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【摘 要】 電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，與傳統紙質載體形式的會計檔案相比，有其自身的形成特點和管理要求。本文擬通過對電算化會計檔案的分析，探討電子會計檔案的管理與利用問題，以期有助于電算化會計檔案管理工作的提高。
　　【關鍵詞】 電算化會計檔案； 特點； 注意問題
　　
　　電算化會計檔案指存儲在計算機中的會計數據（以磁性介質或光盤存儲的會計數據）和計算機打印出來的書面形式的會計數據。會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據，以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案治理的主要任務是：監督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。
　　
　　一、電算化會計檔案的特點
　　
　　與傳統的會計檔案相比，電算化會計檔案一般具有如下幾個特點：
　　一是電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，主要是指電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。
　　二是電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存儲形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在；另一方面主要以磁性介質或光盤的形式存在，包括存儲在計算機硬盤上系統正在使用的檔案資料和存儲在軟盤、光盤等存儲介質上作為備份使用的檔案資料。后者受存儲介質質量、存放環境和存儲有效期等因素的影響很大，如果保存不當容易遭到破壞。
　　三是電算化會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡。
　　四是電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。
　　五是電算化會計檔案必須借助于一定的環境才能再現在使用者的面前，且使用時方便、快捷、直觀，容易產生一些分析結果，可以對管理和決策提供較好的支持。
　　
　　二、電算化會計檔案包含的內容
　　
　　（一）機制會計檔案
　　包括從會計電算化系統打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等紙介質檔案，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。
　　（二）機讀會計檔案
　　包括以計算機硬盤、軟盤等磁性介質或光盤等其他介質存儲的只能以電子數據狀態保存的會計數據和會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式與計算公式）等數據和會計數據庫。
　　（三）計算機系統檔案
　　包括計算機硬件系統型號、存儲空間和外部設備類型及其增減變化；計算機操作系統及網絡操作系統型號；會計電算化軟件系統名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。
　　
　　三、對電算化會計檔案生成的管理控制
　　
　　（一）機制會計檔案生成的管理控制
　　1.機制會計憑證類生成的管理控制。會計電算化操作員向會計電算化系統輸入記賬憑證前，首先應認真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時做到科目使用正確，數字準確無誤。審核記賬員（由復核人員兼任）應在計算機屏幕上直接對系統內的記賬憑證一張一張進行審核，不能等到期末使用“成批審核”功能集中審核；同時，復核機制記賬憑證并簽章。二者同步完成后，系統內審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿。而機制記賬憑證除由制單人員、復核人員簽章外，還應由記賬人員及會計機構負責人或會計主管（兼任會計電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應由出納人員及領款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管。
　　機制記賬憑證的編號應由計算機自動順序產生，必須連續。編號間斷時，應在斷號后第一張憑證上說明斷號原因，并由有關人員簽章。現金、銀行存款、轉賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。
　　2.機制會計賬簿類生成的管理控制。現金日記賬每天在計算機內登賬并打印輸出后，由出納人員核對現金庫存，核對無誤后由出納人員、記賬人員、復核人員、會計機構負責人或會計主管在賬簿上簽章，按月連續編頁碼并裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應每天登賬并打印輸出，絕不能等到期末集中登賬和打印，其審核簽章、裝訂、保管與現金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調節表，由出納人員及會計機構負責人或會計主管簽章后，與銀行對賬單一起保管。 　　總賬、其他明細賬定期打印輸出，連續編號，經審核后裝訂成冊，同樣應由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會計機構負責人或會計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。一般可根據企業實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年１月末應全部完成此項工作。當然，也要根據稅務、審計等管理部門要求，及時打印輸出有關賬簿。
