【摘 要】 筆者結合高校實行電算會計管理的實際，分析高校實施會計電算化管理中存在的不足，提出了完善會計電算化管理的幾點建議。
【關鍵詞】 高校； 會計； 電算化管理
會計電算化是指將計算機技術應用于會計工作領域，用會計軟件指揮各種計算機替代手工或手工很難完成、甚至無法完成的會計工作的過程。計算機技術的發展，高校理財環境的變化，對財務管理工作提出了更高的要求，計算機技術在高校經濟管理和財務管理中的運用越來越普及。目前，高校已基本實施會計電算化，并逐步向財務網絡化、財務管理信息化邁進。但是，由于會計電算化管理在科目核算、項目輔助核算、往來款核算、固定資產核算、年末結轉等方面存在著不足，一定程度上制約了高校財務管理信息化的進程。
一、會計電算化管理系統的特點
根據《事業單位會計準則》和《高等學校會計制度（試行）》，結合會計核算實際，高校適用的會計核算軟件一般具有完整的會計核算功能，特點是以會計科目為中心，實現對部門（項目）經費、往來款項、固定資產等進行輔助核算和管理。
在會計電算化管理中，橫向以傳統手工會計核算模式下的科目核算為中心完成賬務處理；縱向以“項目管理”為中心實現對部門經費、科研課題經費、專項經費、代管款項等經費的核算，實現對各類經費的管理、分析和控制。以科目核算為主線完成賬務處理過程，以項目管理、往來款管理、固定資產管理等為輔助核算手段，為加強預算管理、往來款項管理、固定資產管理等財務管理方面提供更為準確、及時的信息。
二、會計電算化管理系統的變化
傳統的手工會計管理模式，會計核算具體反映會計科目之間的關系。高校會計核算主要反映資產類會計科目、負債類會計科目、凈資產類會計科目、收入類會計科目以及支出類會計科目之間的關系。
會計電算化管理模式，會計核算一方面反映會計科目之間的關系；另一方面也要反映各會計科目與項目、往來款項各科目與往來款項責任人、往來款項各科目與往來款項項目、固定資產各科目與項目等方面的關系。它們之間的關系如下：
項目輔助核算的會計科目余額累計
=所有項目余額累計；
應收款項會計科目余額累計=所有項目應收款項余額累計；
應收款項會計科目余額累計=所有應收款項責任人余額累計；
應付款項會計科目余額累計=所有項目應付款項余額累計；
應付款項會計科目余額累計=所有應付款項責任人余額累計；
固定資產會計科目余額=所有項目固定資產余額累計。
三、會計電算化管理中存在的不足
由于受傳統會計管理模式的影響，高校使用會計電算化系統進行會計管理的經驗欠缺，使得高校在會計電算化核算和管理中，在初始化處理、往來款管理、固定資產管理、年終結轉處理、與其他管理系統信息共享等方面存在不足，在一定程度上制約了財務管理電算化的實施，影響了財務管理工作的效率。
（一）初始化處理
傳統手工會計管理，重會計科目核算，輕項目核算，難以提高管理水平。會計電算化系統初始化處理主要包括參數設置、科目余額、項目余額、往來款余額初始化等。在會計電算化初始化處理中，部分高校存在重參數設置，重科目余額與手工賬務（或以往電算系統）科目余額核對相符，輕科目余額與項目余額勾稽、往來款科目余額（分責任人）與項目勾稽、固定資產會計科目余額與項目勾稽等問題，不能通過會計科目和項目核算實現二維核算或多維核算，不利于加強內部考核和管理，也不利于提高內部管理效率和水平。
（二）往來款項管理
高校往來款管理，重責任到人。責任人設置主要以內部職工或學生為分戶輔助核算對象。在電算會計核算方式下，通過編制記賬憑證錄入科目、金額和責任人信息這種簡單的內部責任人分戶核算的模式進行管理。該模式不利于往來款管理按部門（項目）責任考核，難以進行賬齡分析，難以實現向實質責任人進行催款和核對，易形成呆賬和長期掛賬，資金使用效率低。
（三）固定資產管理
固定資產管理，包括價值管理和實物管理，其載體分為總賬、明細賬、輔助賬和卡片賬。財務部門一般進行固定資產價值管理，資產部門和使用部門進行固定資產實物管理。在會計電算化管理方式下，財務部門通過編制記賬憑證錄入科目、批固定資產金額記賬后形成固定資產總賬和明細賬，反映批固定資產價值，但不能反映單件固定資產價值和固定資產購置資金來源；資產部門填制固定資產卡片，通過卡片信息錄入形成固定資產輔助賬；使用部門使用固定資產，根據固定資產卡片信息形成本部門固定資產輔助賬。財務、資產和使用部門沒有實施定期賬賬核對、賬實核對、賬卡核對以及固定資產總價值和單件價值、總價值和分類價值、總價值和部門（項目）價值、實物總量與單件數量、實物總量和分類數量、實物總量和部門（項目）數量核對相符。這種管理模式，使得資產管理信息不準確，家底不清，難以實現資源共享，資產使用效率低下。
（四）年終結轉處理
高校事業結余包括經常性結余和專項資金結余兩部分。經常性結余按規定提取福利基金和轉入事業基金；專項資金結余，已完成的項目，應結清賬務，并將結余資金先轉入經常性結余，再轉入事業基金；尚未完成項目的資金，結轉到專項結余中繼續使用。在會計電算化管理方式下，按收支科目進行年終結轉，只能反映學校總結余，不能反映各部門（項目）結余，不利于對各部門（項目）進行績效考核和分析。
