光盤存儲會計數據與信息的，具有磁性化和不可見的特點，應根據這些特點和手工會計條件下《會計檔案管理辦法》的要求，制定本單位會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度，做到科學管理、安全保密、查找方便、嚴防損失。五是會計電算化系統維護。系統投入使用后，系統維護人員要對系統不斷進行個性和日常保養，保證系統長期穩定并不斷完善，主要有：程序維護、數據文件維護、代碼維護、硬件維護。