　　3.機制財務會計報告類生成的管理控制。企業的會計報表和部分財務分析結果由會計電算化系統產生，但要求向有關各方提供的財務會計報告應符合《企業財務會計報告條例》的規定。企業在有必要向有關各方同時提供書面形式以及電子數據的財務會計報告時，兩者數據應當完全一致。此外，由會計電算化系統打印輸出的會計資料發生缺損時，應補充打印，并同樣需要有關會計人員簽章。
　　（二）機讀會計檔案生成的管理控制
　　機讀會計檔案只能以電子數據狀態保存，通過會計數據備份的方式生成。根據有關規定，會計檔案的載體以紙介質為主，以磁、光電等其他介質為輔，但發展方向是以方便、可靠而經濟的磁性或光電等介質取代紙介質。《會計電算化工作規范》已經允許在征得同級財政部門同意后，企業采用磁性介質等存儲會計數據，不再定期打印輸出會計賬簿（總賬、現金日記賬和銀行存款日記賬除外）。而《會計檔案管理辦法》第12條也規定，“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案”。
　　目前，大多數會計電算化軟件主要支持計算機硬盤及軟盤備份。備份次數應視企業會計業務量大小而定，但每月不應少于兩次。每次除在本機硬盤備份外，同時還應制作兩份軟盤，并使用兩套軟盤循環。比如，月中做一次（兩份）備份，月末在記賬后結賬前做第二次備份時要啟用一套空白軟盤以防備份失敗。
　　對使用中的會計電算化軟件進行修改、版本升級或計算機硬件設備更換時，為保證會計數據的連續和安全，也應事前制作軟盤備份，因為會計電算化系統不僅存有當期的會計數據，而且存有以前年度的歷史會計數據，硬盤數據備份也保存在計算機內。系統管理員應在現場全程監督，事后還應核查確認會計數據的連續和完整。升級前的舊版本的會計電算化軟件系統不應刪除，而應存儲在計算機內。
　　盡管軟盤在會計數據備份中廣為使用，但是并非最佳選擇。《會計電算化工作規范》中建議，“大中型企業應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，盡量少采用軟盤存儲會計檔案”。現在很多企業使用存儲量大、價格逐步下調的光盤備份會計數據，而一些大型企業則有必要利用現代信息技術，建立基于網絡的數據備份與傳輸系統，實現異地實時備份，以確保會計數據不會丟失。會計數據備份有一個致命的缺陷：按規定，會計資料經有關人員簽章后才可存檔，但在備份軟盤或光盤標簽上手工簽章根本不能保證會計電子數據不被人為刪改，也就不能保證會計檔案的真實、完善以及使用該備份進行數據恢復后會計信息的正確性。因此，采取加密碼的“數字簽名”才是有效的解決方法。
　　
　　四、電算化會計檔案管理應注意的問題
　　
　　鑒于電算化會計檔案具有上述區別于傳統會計檔案的特點，在電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統會計檔案管理應注意的問題外，還應特別注意以下幾個問題：
　　（一）要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理
　　這些軟件文檔是進行會計信息系統維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統由于主客觀的原因不可避免地會產生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統的維護將非常困難，甚至不可能。
　　（二）電算化會計檔案受質量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞
　　在管理時應注意如下問題：一是在選用保存會計檔案的存儲介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質，存儲介質的質量關系到會計檔案能否被使用，而紙張的質量只會影響到使用效果；二是對存放在存儲介質上的會計檔案應寫好“保護”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所；三是對存放往年會計檔案的介質應定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點，各種備份軟盤均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關標識，以便查找；四是對使用時間較長的存儲介質應定期進行替換；五是對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。系統管理員以及會計電算化操作員應及時制作數據備份；六是需要對備份磁盤進行操作而又可能危及該磁盤的完整性時，應制作復制件，使用復制件進行操作。
　　總之，財務電算化管理信息系統是企業基礎性的管理系統，財務管理是企業管理的重點，是企業管理信息化的核心，是企業特別是各級領導關注的焦點。電算化是以會計檔案管理、經營控制、經營決策為目的，與計算機技術良好的融合，掌握企業控制和管理活動所需信息數據應用流程，充分利用計算機快速提供信息能力和會計信息加工效率，為企業經營控制和管理決策提供滿意的服務。
　　
　　【參考文獻】
　　[1] 財政部.會計電算化工作規范.財會字（199617）.