（五）信息共享性差
高校管理信息使用，涉及教務管理、工資管理、人事信息管理、固定資產管理、學生管理、收費管理等部門。為提高管理工作效率，各部門應利用網絡技術在同一平臺基礎上實現信息共享。但長期以來，存在部門各自為陣，各使用一套管理軟件，數據接口不開放，甚至財務管理部門內部會計核算管理、工資管理、固定資產管理、收費管理等系統都不能實現信息共享，造成重復勞動，效率低下。
四、完善電算化會計管理的建議
高校電算化會計管理中存在不足，有多方面的原因。重核算輕管理、重科目輕項目、重分配輕考核等傳統管理思想，很大程度上制約了電算化會計管理。部分會計人員的專業知識和結構單一，計算機使用技能較低，財務管理中習慣通過重復勞動和簡單勞動完成工作，制約了工作效率和管理效率；現行會計規章制度，對于電算化會計管理中如何設置會計科目、如何進行年終結算和結賬等方面缺少相關規定，高校在進行電算會計核算中沒有統一的處理方法，使會計信息的真實性和可比性受到影響，制約著高校會計電算化、網絡化的發展進程。因此，需要采取多種措施，完善高校會計電算化管理。
（一）準確處理初始化數據，為二維、多維核算奠定基礎
高校會計電算化要實現由核算型向管理型轉變，會計人員需要對本單位的會計工作進行研究和探討，分析本單位財務管理的特點和需要，熟悉電算會計核算方法和程序，選用能滿足單位決策分析和財務管理需要、通用性和靈活性強、具有綜合管理功能的會計軟件。清理、核對和結清原系統賬務，形成電算化會計系統初始化基礎數據，結合財務管理需要進行參數設置、科目余額、項目余額、往來款余額初始化等。電算會計數據初始化完成，應確保科目余額與原系統科目余額核對相符，科目余額與項目余額之間、往來款科目余額（分責任人）與項目之間、固定資產會計科目余額與項目之間等勾稽平衡，提供準確初始化數據，為實現會計科目和項目核算二維核算或多維核算奠定良好的基礎。
（二）加強往來款項管理，提高資金周轉和使用效益
財務利用電算會計系統進行會計核算和審核，應同時提供往來款項管理相關信息。編制記賬憑證時一次錄入科目、部門（項目）、債權債務確認時間、責任人、實質責任人、當筆經濟業務還款情況、經濟業務性質等相關信息，為往來款項管理提供準確信息，以做好賬齡分析，及時向實際債務人進行催收和核對，及時清理往來款項，以提高資金周轉和使用效益。
（三）完善固定資產管理，實現家底清楚和動態控制
為提高管理工作效率，財務部門、資產部門、使用部門應利用校園網絡技術，統一使用管理軟件，在同一平臺基礎上實現數據和信息共享。在固定資產分類信息和部門信息共享的基礎上，對經專家組已驗收的資產，由使用部門在終端錄入資產相關信息，形成資產部門待提交驗收和登記數據；資產部門按權限進行實物驗收和登記固定資產卡片，形成財務部門待入賬數據；財務部門進行賬務處理、價值核對、登記入賬，形成固定資產總賬和明細賬。資產變更、調劑、報廢、減少等數據和信息變動，程序相同。通過建立新型的資產管理體系，運用先進的管理手段，實現數據及時更新，對資產實行從形成、使用到處置全過程的實時管理和動態控制，定期進行資產盤點，適時進行資產價值和實物賬賬核對、賬卡核對，保證賬實相符，學校資產和部門資產、總資產和分類資產家底清楚。
（四）年終結轉分項目處理，有利于部門考核和分析
高校進行年終結轉，在年終清理結算的基礎上，應編制科目余額表和科目項目余額表。試算平衡后，各收支科目余額按規定的年終沖賬辦法，分項目辦理結賬轉沖。經常性結余和專項資金結余按規定分項目結轉分配，結清舊賬，記入新賬。年終結轉分項目進行，既反映學校收支結余，也反映各部門（項目）收支結余；既反映學校結余分配，也反映各部門（項目）結余分配，有利于學校、部門收支執行情況分析，實施部門（項目）績效考核和分析。
（五）開放交流部門數據，實現管理信息共享
高校應根據管理需要，對各部門管理軟件進行統一規劃，避免部門管理軟件和數據接口混亂，使數據信息在部門之間實現交流共享。電算化會計管理要充分利用校園網，建立一個相對開放、實時、快捷方便的雙向信息交流系統，將往來款項、工資、公積金、部門創收、項目經費收支、學生交費、欠費情況等管理信息歸集上網，設置網上查詢系統，實現無紙化辦公。為內部各單位之間信息交流提供便利，以提高會計信息收集、加工處理和綜合利用速度，從廣度和深度上擴展會計信息內容，提高會計信息的利用效率，避免校內各部門因信息獲取滯后而造成的工作拖延和矛盾沖突，減少會計人員重復處理數據和傳遞信息的工作量，提高工作效率。
會計電算化和網絡化是高校財務管理發展的必然要求。高校應采取多方面措施，確保會計電算化管理系統信息及時、準確、有效，以充分發揮會計電算化對高校經濟活動的預測、決策、控制功能，促進高校財務管理信息化，促進高校健康發展。
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